Schluss mit eMails! Wie du Trello als Projekt-Zentrale einsetzt. (Gastartikel)

Als mich Benjamin um diesen Artikel gebeten hat, fühlte ich mich sofort ein paar Jahre in die Vergangenheit zurückversetzt. Er hat mir nämlich erzählt, dass er oft mit anderen Kollegen und auch Ehrenamtlichen in Teams zusammenarbeitet. Und das kenne ich eben auch aus meiner eigenen Vergangenheit – und die Erinnerungen sind nicht immer nur positiv.

Da bietet es sich doch an, einmal zu überlegen, wie so eine Zusammenarbeit ohne Reibungsverlust und möglichst effizient funktionieren könnte.

Meine Empfehlung: Mit Hilfe von Trello!

Genau 10 Jahre lang war ich aktiv im Elternverein der Schulen meiner Kinder. Da gab es natürlich einiges zu organisieren, zu strukturieren und natürlich wurden wie wild E-Mails hin und her geschickt.
Du kennst sie sicher, diese Rundmails, die an einen Verteiler von mindestens 15 mehr oder weniger beteiligte Personen geschickt werden. Nur ein Bruchteil davon geht dich wirklich etwas an, und weil du dich daran gewöhnt hast, dass diese E-Mails für dich nicht wirklich relevant sind, überliest du dann das, was du lesen solltest.
Das ist die Krux, wenn du per Mail etwas organisieren möchtest. Die einen Teilnehmer dieser Konversation schicken immer alles an alle, die anderen verlegen sich lieber darauf, eine Mail nur an einen Empfänger zu schicken, egal ob es für alle wichtig wäre, oder nicht.
Ich denke auch mit Grauen daran zurück, als ich ein Seminarzentrum in Form eines Vereins geleitet habe und Termine koordiniert, Vortragende organisiert und betreut, und natürlich Teilnehmer gewonnen werden mussten.

Warum ich dir das erzähle?

Weil es heute, mithilfe von Trello wesentlich entspannter und einfacher zu organisieren wäre. Und nicht nur dein Posteingang würde sich entspannen, ich behaupte jetzt einfach einmal, dass sich die ganze freiwillige Arbeit auch leichter anfühlen würde.

Denn was macht das Arbeiten in Freiwilligenorganisationen besonders mühsam?

Das Warten auf Antworten, das Betteln um Beteiligung und natürlich oft der fehlende Überblick darüber, wer jetzt was macht oder schon erledigt hat. Denn im Mailverlauf findest du mit Sicherheit nicht das, was du brauchst!
Für viele, die sich in dieser Form engagieren, ist es auch wichtig, gesehen zu werden.
Das ist oft die einzige Form der Anerkennung, die du bei solcher Arbeit bekommst. Und die Befriedigung, etwas bewegt zu haben. Wie motivierend könnte es dann sein, wenn du auf einen Blick sehen könntest, was die anderen bereits alles bewegt haben in diesem Projekt!
Das ist die pure Motivation!
Bevor ich dir zeige, wie du ein solches Trello-Board aufbauen kannst, gehen wir aber noch einen Schritt zurück.

Was ist deine Ausgangssituation?

Immer wenn du Arbeitsabläufe strukturieren oder auch ein neues Tool einführen möchtest, rate ich dir, zuerst ganz profan auf einem Blatt Papier aufzuschreiben oder aufzuzeichnen, wie der jetzige Ablauf ist.
Außerdem gehört dazu, dass du dir überlegst, wie denn die ideale Situation aussehen würde. Auch wo es bisher die meisten Schwierigkeiten gegeben hat, ist nicht uninteressant.

• Lag es daran, dass Termine nicht eingehalten wurden?
• Hat eines der Teammitglieder nicht mitbekommen, was der nächste Schritt ist?
• Sind Informationen untergegangen, bzw. wurden nicht von allen registriert?
• Möchtest du gemeinsam an Dokumenten arbeiten?
• Hatte das Feedback der anderen Teilnehmer gefehlt?
• Wurden Dinge doppelt und mehrfach erledigt?
• Hat sich niemand für einzelne Schritte zuständig gefühlt?

Und ich bin sicher, dir fallen noch einige Situationen ein, die in den Projekten besser hätten laufen können.
Im nächsten Schritt schaust du, welche Möglichkeiten das Tool deiner Wahl bietet, um das abzubilden, was du für ein erfolgreiches Projekt brauchst.
Immer empfehlenswert: Trello und das Kanban-Prinzip
Die einzige Voraussetzung, damit die nächste Zusammenarbeit mit deinem Team mit Hilfe von Trello reibungslos funktioniert, ist, dass sich alle auf etwas Neues einlassen. Denn Trello ist in der Basis-Version gratis – und reicht völlig aus.
Es ist sicher ungewohnt, nicht wegen jeder kleinen Anfrage oder Abstimmung eine E-Mail loszuschicken, bzw. zum Telefonhörer zu greifen. (Wodurch auch Informationen einfach nicht an alle weitergegeben werden.)
Auch Meetings zur Abstimmung kannst du auf ein notwendiges Minimum reduzieren. Denn meist wird in Meetings zu einem Großteil der Zeit darüber diskutiert, WAS WER WIE umsetzen soll. Und das funktioniert mit Trello ganz einfach.
Der Vorteil von Trello ist in diesem Fall für mich, dass es recht intuitiv zu bedienen ist, dass es für jedes Betriebssystem verfügbar ist und durch seine optische Darstellung auch noch unserem natürlichen Spieltrieb entgegenkommt.

