Wie du weniger arbeiten musst und mehr freie Zeit hast

Das ist ehrlich gesagt ein ganz schön vollmundiges Versprechen. Aber ich glaube daran, wenn du dich an 3 Schritte hältst, die leicht umzusetzen sind und nur einmal am Anfang ein bisschen Zeit fressen, dann kannst du dieses Ziel erreichen.

Weniger arbeiten müssen und mehr Freizeit haben.

Das heißt, wir nehmen dir sowohl den Schmerz der vielen Arbeit und der vielen Aufgaben und bringen dich näher zu deinem Traum: mehr freie Zeit. Also wenn das keine Motivation ist dranzubleiben, dann weiß ich es auch nicht. Lass uns starten.

Ich guck gerade hier in meine Mindmap, die ich mit Mindmeister anlege. Im Moment hörst du auch öfter solche Werbeeinblendungen im Podcast. Das mache ich tatsächlich auch nur von Tools, von denen ich hundertprozentig überzeugt bin. Das ist bei Meistertask und Mindmeister einfach der Fall.
Jetzt gerade habe ich hier in Mindmeister auch meine Mindmap auf, mit der ich das Ganze vorbereitet habe und mir diese Folge strukturiert habe: 3 Schritte, um weniger zu arbeiten.

Schritt Nummer 1: minimieren

Du solltest deine Aufgaben minimieren. Das klingt ja erst mal gut, Benjamin, aber ich habe so eine lange Liste, wie soll ich das denn machen? Wie stellst du dir das eigentlich vor? Soll ich die einfach alle löschen? Nee, ich glaube, das ist viel zu radikal. Du sollst nur deine Liste mal durchgehen und dich bei jeder Aufgabe vollkommen ehrlich fragen. Muss das wirklich getan werden? Muss das wirklich sein?

Wir sprühen alle voller Energien und gerade als Selbständiger hast du viele Ideen, wie du Projekte voranbringen kannst, neue Produkte, die du auf den Markt bringen könntest. Das ist auch alles schön und gut, aber du musst dich auch fragen, bringt mich das wirklich weiter und habe ich gerade die zeitlichen Ressourcen dazu? Wenn eines dieser beiden Fragen nicht ganz klar mit "Ja" zu beantworten ist, also mit einem „Hell yeah!“, würden manche sagen, manche Marketer. "Oh mein Gott, ja, auf jeden Fall", würde ich vielleicht sagen, dann streiche diese Aufgabe. Das gilt für alle Aufgaben.
Gucke sie dir gleich an und am besten unterbrichst du sogar jetzt diesen Podcast, wenn du gerade nicht im Auto bist oder irgendwo im Wald unterwegs und frag dich bei all deinen Aufgaben in deiner Liste: Muss das wirklich getan werden? Sei da ehrlich mit dir und streiche den Rest. Wenn du das getan hast und davon gehe ich jetzt aus, wenn du weiterhörst, oder? Ja, hast du getan? Wunderbar. Dann sind es bestimmt schon eine Menge Aufgaben weniger, die auf deiner Liste stehen.

Schritt 2: automatisieren

Jetzt kommt der noch spannendere Teil. Von den restlichen Aufgaben gucken wir, was kann ich davon automatisieren? 

Beispiel: Social Media Postings. Ich weiß, automatisierte gehen da nicht so gut wie selbst eingestellte Posts. Trotzdem nutze ich es zum Beispiel für so eine Basis. Es werden ein paar Posts automatisch ausgespielt, sodass ich nicht den Stress habe, wenn ich mal keine Zeit habe, was selber zu tippen. Dann ist das nicht schlimm, weil ich weiß, da werden euch neue Inhalte geliefert, auf meiner Facebook-Seite, in meinem Twitter-Profil. Kein Problem! Das kann man automatisieren mit Meet Edgar, Chimpify, mit Buffer, ach, da gibt’s zig Möglichkeiten. Ist auch nur ein Beispiel.

Was kann man noch automatisieren? Ich muss regelmäßig meine Wohnung staubsaugen. Kann ich automatisieren, indem ich einen selbstfahrenden Roboter-Staubsauger habe. Den kann ich mit einer Uhrzeit programmieren und da wird jeden Tag saubergemacht.

Ich könnte Texte automatisieren, die ich regelmäßig schreiben muss. Du kennst das sicher. Es gibt so Email-Antworten, die man immer und immer wieder schreibt. Erinnerungen an Zahlungen oder ähnliches. Dafür nutze ich TextExpander beziehungsweise PhraseExpress. Das sind beides zwei Tools, mit denen ich kurze Abkürzungen tippe und daraus wird ein ganzer Text. Das heißt E-Mails, die ich immer wieder schreibe, hinterlege ich da. Oder ich hinterlege da zum Beispiel meine IBAN-Nummer, die ich mir partout nicht merken kann. Adressen, die ich regelmäßig nutze und so weiter und so fort. Also guck mal, was kannst du in deinem Arbeitsalltag automatisieren?

Das ist jetzt schwierig detailliert darauf einzugehen, was das alles sein kann, denn ich weiß nicht genau, was du arbeitest. Das ist von Job zu Job wirklich unterschiedlich. Wenn du da im Detail mit mir draufgucken möchtest, können wir das auch gerne tun. Dann gehst du benjaminfloer.com, da findest du die Möglichkeit dir eine kostenfreie Erstberatung zu reservieren. Dann quatschen wir mal 20 Minuten, da kann ich dir schon einige Tipps geben und wir können gucken, wie ich dir detaillierter helfen kann. Dann würden wir etwas entsprechendes vereinbaren, um weiter zusammenzuarbeiten.

Schritt 3: deligieren

Das ist eigentlich nur noch eine logische Schlussfolgerung, aber umso wichtiger: Outsourcing. Gib Sachen ab. Das kannst du firmenintern machen, wenn du in einer Führungsposition bist und wenn es dein Unternehmen ist sowieso.

Das kannst du aber auch extern machen. Ich habe zum Beispiel eine virtuelle Assistentin, die ganz viel für mich erledigt. Viele Sachen gibst du in deinem Alltag sowiesoschon ab. Also du machst schon Outsourcing und Delegation. Ich zum Beispiel bin eine handwerkliche, ich will nicht sagen, Krücke. Seitdem ich jetzt ein eigenes Haus habe, mache ich schon deutlich mehr, aber ich würde zum Beispiel nie an Installationsarbeiten rangehen. Da gibt es Leute, die haben das gelernt. Also buche ich die und lass die das reparieren. 

Ich habe einmal versucht meinem Sohn selber die Haare zu schneiden. War jetzt nicht schlecht, aber der Werbespruch, was nur Friseure können, können eben nur Friseure, ist schon ganz richtig. Auch da delegiere ich das Haareschneiden meiner Kinder und auch das Schneiden meiner Haare.

Ich delegiere pädagogische Aufgaben an Kindergarten und Schule. Ich delegiere die Beschaffung von Lebensmitteln. Also ich lasse mir im Moment keine Lebensmittel nach Hause liefern. Das würde ich vielleicht tun, wenn meine Frau da anders mitspielen würde. Aber ich delegiere ja, dass jemand für mich Lebensmittel herstellt. Ich kaufe das Brot fertig, statt es zu backen. Ich kaufe den Lachs zum Grillen aus der Tiefkühltruhe oder frisch, statt mich selber in den Fluss zu stellen und mit einem Speer auf die Jagd zu gehen. Ich kaufe Möhren, statt sie selber zu ziehen. Wir haben zwar viel Gemüse, aber das reicht längst nicht für die eigene Versorgung hier zu Hause. Was ich damit sagen will, jeder von uns delegiert doch schon. Die Frage ist nur: Wo kann ich das noch überall tun?

