9 Zeitmanagement Tipps die deine Kollegen kennen sollten (Teil 1)

Hast du auch gestresste Kollegen?

Stress ist nicht anderes als eine Anforderung ,die mit den eigenen Bewältigungsfähigkeiten nicht erledigt werden kann. Allerdings kann es auch sein, dass jemand nur den Eindruck hat nicht Herr der Lage werden zu können.

Viele Kollegen, so scheint es mir, vergessen, dass es auch nicht gut tut zu wenig zu tun zu haben. Der so genannte »Hypostress«. Dadurch nimmt die Produktivitätsfähigkeit genauso ab wie durch ein zu viel an Stress.

Ich gewinne immer wieder den Eindruck, dass der Stress gar nicht von der nicht zu bewältigenden Arbeit kommt sondern von den nicht ausreichenden Bewältigungsmöglichkeiten. Die gute Nachticht ist, diese Bewältigungsstrategien werden nicht angeboren sondern können im Laufe eines Lebens erlernt werden.

Ein Beispiel:

Eine junge Frau, die zum erstenmal ein Kind gebären wird, ist, ebenso wie der Vater, sehr aufgeregt. Diese Aufregung nimmt mit zunehmender Erfahrung an Geburten ab. Eine Frau sagte einmal zu mir: »Beim vierten habe ich überlegt ob wir überhaupt eine Hebamme brauchen und das nicht zu Hause alleine machen können.«

Ich möchte dir 9 ganz einfache Methoden vermitteln, die dabei helfen können dein Stresslevel zu senken. Diese Methoden helfen auch mir und bedürfen keiner großen Vorbereitung.

Methode 1: Den Kalender defragmentieren

Es war einmal in einer Zeit, in der ich noch mit Windows arbeiten musste, da wurde ich regelmäßig aufgefordert meine Festplatte zu defragmentieren. Dazu muss man wissen wie ein Computer Daten ablegt.

Stelle dir eine Lagehalle für Pakete vor. Jedes neue Paket muss in die Regale eingeräumt werden. Dabei entstehen aufgrund der unterschiedlichen Größen von Paketen unvermeidbar Lücken in den Regalen.
Der Computer geht sogar soweit, dass sehr große Pakete einfach zersägt und in verschiedene Regalfächer eingeräumt werden.

Beim De-fragment-tieren werden alle Datenpakete betrachtet und möglichst platzsparend neu eingeräumt. Leerräume werden gefüllt.
So entstehen zusammenhängende, ganz leere Bereiche auf der Festplatte und der Rechner wird schneller.

Kommen wir zum Kalender:

Stell dir vor du wirst angerufen und vereinbarst mit dem Gesprächspartner einen Termin. Du suchst in deinem Kalender nach freien Stellen und ihr einigt euch auf eine Zeit, die ihr beide frei habt.

Bei der Terminvereinbarung ist das wichtigste Kriterium, dass beide (oder mehr) gleichzeitig Zeit haben. Was du sonst an diesem Tag zu tun hast, spielt zunächst keine große Rolle.

Nimm dir einmal im Monat Zeit, deinen Kalender zu defragmentieren. Schiebe Termine und Aufgaben also so, dass sie möglichst zusammenhängen. Wenn du zum Beispiel einen Termin in einem Café in der Innenstadt hast, solltest du drumherum auch alle anderen Tätigkeiten in der Innenstadt planen.

Das Defragmentieren deines Kalenders hat drei Vorteile:
1. Du vermeidest ungenutzte Leerzeiten zwischen deinen Terminen
2. Du sparst unnötige Fahrwege.
3. Und das ist besonders wichtig: Du erhältst nebenbei ganz automatisch größere, zusammenhängende, leere Stellen im Kalender. Diese gewonnen Zeiten kannst du als Freizeit nutzen.

Du bekommst also mehr Freizeit, ohne dass du dafür einen Termin absagen ode eine Aufgabe liegen lassen musst.

2. Methode: Plane deine Woche

Aufgaben haben in deinem Kalender nichts verloren.
Termine und Aufgaben müssen getrennt von einander festgehalten werden.

Doch es gibt eine Ausnahme!

