Wie außergewöhnlich produktive Menschen ihren Arbeitstag beenden

Meine Arbeitstage sahen früher in etwa so aus:

„Ich setzte mich an den Computer und öffne als Erstes das Mailprogramm. Diese dringenden Angelegenheiten wollte ich nicht zu lange warten lassen.

Ab und zu nahm ich dazwischen einen Anruf an oder tätigte selber einen.

Die Termine unterbrachen meine Büroarbeit regelmäßig und ich hetzte in Gottesdienste und Sitzungen.

Am Nachmittag fühlte ich mich dann oft schlecht, da ich noch nicht genug an meinen wichtigen Projekten gearbeitet hatte. Aber das muss ich ja auch noch tun – also blieb ich einfach noch länger im Büro.

Abends kam dann eine abschließende Gemeindeveranstaltung oder Versammlung und gegen 23 Uhr war Feierabend“

Kennst du das auch aus deinem Alltag?

Ich fühlte mich oft schuldig, weil ich so unproduktiv war und habe darauf reagiert in dem ich versuchte konzentrierter und sehr oft auch länger zu arbeiten.

Seitdem hat sich viel an meiner Arbeitsweise geändert. Ein ganz wichtiger Aspekt dabei ist der Übergang vom Arbeitstag ins Privatleben. Ich schleuse mich von einem Lebensbereich in den anderen und stürze nicht herein.

Das ist, denke ich besonders wichtig, da die Tage eines pastoralen Dienstes täglich mehrmals zwischen diesen Bereichen hin und her wechseln.

Der größte Übergang ist für mich immer dann, wenn ich zum letzten Mal am Tag mein Büro verlasse und auf meine Familie treffe.

Richtig ausgeführt, kann eine Feierabendroutine dir dabei helfen die Arbeit bei der Arbeit zu lassen, dich nicht über die unerledigten Aufgaben zu sorgen und dich in die Lage versetzen am nächsten Tag direkt produktiv durchzustarten.

Hier sind 6 einfache Wege deinen Arbeitstag besser zu beenden:

1. Räume deinen Schreibtisch auf

OK, das ist wahrscheinlich der Tipp, den du schon als Kind nicht mochtest: „Räum jetzt dein Zimmer auf“. Aber es ist erwiesen, dass ein ordentliches Umfeld auch in dir Ruhe schafft und du viel leistungsfähiger wirst.

Daran sind besonders zwei Dinge beteiligt:

• Du hast mehr Zeit zum Arbeiten, weil du weniger zum Suchen brauchst.
• Du wirst weniger abgelenkt, durch all das unerledigte was dich umgibt.

Ich selber bin bekennender „Leer-Büroler“. Bei mir liegt nichts herum, mit zwei Ausnahmen: Das Buch, dass ich zurzeit lese, liegt immer am Sofa bereit und Dokumente, die ich heute mitnehmen muss, hängen am Whiteboard.

2. Räume deinen digitalen Schreibtisch auf

Auch im Computer hast du einen Schreibtisch. Doch diesen solltest du auch genauso nutzen wie einen echten Schreibtisch. Nur Dokumente, an denen du gerade arbeitest, sollten dort liegen.

Im Laufe des Arbeitstages lege ich unzählige Texte, Bilder, MP3 dort ab. Denn auf dem Schreibtisch finde ich sie schnell wieder, wenn ich sie brauche (Das geht bei einem überfüllten Bildschirm übrigens nicht).

Vor dem Feierabend verschiebe ich die Dateien, die ich diese Woche noch brauche in den Ordner „aktuelle Projekte“. Dauerhaft liegen bleiben nur die Farbcodes für diese Homepage (die ich mir immer noch nicht merken kann) und das Hintergrundbild zum Senden von Sprachnachrichten statt E-Mails.

Mit einem leeren Schreibtisch behältst du den Überblick und findest schneller, was du gerade brauchst. Also schließe alle offenen Programme, Internetseiten und räume den Schreibtisch auf, bevor du deinen Arbeitstag beendest.

3. Klopfe dir auf die Schulter

Unser Fokus liegt immer auf den unerledigten Dingen.

So sind wir nun mal gebaut. Unerledigtes können wir nicht vergessen.

Umso wichtiger ist es vor dem Feierabend zurückzuschauen und den Fokus auf all das zu richten, was du heute geschafft hast. Welche Termine liegen hinter dir? Welche Aufgaben hast du erledigt? Wem hast du geholfen?

Und dann darfst du dir selbst auch mal sagen

„Was bin ich gut! Ich bin echt stolz auf mich“

Dieser Rückblick braucht nicht mehr als zwei Minuten täglich aber es erhöht deine Produktivität und hebt deine Stimmung zum Start in den Feierabend enorm.

4. Plane den morgigen Tag

Den nächsten Tag vor dem Feierabend vorzubereiten hat zwei große Vorteile:

1) Du kannst besser abschalten

Wenn du aufgeschrieben hast, was morgen zu tun ist und alle Unterlagen bereit gelegt hast, die du morgen brauchst, dann kannst du alles bis morgen früh vergessen und guten Gewissens entspannt Feierabend machen.

2) Du startest den nächsten Tag schneller

Durch einen ordentlichen Plan am Vortag kannst du deine Arbeit viel schneller aufnehmen. Du musst nicht überlegen, was heute zu tun ist und auch nicht womit du beginnen solltest. All das hast du schon gestern festgelegt. Wenn du morgens voll neuer Energie bist, kannst du sofort mit der Arbeit, statt mit der Planung beginnen.

5. Schneide eine Aufgabe kleiner

Auf fast jeder Aufgabenliste finden sich Aufgaben die immer weiter mit wandern. Nicht weil sie unwichtig sind, sondern weil sie zu groß sind um sie anzugehen.

Kennst du den Straßenfeger Beppo?

Beppo erklärt im Buch Momo, wie er eine Straße fegt.

„Am Anfang scheint die Straße unendlich lang. Schau nicht auf die ganze Straße. Ein Schritt, ein Besenstrich, noch ein Schritt der nächste Besenstrich.“

Nimm dir vor dem Feierabend eine so große Aufgabe von deiner Liste und zerlege sie in mehrere kleine Arbeitsschritte. Setze diese Schritte auf deine Aufgabenlisten der nächsten Tage.

Sehr gut geht das mit dem Aufgabenlistenprogramm Todoist.

6. Erledige noch eine Kleinigkeit

Suche dir eine Aufgabe auf deiner Liste die nicht mehr als zwei Minuten dauert.

Oder beantworte noch kurz eine E-Mail.

Gönne dir das Gefühl vor dem Feierabend noch etwas geschafft zu haben. Nichts Großes aber du hast es getan.

Hier nochmal die 6 Schritte kurz zusammen gefasst. Suche dir drei aus und hänge sie dir sichtbar in dein Büro, bis sie zu einer neuen Routine für dich geworden sind:

1. Räume deinen Schreibtisch auf.
2. Räume deinen digitalen Schreibtisch auf.
3. Klopfe dir auf die Schulter.
4. Plane den morgigen Tag.
5. Schneide eine Aufgabe kleiner.
6. Erledige noch eine Kleinigkeit.