Guck dir mal bitte nicht nur deine Arbeitsfelder an, sondern auch deine privaten Aufgaben. Wenn du Spaß am Hausputz hast, okay. Wenn nicht, dann guck mal, ob du das nicht abgeben und jemand dein Haus putzen lassen möchtest. Wenn du Spaß am Gärtnern hast, super, wenn das ein tolles Hobby ist. Wenn du aber lieber mit einem guten Buch und einem Glas Wein im schönen Garten sitzen möchtest, dann gib es doch ab. Oder lass zweimal im Jahr deinen Garten fit für die Jahreszeit machen. Was kann man alles noch auslagern? Du kannst die Steuerberatung, willst du dich wirklich selber mit den Gesetzestexten herumschlagen und dann nachher dadurch noch Geld an den Staat verschenken, nur, weil du nicht alle Tricks kennst? Dann zahl doch lieber ein bisschen dafür, spare viel Zeit und Nerven und gebe es an einen Steuerberater. Recherchearbeiten für dein Business, irgendwelche Informationen einholen, Statistiken aufbereiten, gebe das doch ab und lass es machen. Die Website-Erstellung und Betreuung.

Natürlich kannst du das alles auch selber machen. Es sind dann sogenannte „Eh da Kosten“. Ich bin ja eh da, dann kann ich das auch eben machen. Kannst du das? Natürlich kannst du das. Aber erstens bist du wahrscheinlich nicht so schnell wie ein Fachmann, zweitens ist das Ergebnis selten so gut wie bei einem Fachmann.

Also guck mal, was kann ich abgeben? Und zwar deswegen privat und dienstlich, weil deine private Zeit und deine dienstliche Zeit beide zu deinem Leben gehört. Egal, wo du Zeit einsparst, du kannst die dann entweder für dein Business einsetzen, um in der Zeit produktiv Geld zu verdienen, weil du mit einem Kunden arbeitest oder so, oder du kannst die Zeit in deine Freizeit investieren. Es kostet alles Geld. Da komme ich gleich nochmal zu. Ich wollte noch einen Zwischenschritt einlegen, merke ich gerade.

Zwischenschritt: Wie kann man eigentlich auslagern?

Neben den ganz klassischen Möglichkeiten, wie eigene Angestellte oder jemanden extra für eine Aufgabe einzustellen, gibt es inzwischen einfach Möglichkeiten, die viel unabhängiger sind und wo du nichts zu tun hast mit irgendwelchen Sozialversicherungsfragen und Krankheitstagen und so ein Kram.

Ich persönlich liebe virtuelle Assistenten und ich arbeite da sehr gerne mit my-vpa. Ich habe da auch keinerlei Vertrag und nix. Da gibt‘s keine Affiliate-Programme oder so, sondern ich erzähle das, weil ich es einfach wirklich gut finde. Bei my-vpa kriegt man eine virtuelle Assistentin, die hat dann auch einen Team-Vorgesetzten, das heißt, wenn da mal was nicht laufen sollte, könnte man einfach eine Aufgabe zurückgeben. Die können im Team nochmal gucken, wenn sie selber was nicht so gut können von deinen Aufgaben, suchen sie sich jemand anders, der es macht und schicken dir dann einfach das Ergebnis. Wenn du da mehr zu wissen willst zur Arbeit mit virtuellen Assistenten, dazu gab's mal eine Podcast-Folge, ein Interview mit meiner Assistentin Corinna. Das findest du auch auf benjaminfloer.com. Wenn du da einfach im Blog die Suche nutzt, findest du das ganz schnell.

Du kannst aber auch Online-Plattform nutzen wie Fiverr. Bei Fiverr kannst du für einen Fünfer Aufgaben abgeben. Das sind oft so Grafiksachen oder Tonbearbeitungen, Texterstellung, all solche Sachen. Das sind dann so die Basispreise. Wenn man das dann schneller haben will und eine höhere Qualität, dann muss man entsprechend mehr zahlen oder wenn man es im Business-Kontext nutzen will. Aber du kannst sehr günstig Aufgaben einstellen beziehungsweise nein, du kannst Leute finden, die eine Aufgabe anbieten und sagen, das hier ist mein Service, willst du das buchen? Die Leute stellen ihre Dienste zur Verfügung, du kannst sagen, ja, kaufe ich. Da habe ich zum Beispiel mein Logo her. Das mit meinem Gesicht kennst du sicher, habe ich von Fiverr machen lassen. Habe ich irgendwie ich weiß nicht 30 Euro oder so für bezahlt. Also echt lächerliche Kosten ohne irgendeine Bindung.