Bei der Wochenplanung musst du beide zusammenbringen. Bei vielen Aufgaben ist es nicht wichtig, ob sie in der entsprechenden Woche montags, mittwochs oder sonntags erledigt werden. In meiner Aufgabenliste steht zum Beispiel gerade als letzte Aufgabe, dass ich 2018 den Verbandskasten im Auto austauschen muss.

An welchem Tag ich die Aufgbe letztlich erledige, lege ich bei der Wochenplanung fest. Ich schaue mir dazu zunächst die Termine der kommenden Woche an und lege anschließend die Aufgaben entsprechend drum herum.

Dabei achte ich darauf, mir nicht zu viel vorzunehmen. Ich nutze dazu ein Whiteboard mit 5 Zeilen an jedem Tag. Jede Zeile steht für eine Stunde. Wenn jede Zeile gefüllt ist, ist der Tag voll.

Natürlich arbeite ich mehr als 5 Stunden. Die restliche Zeit füllt sich mit Unerwartetem wie von Zauberhand.

Methode 3: Überrenne den inneren Schweinehund

Ich liebe meine Postkarte, auf der ein Hase eine Schildkröte zu einem Rennen herausfordert. “Wer zuerst zu Hause ist gewinnt”. Die Schildkröte zieht daraufhin Beine und Kopf in ihren Panzer und ruft “gewonnen”.

Den Vorteil, den die Schildkröte gegenüber dem Hasen hat, hast du auch gegenüber deinem inneren Schweinehund.

Dein innerer Schweinehund kennt dich und deine Schwachpunkte. Das kannst du zu deinem Vorteil nutzen.

Überrasche deinen inneren Schweinehund einfach.

Wenn du nächstes mal den Hintern nicht hoch kriegst, dann fang einfach an. Ja, das geht mit einem kleinen Trick:

Stelle dir einen Wecker auf 7 Minuten und gebe dir selbst ein Versprechen. Solltest du nach den 7 Minuten immer noch keine Lust haben, dann darfst du mit ruhigem Gewissen aufhören.
Meistens bist du dann aber schon so in der Aufgabe, dass du einfach weiter machst.

Das Lustige an unserem Schweinehund ist, der Trick funktioniert auch dann noch, wenn er ihn schon kennt.

Methode 4: Stop starting, start finishing

Jetzt bist du dank Methode 3 zwar in der Lage endlich anzufangen, aber das reicht noch nicht.

Beobachte einmal: viele Menschen und auch Kollegen in unserer Umgebung fangen sehr viele Dinge an, beenden sie aber nicht.

Setze dir stattdessen lieber wenige Ziele. Verfolge diese aber dann konsequent bis zum Schluss.

Oft ist es auch eine innere Stimme, die einen davon abhält, etwas für fertig zu erklären. Ja, es geht immer noch besser, aber dann ist es nie fertig.

Trau dich auch etwas nicht perfektes für fertig und erledigt zu erklären. In einem meiner Gastartikel zeige ich dir, warum Fertig besser ist als perfekt.

Dieser Abschnitt ist jetzt fertig.

Methode 5: Der positive Nutzen der Aufschieberitis

Schiebe ruhig alles auf!

Wie jetzt?

Ich möchte dich motivieren alle Aufgaben mit einer festen Deadline so lange es geht auf zu schieben. Ganz nach dem Motto:

»Ich habe solange keine Motivation, bis ich keine Zeit mehr habe.«

Denn das ist der Trick, wenn du zu einem bestimmten Termin fertig sein musst, aber erst kurz vorher beginnst: dann bist du dazu gezwungen effektiv zu arbeiten.

Du konzentrierst dich automatisch auf das Wichtigste und hast keine Zeit darüber nachzudenken ob das Ergebnis denn schon gut genug ist (siehe Methode 4).

Ich kenne jemanden der 90 % Prozent seiner Bachelorarbeit in den letzten 36 Stunden vor Abgabe geschrieben hat.

Auch Abgabestress kann ein Motivationsmotor sein.

Die weiteren 4 Methoden bekommst du im nächsten Artikel in 14 Tagen.

Ich betreibe diesen Blog neben meinem Job als Seelsorger und da braucht es gutes Zeitmanagement 😉

Wenn auch du gestresste Kollegen hast, dann hilf ihnen doch, indem du ihnen diesen Artikel empfiehlst.

Hier geht es zu den Tipps 6-9