Kurz erklärt für deinen Einstieg in Trello:

• Für ein neues Projekt eröffnest du ein so genanntes Board (das könntest du mit einer Pinnwand vergleichen).
• Innerhalb dieses Boards kannst du eine unbegrenzte Anzahl an Listen anlegen und
• Innerhalb dieser Listen die Aufgaben, Fragen und Informationen in Form von Kärtchen festhalten.
• Und es geht noch weiter. Denn innerhalb der Kärtchen hast du auch die Möglichkeit, es einem oder mehreren deiner Teammitglieder zuzuordnen, Dokumente und Grafiken daran festzumachen und natürlich auch ein Fälligkeitsdatum zu vergeben.
• Auch hilfreich: Checklisten und bunte Labels ermöglichen allen, auf einen Blick zu sehen, wie weit das Projekt fortgeschritten bzw. erledigt ist.

Woraus könnte nun so ein Projekt-Board bestehen:

1. Eine Liste, auf der alle Ideen festgehalten werden, die zu dem Projekt passen könnten. Sieh’ es als Platz für ein gemeinsames Brainstorming.
2. Mit der Funktion “abstimmen”, könntest du sogar eine Umfrage starten, was davon umgesetzt werden soll. Ganz ohne eMail oder Doodle.
3. Die Aufgaben/Aktionen/Kärtchen, die umgesetzt werden sollen, wandern nun auf die nächste Liste, nennen wir sie “ToDo”. Gleichzeitig markieren alle Mitglieder des Teams (oder du, wenn du das möchtest), welche Aufgaben sie als “ihre” ansehen.
4. Und nun die aktivste Liste: “In Arbeit”. Dorthin verschiebt jedes Teammitglied das Kärtchen mit der Aufgabe, an der er/sie gerade arbeitet. Daran siehst du als TeamleiterIn sofort auf einen Blick, was sich tut – und ob sich überhaupt irgendetwas tut.
5. Auch wichtig, die Liste “Erledigt”. Denn je länger sie wird, desto näher ist dein Team am Ziel!

Rückfragen

Hat nun jemand zu einem Schritt im Projekt eine Frage, dann schreibt er/sie das als Kommentar in das betreffende Kärtchen und markiert denjenigen, an die die Frage geht, damit eine Benachrichtigung verschickt oder angezeigt wird.

Recycling

Noch ein großer Vorteil, den ich in Trello sehe. Es wird wohl nicht das einzige Projekt sein, das du im Laufe der Zeit abwickelst.
Möchtest du auf Erfahrungen oder Informationen aus den vorigen Projekten zurückgreifen – viel Spaß, wenn alles nur über Meetings und eMails gelaufen ist! Auch wieder aus eigener Erfahrung: so gut kann deine Ablage-Struktur gar nicht sein, dass du in kürzester Zeit alles wiederfindest.
Im Trello-Board allerdings ist alles fein an einem Platz, die Such-Möglichkeiten sind unbegrenzt und du kannst es sogar als Basis für das nächste Projekt kopieren!

Fazit

Wie schon weiter oben geschrieben: Gerade wenn du in ehrenamtlichen Projekten mitarbeitest ist der Spaßfaktor ein wichtiger Motivator. Und wer weiß, vielleicht hätte ich auch noch die restlichen 4 Schuljahre meiner Kinder mit Begeisterung im Elternverein mitgewirkt, hätte es damals schon Trello gegeben!
Ich hoffe, dieser Überblick über die Möglichkeiten von Trello im Projektmanagement animiert dich, es einfach einmal auszuprobieren. Und ganz sicher wirst du es dann auch in deinem Business und deinem persönlichen Selbstmanagement nicht missen wollen!

P.S. Benjamin hier 😉 Inzwischen habe ich ein Programm gefunden, dass mir noch besser gefällt als Trello. Es ist Meistertask. Hier geht es zum Vergleich der beiden Tools.

Zur Autorin

Claudia Kauscheder ist dein Scout im Abenteuer Home-Office!
Selbst schon seit 20 Jahren im Home-Office tätig und Technik-affin hat sie in ihrem Arbeitsplatz ihre Leidenschaft entdeckt. Sie unterstützt dich dabei, dein Potential im Home-Office auf die Straße zu bringen, Disziplin durch Motivation zu ersetzen und den Überblick und Fokus zu behalten. Damit du mehr Zeit für deine Herzensprojekte, Kunden und dich selbst hast.
Ihre Erfahrungen mit Trello gibt sie in ihrem Video-Kurs (Das ist ein Affiliatelink. Wenn du darüber etwas bestellst, bekomme ich eine Provision für die Empfehlung - Du bezahlst deswegen natürlich nicht mehr.) weiter – gespickt mit vielen Tipps und Tricks zum Thema Selbst- und Zeitmanagement für Solounternehmer!

Auch spannend für dich:

Trello vs. Meistertask - ein Vergleich der Tools

Ein Interview mit dem Co-Founder von Meistertask