Dann gibt‘s die deutsche Plattform machdudas.de. Da kannst du selber Aufträge einstellen und jemand meldet sich darauf und sagt, ja, das übernehme ich für dich. Oder für Handwerkerleistungen MyHammer. Es gibt zig solcher Plattformen, wo du arbeiten online abgeben kannst und Leute, die das für dich gegen Geld erledigen.

Ja, jetzt kommen wir dazu. Gegen Geld. Ist ja toll, Benjamin. Ich kann das doch nicht alles noch eben zahlen? Es kostet doch alles. Ja und nein. Ja natürlich, es kostet. Machen wir uns nichts vor, es macht keiner umsonst. So blöd sind die Leute nicht. Gott sei Dank! Wollen wir auch gar nicht, ich will ja keinen ausnutzen. Und nein, es kostet eigentlich nichts. Denn du hast mehr Zeit für deine Hauptqualifikation. Du kannst in dieser Zeit Geld verdienen. Du kannst zu einem Kunden fahren und dich um den kümmern statt Buchhaltungssachen zu machen. Du kannst aber auch Privatzeit nutzen, die du gewinnst. Du kannst mit deinen Kindern im Garten spielen. Du kannst deiner Tochter bei den Schulaufgaben helfen. Du kannst mit deinem Sohn auf den Bolzplatz gehen.

Wenn mich jemand fragen würde, Benjamin pass auf, ich habe hier 1 Stunde Zeit für dich, die du mit deinen Kindern verbringen kannst. Was ist dir das wert? Ich könnte keine Summe nennen. Wenn ich es versuchen würde, dann wäre die astronomisch hoch, weil das das höchste Gut für mich ist, Zeit mit meiner Familie. Darin möchte ich investieren. Darin möchte ich meine Zeit investieren. Damit ich diese Zeit aber habe, muss ich Sachen abgeben, muss ich delegieren, muss ich outsourcen. Das kostet Geld, aber ich bezahle letztendlich, wenn man mal so um die Ecke denkt, nicht dafür, dass jemand die Aufgabe erledigt, sondern ich bezahle dafür, dass ich freie Zeit geschenkt bekomme, freie Zeit, die ich nach meinem Ductus, nach meinen Werten, nach meinen Prioritäten investieren kann. Das ist mir so viel wert, also so viel habe ich noch nicht gesehen, dass das irgendeine Dienstleistung kostet. Von daher zahle ich liebend gerne dann dafür und investiere die Zeit, die ich dadurch gewinne, anders.

Also ich fasse nochmal zusammen, damit du hier so zum Schluss nochmal das Learning mitnehmen kannst.

Es sind 3 Schritte:

1. Minimieren: Aufgaben streichen anhand der Frage: Muss ich das wirklich tun?
   
2. Automatisieren: Was kann ich davon, was ich dann noch tun muss, automatisieren? Was kann Technik für mich lösen? Was können Online-Tools für mich lösen?
   
3. Deligieren: Was kann ich outsourcen, was kann ich delegieren?
   

Mit diesen 3 Schritten kommst du unheimlich weit und wirst demnächst definitiv weniger arbeiten und mehr freie Zeit haben. Siehst du! Versprechen versprochen, eingehalten. Denk nochmal dran, wenn du Mindmeister testen möchtest, kannst du das tun. Mit dem Rabattcode Benjamin Floer bekommst du auf die Pläne 30% Rabatt. Ich finde, das ist ein ganz guter Deal und wünsche Dir viel Spaß beim Testen. Sag mir auch gerne mal, was du von den Tools hältst, dann gebe ich das gerne weiter.

Wir sind bei fast 17 Minuten. Meine Güte, du hörst einen Zeitmanagement Podcast, weil du nicht viel Zeit hast. Von daher machen wir es nicht viel länger. Ich wünsch dir schöne 2 Wochen und sage, Tschüss! Bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao.