Wie du die Aufgabenliste bekommst, von der du schon immer geträumt hast
Wenn man an Zeitmanagement denkt oder mit Leuten über Zeitmanagement spricht, dann ist das Erste, woran alle denken, die Aufgabenliste. Das liegt daran, dass eine gute Aufgabenliste natürlich auch die Schaltzentrale eines guten Zeitmanagements ist. Trotzdem hassen so unglaublich viele Leute ihre To-do- oder Aufgabenliste.
Ich möchte in der heutigen Folge darauf eingehen, woran das liegt, also welche Probleme es mit Aufgabenlisten gibt, welche Fehler Menschen mit ihren Aufgabenlisten machen und sie deswegen nicht so effektiv nutzen, wie es möglich wäre, und wie es wirklich ein gutes Hilfsmittel im Arbeitsalltag ist. Dann werde ich natürlich ein paar Lösungen für diese Probleme immer direkt auch vorschlagen und dir im Anschluss erzählen, wie ich ganz persönlich mit meiner Aufgabenliste umgehe. Das sind die 3 Schritte, die wir heute vor uns haben.
ZU VIEL
Viele haben nicht eine Aufgabenliste haben, sondern ganz, ganz viele. Sie haben ein bisschen was stehen im iPhone in der Erinnerungs-App. Dann haben sie was in einem Aufgabentool stehen wie Todoist, dann was in Meistertask*. Dann gibt’s am Computerbildschirm noch ein paar Post-its, die da rumhängen. Dann liegt neben dem Telefon im Büro noch immer so ein kleiner Telefonblock, wo Sachen aufgeschrieben werden. Im Kalender werden Sachen an den Rand geschmiert, die einem gerade unterwegs einfallen. Und es gibt auch noch den klassischen Einkaufszettel. Um nur mal ein paar zu nennen. Wahrscheinlich gibt es noch viel, viel mehr Orte, wo Menschen sich Aufgabenlisten erstellen.
Diese Aufgabenlisten lassen einen natürlich vollkommen den Überblick verlieren. Was ist als nächstes zu tun? Was hat die höchste Priorität? Was ist schon erledigt, was noch nicht? Und so weiter. Das heißt, der 1. wichtige Tipp ist: Du brauchst nur einen Ort, an dem du alles aufschreibst. Dabei ist es mir vollkommen wurscht, ob das Meistertask ist, ob das Todoist ist, ob das Outlook ist, ob das ein klassisches Papiernotizbuch ist. Das einzige, wo ich dir jetzt schon von abraten würde, schreibe es nicht in den Kalender. Trenne Aufgaben und To-Do-Liste ganz klar bis zu einer Wochenplanung, wo dann beides zusammenläuft. Aber erstmal ist das egal, wo du deine Aufgaben notierst, solange du sie an einem festen Ort aufschreibst.
Wichtig ist eben, dass es ein Medium ist, mit dem du gerne arbeitest. Denn nur, wenn du gerne damit arbeitest, wirst du es regelmäßig nutzen. Wenn du kein Papiermensch bist, dann wirst du das Notizbuch nicht so nutzen, wie du es möchtest. Du kannst aber auch die beste App haben, wenn du es aber hasst, an deinem iPhone oder an deinem Smartphone irgendwas zu tun, wirst du es nicht nutzen, und dann greif zum Papier. Entscheidend ist, dass es etwas ist, was du immer dabeihaben kannst, das solltest du bei deiner Auswahl bedenken. Denn du musst dir ja überall Sachen aufschreiben können, egal ob es jetzt im Büro ist, unterwegs bei einem Termin, abends am Bett, wenn dir noch was einfällt vorm Einschlafen, auf dem Spielplatz mit deinen Kindern, einfach um es dann aus dem Kopf zu haben. Wo schreibst du diese Sachen hin?
Und dann, wenn du ein System hast, auf das du dich verlassen kannst, ein System ist natürlich viel mehr als ein Ort, wo alles irgendwie gesammelt ist, sondern ein System ist etwas, was dich regelmäßig daran erinnert oder wo du den guten Überblick hast, was hat jetzt Priorität, was ist gerade dran, hat es den Riesenvorteil, du hast es aus dem Kopf. Du verlierst dieses "oh mein Gott, habe ich daran gedacht?" Weil du weißt, ich habe ein System, in dem alles steht. Wie so ein System genau aussieht, führt jetzt hier gerade am Anfang noch zu weit.
UNÜBERSICHTLICH
Dann ist ein Problem, dass viele Aufgabenlisten zu unübersichtlich sind, weil eben Aufgaben gemischt werden mit Terminen und gemischt werden mit Ideen.
