Wochenplanung - Die Grundlage eines guten Zeitmanagement

Transkript

Ja, dies ist eine sehr spontane Folge, die ich gerade produziere ohne mir vorher eine Mindmap gemacht zu haben, wie ich das sonst so gerne mache mit Mindmeister. Und zwar habe ich in meiner Facebook-Gruppe, (die findest du übrigens unter Zeitmanager.club, falls du noch nicht Mitglied sein solltest, einfach in deinem Web-Browser Zeitmanager.Club eingeben und schon kommst du zur Facebook-Gruppe. Würde mich freuen, wenn da noch viel mehr Leute reinkommen und mitdiskutieren, ihre Fragen stellen, ihre Tipps und Tricks tauschen) in dieser Gruppe habe ich gefragt, welche Themen euch gerade unter den Nägeln brennen und zu welchem Thema ich unbedingt mal etwas machen sollte, entweder im Webinar oder hier im Podcast. Ein Thema hat mich da angelacht und hat auch viele Likes direkt bekommen, und zwar ist das der Vorschlag von Ralf, Ralf Schmitz, der auch so nett ist mir als Administrator in der Gruppe zu helfen. Und zwar hat der geschrieben, eine sinnvolle Wochenplanung zu erstellen, wenn das Tagesgeschäft sehr dynamisch ist. 

Das Thema passt so fantastisch, denn diese Woche sind Schulferien in Nordrhein-Westfalen. Das heißt wir haben beide Kinder 6 Wochen lang zu Hause. Meine Frau arbeitet 15 Stunden, ich arbeite mit 100 Prozent plus, ich habe hier Blog und Interview, äh Blog und Podcast, hatte aber einige Interviews in diese Woche reingelegt. Spannende Sachen, die da demnächst kommen werden. Das eine habe ich heute auch durchziehen können. Ein anderes hatte ich auf Freitagmorgen geplant, wir hätten schön zu dritt zusammengesessen. Das wird eine super Sache, wenn es dann irgendwann dazu kommt, aber es kam die vom Ralf schon angesprochene Beerdigung dazwischen. Das hat auch noch alles ganz gut gepasst. Dann hieß es plötzlich, oh, das Friedhofsamt hat denselben Friedhof zweimal, also für 2 Beerdigungen gleichzeitig vergeben. Wir müssen die eine Beerdigung bitte nochmal verschieben, die müssen wir 2 Stunden vorziehen. Das war es mit dem Interviewtermin, musste ich halt dann leider absagen. Solche Sachen kenne ich auch aus meinem Alltag und eine Wochenplan mag noch so gut sein, es kommen Sachen dazwischen. Worum es aber heute gehen soll, ist die Frage, wie gehe ich denn damit um beziehungsweise wie kann ich mich möglichst gut davor schützen, dass ich immer meine ganze Woche umplanen muss, wenn irgendetwas dazwischenkommt. Dazu möchte ich dir zunächst einmal erzählen, wie so eine Wochenplanung bei mir überhaupt aussieht. Meine Wochenplanung beginnt mit dem Wochenrückblick. Denn nur, wenn ich nach hinten gucke, kann ich nach vorne besser werden. Das ist ein bisschen so wie beim Autofahren. Da kannst du auch nicht nur nach vorne gucken, sondern ab und zu mal einen Blick in den Rückspiegel hilft, um sicher ans Ziel zu kommen. So gucke ich also erst mal zurück, was ist eigentlich in der letzten Woche gewesen? Ich mache das meistens nicht in meinem Büro, sondern irgendwo extern, wo ich mich wohlfühle. Entweder in einem Café oder sehr gerne auch inzwischen bei mir auf der Terrasse. Also raus aus dem Büro und irgendwie ein bisschen nett gemacht. Dann gucke ich zurück und frage mich, was ist letzte Woche gut gelaufen? Was war nicht so gut? Wo könnte ich noch besser werden? War ich überall ausreichend vorbereitet? War es zu viel, war es zu wenig? All diese Fragen stelle ich mir. Und ich halte jedes Mal schriftlich fest, was habe ich denn aus meiner Wochenplanung diesmal gelernt und möchte ich gerne in Zukunft anders machen? Erst, wenn diese Schritte alle abgeschlossen sind, wechsele ich ins Büro und beginne mit der eigentlichen Planung der vor mir liegenden Woche. Ich mache das immer am Dienstag, manchmal splitte ich auch, dienstags dann die Wochenplanung und freitags vorher den Wochenrückblick und dazwischen lasse ich dann das Wochenende liegen, an dem ich halt auch oft arbeite, aber so als Wochenabschluss hat sich Freitag ganz gut eingespielt bei mir. Bei der Wochenplanung nutze ich 3 Dinge. Zum einen ist das mein digitaler Kalender, da nutze ich einen Google Kalender und auf den verschiedenen Geräten verschiedene Apps, die auf diesen Kalender dann zugreifen. Zusätzlich nutze ich für meine Aufgaben so im Alltag, die Alltagsaufgaben, den Todoist. Todoist ist ein Tool zur Verwaltung von Aufgabenlisten. Ich finde im Moment das Schönste, was es am Markt gibt und ich komme damit sehr, sehr gut klar. Haben darüber auch eine Einkaufsliste laufen und gemeinsame Projektlisten, aber vor allem eben für so ganz normale Alltagssachen, was ist alles zu tun. Da kriegen alle Aufgaben von mir eine Fälligkeit, aber das ist meistens so grob dann 1 Woche oder 1 Monat, wenn ich so langfristige Sachen plane. Weil, ob ich jetzt den Verbandskasten einen Tag vorm TÜV tausche oder 1 Woche vorher oder 2 Wochen vorher, ist letztendlich egal, Hauptsache sie sind getauscht bevor sie abgelaufen sind. Also ein Beispiel. Ich habe also Kalender, Aufgabenliste im Todoist. Das dritte, was ich habe, ist, ich lass dich das mal kurz hören. [Klopfgeräusch] Ich habe einfach nur davor geschnippt. Es ist ein Whiteboard bei mir im Büro an der Wand, und zwar eins, was nicht komplett weiß ist, sondern es ist von Week Planner. Auch das kann ich in den Shownotes noch verlinken, wenn ich gleich daran dran denke. Ich schreibe mir das mal eben: so, Week Planner, Todoist. Es ist ein Planungsboard mit Zeilen und Spalten, ähnlich wie so ein Stundenplan früher in der Schule, nur dass es von Montag bis Sonntag geht. Dann haben wir 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Zeilen und ich habe für mich festgelegt, jede Zeile ist eine Stunde. Jetzt habe ich natürlich jeden Tag 24 Stunden zur Verfügung und nicht nur diese 8. Diese 8 sind auch nicht, wie du jetzt vielleicht meinst, meine Arbeitsstunden, sondern ich plane auf diesem Board sowohl privat wie auch dienstliche Sachen. Und wenn dieses Board voll, ist dann ist es voll. Soweit noch keine tiefe Erkenntnis. Was ich damit meine, ist, wenn ich mein Board mit Aufgaben und Terminen gefüllt habe, dann ist es halt irgendwann an seiner Grenze angelangt und das nehme ich sehr ernst. Das heißt zum Vorgehen, als erstes trage ich alle meine Termine, die in der nächsten Woche anstehen, ein, die ich sowieso schon mit anderen vereinbart habe. In einem 2. Schritt plane ich auf dieses Board alles, was mir zusätzlich persönlich wichtig ist. Das heißt, wann verbringen wir Zeit als ganze Familie? Wann kann ich mir Zeit auch mal nur für mich nehmen und wandern gehen oder ins Fitnessstudio? Wann möchte ich mich nur mit meiner Frau mal zusammensetzen zu einem Frühstück oder einem Abendessen. Also all diese Sachen, die für mich die höchste Priorität haben, werden dann auf jeden Fall eingeplant. Wenn dafür nicht genug Platz ist, wird zur Not auch mal ein externer Termin dafür schon gecancelt. Dann gehe ich hin und trage alle meine Aufgaben aus dem Todoist ist auf diesen Week Planner drauf und verteile den um meine Termine drumherum. Die oberste Zeile nutze ich da für die "Eat the Frog"-Methode. Das heißt esse den Frosch zuerst, ist so ein Ratschlag. Das heißt die Aufgaben, die einem besonders schwerfallen, die einen Nerven, die man gerne vor sich herschiebt, soll man als Erstes machen. Das hat bei mir ehrlich gesagt nie funktioniert, weil das hat mich nicht motiviert morgens aus dem Bett zu gehen, um direkt was zu machen, was ich nicht leiden kann. Das heißt ich plane mir als erstes immer die Aufgabe, die einen möglichst großen Nutzen für mich hat, die mich meinem Ziel näherbringt, sowohl privat wie beruflich. Also eine Aufgabe, die