Eine Idee ist keine Aufgabe. Sie kann vielleicht mal später zu einer Aufgabe werden, aber du brauchst eben einen zweiten Ort, das kann im gleichen Medium sein, das kann eine Unterkategorie sein, oder das eine ist im Notizbuch vorne, und das andere hinten. Dass du Ideen von Aufgaben trennst und dich dann regelmäßig hinsetzt, mein Vorschlag wäre Ende des Monats, und deine Ideenliste durchguckst und sagst, ist da was bei, was so eine gute Idee war, dass ich daraus gerne eine Aufgabe machen möchte?
ZU LANG
Das nächste Problem mit der Aufgabenliste ist eins, was ganz, ganz viele kennen werden. Ich nehme an, du hast es auch schon erlebt. Deine Aufgabenliste ist einfach viel zu lang. Und egal wie viel Arbeit du investierst, wie viele Sachen du abhakst und erledigst, sie wird einfach immer länger und länger. Wie man damit umgehen kann, gehe ich gleich noch drauf ein.
Lösungen, die wir schon hatten
Du brauchst einen Ort, wo du alles aufschreibt und nicht mehrere Orte. Dieser Ort muss so sein, dass er immer dabei ist. Bei mir persönlich ist das, weil ich das Ganze elektronisch führe, zum Beispiel auch schon gewährleistet, weil ich in jedem Raum eine Alexa stehen habe. Das heißt, ich kann jederzeit, wenn mir was einfällt, meine Aufgaben aufsprechen, indem ich eben sage, Alexa, setze das und das auf meine To-Do-Liste.
Dann ist wichtig, dass jede Aufgabe eine Fälligkeit bekommt, also ein Datum, an dem du das erledigen musst. Das kann erst mal ein grobes Datum sein. Es gibt Aufgaben, die liegen so weit in der Ferne, da ist es dann vollkommen wumpe, ist ein schönes Wort, ich liebe wumpe, es ist vollkommen wumpe, ob du das dann in der entsprechenden Woche Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag erledigst, Hauptsache, du erledigst es irgendwann im, sagen wir mal, Juni. Aber dann schreibst du das zumindest schon mal dahinter. Denn damit ist klar, du musst dich bis dahin damit nicht beschäftigen.
Eine Aufgabenliste ist ja eine Sammlung aller deiner Aufgaben, aber es ist ja kein Befehl alles sofort zu erledigen. Wenn dein Anspruch ist, alle deine Aufgaben auf deiner Aufgabenliste immer zu erledigen und jeden Abend deine ganze Liste leer zu haben, wirst du daran kaputtgehen. Denn entweder du schreibst nur Aufgaben für den Tag auf, das ist eine Lösung, dann wirst du aber immer das Gefühl haben langfristige Aufgaben zu vergessen. Deswegen sage ich dir, schreibe alle Aufgaben auf, aber sortiere sie eben dann nach Fälligkeiten. Und natürlich im zweiten Schritt, sortiere sie nach Prioritäten.
MEINE LÖSUNG
Jetzt möchte ich dir nämlich mal vorstellen, wie ich es denn selber mache. Da ist mir ganz wichtig zu sagen, das Zeitmanagement ist etwas sehr Individuelles und Persönliches. Du kannst dir von anderen ganz viele Ideen mitnehmen, aber du musst sie anpassen auf dein persönliches Leben und auf deine Arbeitssituation. Das heißt, du wirst nicht das System, was ich dir jetzt vorstelle, einfach eins zu eins übernehmen können und dann glauben, es wird bei dir genauso gut funktionieren wie bei mir.
Als Inspiration für meine alltäglichen Aufgaben, meine Alltags-Schaltzentrale sozusagen, nutze ich den Todoist. Der Todoist hat den Vorteil, das ist eine App, die kann ich sowohl im Browser nutzen, die kann ich auf jedem mobilen Endgerät nutzen, die kann ich mit Alexa verknüpfen. Ich kann mich mit anderen Personen darin verknüpfen, das heißt, auf bestimmte Projekte hat dann eben auch meine Frau oder Assistenten von mir Zugriff.
FÄLLIGKEIT
Jede Aufgabe bekommt da drin von mir eine feste Fälligkeit. Das ist sehr einfach, weil du im Todoist einfach dahinter schreiben kannst, wann du das erledigen möchtest und das Programm das selber erkennt. Also schreibst du Montag, wird's auf Montag gelegt, schreibst du jeden 3. Sonntag im Monat, wird es jeden 3. Sonntag im Monat aufgeschrieben. Das heißt, auch solche komplizierteren Fälligkeiten sind überhaupt kein Problem.
PROJEKTE
Dann habe ich im Todoist die Aufgaben sortiert nach Projekten, das heißt, ganz besonders unterteilt in Arbeit und privat. Das heißt, ich habe zwar alles an einem Ort, muss mich aber jeweils in dem anderen Kontext nicht mit dem anderen beschäftigen. Wenn ich arbeite, will ich nur meine Arbeitsprojekte sehen, wenn ich an meinem Blog arbeite, möchte ich nur die Sachen sehen, die meinen Blog betreffen. Wenn ich aber privat bin, möchte ich nur Aufgaben sehen, die ich privat erledigen muss. Um auch klar im Kopf eben diese Trennung zu machen, wann arbeite ich, wann habe ich Freizeit. Und so habe ich dann eben unter diesen groben Projektkategorien noch mal unterteilt in, was muss ich für Kinder- und Familienarbeit machen? Was muss ich machen für den Podcast? Und so weiter. Dann kann ich eben ganz gezielt immer an einem Projekt arbeiten.
ORTE
Dann bekommen aufgaben zum Teil auch Orte oder Personen zugeordnet. Also was sind Dinge, die ich nur im Büro erledigen kann? Was sind Dinge, die kann ich nur erledigen, wenn ich in der Teamkonferenz sitze? Was sind Dinge, die kann ich nur erledigen, wenn ich mich mit meiner Frau zusammensetze? Das heißt, wenn mir was einfällt, was ich mit ihr besprechen möchte, dann markiere ich mir das mit einem Add und ihrem Namen, und das landet dann im entsprechenden Projekt. Wenn wir dann zusammensitzen zu einer, was weiß ich, zum Beispiel zu unser Wochenplanung, dann kann ich diese Liste aufmachen und habe alle Themen da drin, die ich gerne mit ihr klären möchte.
OBERGRENZE
Dann habe ich eine Sache für mich festgelegt, die ist im Todoist so gar nicht vorgesehen, was ich sehr schade finde. Aber die nutze ich halt selber und achte selber darauf, nämlich ich habe eine Obergrenze festgelegt für meine Aufgabenanzahl. Und diese Obergrenze darf nicht verletzt werden. Das sind bei mir aktuell maximal 80 Aufgaben. Es waren mal mehr und ich habe das dann nach und nach immer weiter runterschrauben können, je besser ich mit meinen eigenen Prioritäten klar kam. Denn du musst einsehen, du wirst nicht alles schaffen. Den Zahn muss ich dir leider ziehen. Du wirst heute nicht alles schaffen, du wirst diesen Monat nicht alles schaffen, aber ganz vor allem irgendwann, wenn du stirbst, werden Dinge auf dem Schreibtisch liegen bleiben und werden noch Sachen auf deiner Aufgabenliste stehen, so traurig das ist. Aber wenn ich das jetzt schon weiß und das akzeptiere, dann kann ich viel besser entscheiden, was hat jetzt wirklich Priorität? Was bringt mich wirklich weiter? Was bringt die Projekte wirklich weiter? Was bringt meine Arbeit wirklich weiter? Was bringt auch meine Familie wirklich weiter? Und wenn ich diese Entscheidungen treffe, dann muss ich mich eben auch gegen andere Aufgaben und andere Ideen entscheiden und kann dann ganz bewusst trotzdem Feierabend machen und trotzdem Wochenende machen und trotzdem Urlaub machen. Also setze dir eine Obergrenze. Dafür guckst du gleich erstmal, wenn du alle Listen auf eine Liste zusammengetragen hast, wieviel Aufgaben sind das denn?
SCHMEIß DIE HÄLFTE WEG
Und mein Tipp für den 1. Schritt: Schmeiße die Hälfte weg. Das ist nicht einfach und da wirst du auch eine Weile für brauchen zu entscheiden, was ist davon wirklich wichtig? Aber es gibt ein unglaubliches Freiheitsgefühl. Wenn du dich immer dann um die wichtigsten Aufgaben kümmerst oder im Idealfall natürlich immer um die aktuell wichtigste Aufgabe, dann kannst du auch richtig was erreichen und dann hilft deine Liste dir auch gute Entscheidungen zu treffen. Dafür nutze ich natürlich auch eben Todoist, dann die eingebauten Prioritäten, also wenn du P1, P2 oder P3 hinter eine Aufgabe schreibst, kriegt das entsprechend Priorität 1, 2 oder 3. Da habe ich für mich festgelegt, dass es jeden Tag maximal eine P1 Aufgabe geben darf.
TU DIR WAS GUTES
Dann ist mir noch wichtig, im Todoist habe ich auch Dinge mit auf der Liste, die mir guttun. Also da sind Sachen drauf wie Wandern, da steht täglich Meditation drauf, einfach damit ich im Arbeitsalltag auch an diese schönen und Wohltun-Sachen denke. Ich habe die jeweils dann noch mit so einem kleinen Emoji versehen. Einfach auf dem Handy, wenn du da die Aufgaben eingibst, kannst du die ja einfach ergänzen. Dadurch sieht die Liste auch schöner aus und ich freue mich dann richtig auf diese Aufgaben.
TOOLS
Zusätzlich zum Todoist nutze ich Meistertask. Und immer wieder werde ich hier im Moment gefragt, auch bei Social Media und so, wie verknüpfst du die beiden denn miteinander? Dann muss ich ehrlich sagen, gar nicht. Beide haben für mich einen anderen Zweck. Todoist ist für mich meine Alltags-Schaltzentrale.
Wenn ich aber große Projekte habe wie eine Erstkommunion, wie eine Ferienfreizeit, wo ich vielleicht auch mit anderen Leuten an einem Projekt zusammenarbeite, wo ich viele Dokumente dafür brauche, also sei es Excel-Tabellen, PDFs und so weiter, dann nutze ich Meistertask. Meistertask ist ein klassisches Kanban-System, kannst du dir angucken, findest du bei mir im Blog auch ganz, ganz viel zu, wo ich genau erkläre, was Meistertask ist, warum ich Meistertask lieber als Trello nutze, ist auch erklärt, und dann hast du es ganz schnell verstanden. Wenn du es noch nicht kennst, gucke es dir an. Jedenfalls das nutze ich, um Projektabläufe darzustellen. Dass ich von links nach rechts die Spalten mir gestalte, Arbeitsschritte mache und entsprechend die Dokumente und Fälligkeiten und so direkt dranhänge.
***Supercooles Tool, kann ich jetzt hier nicht komplett erklären. Wie gesagt guck mal im Blog, und wenn du dann überzeugt bist und sagst, ja, Meistertask möchte ich auch unbedingt nutzen, bekommst du mit dem Code "Benjamin Floer" 30 Prozent Rabatt. Also wenn du ein Meistertask-Konto hast und dann das Upgrade machst auf die Pro-Version, 30 Prozent mit dem Code "Benjamin Floer". So. Ach so, jetzt muss ich an der Stelle sagen, das ist Werbung. Es ist ein kleiner Affiliate-Code, das heißt, ich bekomme eine kleine Zahlung, wenn du diesen Code verwendest. Du bekommst das Ganze günstiger, ich bekomme auch noch was, Meistertask hat neuen Kunden, und somit schaffen wir eine Win-Win-Win-Situation.
TAGESPLANUNG
Zusätzlich zu den beiden Tools mache ich dann noch eine Tagesplanung, die mache ich immer abends für den nächsten Tag. Dafür nutze ich meinen Tagesplaner. Den habe ich selber entwickelt, das ist ein ganz einfacher Block mit einer Klebelaminierung. Da kann ich eben ganz, ganz einfach in 2 bis 3 Minuten meinen nächsten Tag konkret planen. Und wie das genau funktioniert, erfährst du in der nächsten Podcast-Folge, wo ich dir diesen Planer mal detailliert vorstellen möchte. Wenn du vorher schon neugierig bist, guck mal auf kurse.benjaminfloer.com, da kannst du dir diesen Planer nämlich bestellen.
Wenn du jetzt sagst, ah, ich möchte noch mehr zum Thema Aufgabenlisten wissen, dann könntest du bei mir im Blog noch gucken, ich verlinke es auch in den Shownotes, da gibt es nämlich den Artikel schon "10 fabelhafte Arten eine Aufgabenliste zu führen". Da kannst du das Thema dann noch weiter vertiefen.
Ich hoffe, ich konnte dir einige Anregungen mitgeben, mit denen du jetzt deine Aufgabenliste noch mal überdenken kannst, bearbeiten kannst, zusammenfassen kannst, priorisieren kannst und so weiter und so fort, sodass es wirklich ein sehr, sehr hilfreiches Tool für dein besseres und entspannteres Zeitmanagement ist, damit du Business und Familie entspannt unter einen Hut bekommst.
Ich wünsche dir jetzt, wenn ich das richtig sehe, müsste das die 1. Folge im neuen Jahr sein, von daher wünsche ich dir noch alles Gute für das Jahr 2020.
Mach's gut.
Bis zum nächsten Mal.
Ciao, ciao!
SHOWNOTES
Todoist
Meistertask - *Das ist ein Affiliatelink. Wenn du darüber etwas bestellst, bekomme ich eine Provision für die Empfehlung - Du bezahlst deswegen natürlich nicht mehr. Mit dem Rabattcode "benjaminfloer" sparst du sogar 20% auf deine erste Zahlung.
10 fabelhafte Arten eine Aufgabenliste zu führen
Vielleicht entdeckst du es für dich selbst und magst es :)
Danke für deine tolle Arbeit!
Was denkst du?