richtig viel Wirkkraft hat. Die mache ich als Erstes und die muss so wirkmächtig sein, damit sie in dieser Zeile landen kann, dass wenn ich danach meinen Arbeitstag beenden würde und nur noch irgendwie vor Netflix oder Amazon Prime oder nennen wir sie nicht alle, aber vor irgendwelchen Streamingdiensten abhängen würde oder selbst, wenn ich wieder ins Bett gehen würde, muss diese Aufgabe so wichtig gewesen sein, dass, wenn sie erledigt ist, der Tag mich vorangebracht hat. Ich fasse nochmal zusammen. Ich greife auf meinen Google Kalender zu und meinen Todoist, schmeiße als erstes alle festgelegten Termine auf das Whiteboard, danach die Aufgaben und Termine, die mir wirklich am Herzen liegen, das sind in erster Linie meine Kinder und meine Frau und ich selber, Freunde natürlich auch und danach alle Aufgaben drumherum verteilen. Und wenn dieses Board mit seinen 8 Zeilen voll ist, nehme ich nichts weiter an oder sage sogar Sachen ab. Ja, gut und schön soweit, Benjamin, aber was hat das denn jetzt mit der Frage vom Ralf zu tun, wie du damit umgehst bei einem dynamischen Alltag, dass solche Sachen dich nicht aus dem Konzept bringen? Ganz einfach. Ich habe nur 8 Stunden von einem 24-Stunden-Tag verplant. Im Schnitt schlafe ich vielleicht noch so 7 Stunden über den Tag verteilt, weil ich ja nachts nicht so viele schlafe, dafür mittags kurz, sind wir insgesamt bei 15 Stunden. Da bleiben noch jeden Tag 9 Stunden, über 9 Stunden für Arbeit und Freizeit. Jetzt sehe ich schon, du machst dir richtig Sorgen um mich. Ach, der arme Benjamin hat 9 Stunden am Tag nichts zu tun, hoffentlich wird ihm nicht langweilig. Nein, wird ihm nicht, weil in diese 9 Stunden kommen all die Sachen rein, die ich nicht erwarten konnte. All diese Störungen, all das Ungeplante, all das, wie Ralf es nennt, das Dynamische, kommt in diese 9 Stunden. Wenn du es nicht mit so einem Board machen möchtest, sondern das eher gerne mit statistischen Zahlen haben möchtest, man sagt, verplane etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit und halt dir 40 Prozent frei. Davon sind dann etwa 20 Prozent für solche unerwarteten Störungen, der Kollege, der anruft und dringend Hilfe braucht, das Kind, das krank wird und versorgt werden muss und so weiter und so fort. Und die anderen 20 Prozent sind für neue Ideen. Denn, wo willst du denn sonst das, was dir alles Kreatives einfällt, was du gerne in deinem Unternehmen oder mit deiner Familie umsetzen möchtest, wo willst du das denn noch unterbringen, wenn du alles andere schon verplant hast? Also orientiere dich mal an 60 Prozent Verplanen, 40 Prozent Freihalten. Wenn du es ein bisschen genauer auf deine individuelle Situation anpassen möchtest, dann schreib mal 1 Woche lang alle Störungen, mit denen du nicht gerechnet hast, die du nicht eingeplant hattest, auf. Nicht was das war oder wer der Blödmann ist, der dich gestört hat, sondern nur wie lange du für diese Störung an Zeit investieren musstest. Wenn du das hast, dann hast du einen ganz guten Durchschnittswert für dich. Diese Zeit solltest du dir jede Woche freihalten. Du wirst in späteren Rückblicken dann sehen, ob das gut war, ob das gereicht hat, was du dir an Puffern freigehalten hast oder ob du diese Zeit noch weiterausbauen musst. Ich hoffe, lieber Ralf, ich konnte dir ein bisschen dabei helfen. Ich diskutiere gerne mit euch weiter zu dem Thema. Das ist jetzt im Podcast etwas schwieriger. Deswegen würde ich sagen, verlegen wir die Diskussion in unserer Facebook Gruppe. Wenn du noch nicht dabei sein solltest, wie gesagt unter Zeitmanager.club findest du die Gruppe und kannst da dann direkt Mitglied werden. Super. 

Das war es dann für heute. Ich finde für eine spontane Folge eine ganze Menge Input und ich sage, mach's gut, bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao!