Ordnung auf dem Schreibtisch – eine Anleitung

Das Maß an Verschwendung ist der Grund für Erfolg oder Misserfolg. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld.

Im privaten Umfeld „verdaddeln“ wir die Zeit mit „sinnlosen“ Sachen und fragen uns am Abend, was wir eigentlich geschafft haben. Sind wir ehrlich zu uns selbst, lautet die Antwort oft: zu wenig.

Im beruflichen Umfeld fällt uns zum Thema Verschwendung als erstes verschwendetes Material ein. Zu hohe Verschnittmengen, angebrochene Kartuschen mit Silikon, Acryl oder anderen Stoffen, die dann halbvoll weggeworfen werden, sind Beispiele hierfür.

Verschwendung in der Verwaltung

In den letzten Jahren gab es enorme Fortschritte bei der Bekämpfung von Verschwendung in den produzierenden Bereichen. Es wurden Rüstzeiten optimiert und Arbeitsabläufe verbessert.

Stiefmütterlich behandelt wurden jedoch die Abläufe in den administrativen Bereichen.

Hier akzeptiert man leider lange Suchzeiten nach Dokumenten, Unterlagen oder E-Mails.

Bevor man jedoch mit riesigen Reorganisationsprojekten beginnt, sollte man die Dinge umsetzen, die schnelle Erfolge bringen und vergleichsweise wenig Aufwand bedeuten.

Wie sieht es denn auf Ihrem Schreibtisch aus? Finden Sie auf Anhieb alle Unterlagen? Ist der Kugelschreiber jederzeit griffbereit und nicht ausgetrocknet? Würde sich im Zweifel auch ein Kollege an Ihrem Schreibtisch zurechtfinden?

Schritt für Schritt zum perfekten Schreibtisch

Die nachfolgende Anleitung zum perfekten Schreibtisch orientiert sich an der 5S-Methode aus dem Lean Management. In diesem Beitrag soll es aber nicht um die detaillierte Vorstellung von 5S gehen (es gibt sehr viele sehr gute Anleitungen im Internet dazu), sondern um die praktische Anwendung auf Ihrem eigenen Schreibtisch.

Schritt 1: Vorbereitung

Bereiten Sie den Tag vor, an dem Sie Ihren Schreibtisch neu organisieren wollen. Dazu sollten Sie einen Tag wählen, an dem Sie mit wenigen Unterbrechungen durch Termine und Kollegen rechnen müssen.

Außerdem benötigen Sie mindestens drei Behälter für das Material, welches im Zuge der Aktion anfallen wird:

• Behälter 1 ist für Müll gedacht. Alles, was definitiv entsorgt werden kann. Dazu gehören z.B. alle Stifte, die eingetrocknet sind und nicht mehr schreiben. Papiermüll muss oft in speziellen Tonnen für die datenschutzgerechte Entsorgung gesammelt werden, Fragen Sie nach, wo die nächste Tonne steht und prüfen Sie vorher, ob sie nicht zufällig voll ist (weil Ihr Kollege die Ausräum-Idee einen Tag vor Ihnen hatte).
• Behälter 2 ist für alle Materialien gedacht, die Sie auf Ihrem Schreibtisch behalten wollen. Dazu gehört z.B. EIN funktionierender Kugelschreiber.

• Behälter 3 ist für die Materialien, die sie nicht mehr benötigen, aber für andere Kollegen noch verwendbar sind. Beispiele sind die 17 weiteren, noch funktionierenden Kugelschreiber, die Sie finden werden. Oder die zweite und dritte Schere und der fünfte Klebestift.

Prüfen Sie vor Ihrer Schreibtisch-Aktion, ob im Büromittelschrank noch Platz für die Materialien vorhanden ist, die Sie zurückgeben werden. Ist dies nicht der Fall, klären Sie, wo die Sachen hin sollen.

Sollte es in Ihrem Unternehmen eine verantwortliche Person oder Abteilung für die EDV wie Monitor und Computer geben, fragen Sie nach, ob sie den Computer alleine ab- und aufbauen können / dürfen oder ob dies ein Kollege aus der IT machen soll.

Schritt 2: Schreibtisch ausräumen und aussortieren

Der optimale Schreibtisch beginnt mit dem Ausräumen den Schreibtisches und aller zum Schreibtisch gehörenden Möbel wie Rollcontainer und direkte Schrankfächer. Räumen Sie wirklich konsequent den Schreibtisch leer. Prüfen Sie bei jedem Gegenstand, ob er

1. Müll ist und entsorgt werden muss,
2. auf Ihren Schreibtisch zurück soll,
3. für andere Kollegen noch verwendbar ist.

Sortieren Sie nach diesem System alle Gegenstände in die vorbereiteten Behälter.

Bitte gehen Sie beim Aussortieren in die drei Behälter sehr diszipliniert vor. Ein einziger Kugelschreiber, der funktioniert ist ausreichend. Ebenso nur ein Bleistift, ein Locher, ein Lineal und ein Tacker. Sie werden erstaunt sein, was sich im Laufe der Jahre auf und in Ihrem Schreibtisch so alles angesammelt hat.

Das gilt auch für Zettelchen und Haftnotizen. Namen, Telefonnummern und Ähnliches können Sie von den Haftnotizen z.B. in Ihr E-Mail-System in den Kontakten hinterlegen. Aufgaben können Sie beispielsweise in ein gebundenes Aufgabenbuch schreiben und nach Erledigung streichen. So werden Sie die vielen einzelnen Zettel los, die oft Schreibtische und Monitore bevölkern.

Bitte bauen Sie auch die Türme mit den Ablagefächern ab. Sie sind ein Musterbeispiel für gestapelte Vorgänge, die keiner mehr findet.

Nach dem Ausräumen sollten nur noch Telefon, Monitor und Computer an Ihrem Schreibtisch zu finden sein. Bauen Sie dies ebenfalls selbst oder durch den Kollegen der IT-Abteilung ab, so dass Ihr Schreibtisch wirklich vollkommen leer ist.

Schritt 3: Schreibtisch Reinigen

In den letzten Jahren wurden die Reinigungszeiten mehr und mehr zusammengestrichen. Oft sind externe Reinigungsunternehmen mit der Leerung der Abfalleimer, dem Staubsaugen der Böden und dem Abwischen der Schreibtische beauftragt worden. Die Entgelte für die Reinigung wurden derart in den Keller gedrückt und die Vorgabezeiten pro Arbeitsplatz schon fast so grotesk verknappt, dass die Mitarbeiter der Reinigungsfirmen eigentlich nicht in der Lage sind, die Arbeitsplätze wirklich gründlich zu reinigen. Es wird schnell „drüber gefeudelt“, weil es anders gar nicht zu leisten wäre.

Eine richtige Reinigung sieht aber anders aus.

Besorgen Sie sich die Dinge, die Sie für eine effektive Reinigung benötigen:

• Eimer
• Lappen
• Spülwasser
• Reinigungstücher für die technischen Geräte
• Eventuell sogar eine Dose mit Druckluftspray

Schrubben Sie die Arbeitsflächen, das Innenleben Ihres Rollcontainers und alle anderen Gegenstände ordentlich ab. Telefon, Monitor und Computer lassen sich sehr gut mit speziellen EDV-Reinigungstüchern säubern. Drehen Sie Ihre Tastatur um und klopfen Sie sie in einem ersten Schritt vorsichtig aus, anschließend können Sie mit dem Druckluftspray die Zwischenräume der Tasten reinigen. Sie werden sich wundern, was sich alles in Tastaturen findet. Haare und Hautschuppen sind noch die harmlosen Bewohner Ihrer Tastatur.

Schritt 4: Wiederaufbau

Im nächsten Schritt bauen Sie Ihren Schreibtisch nach ergonomischen Gesichtspunkten wieder auf. Zentral vor Ihnen sollte der Bildschirm stehen, an dem Sie üblicherweise arbeiten. Bitten Sie den Kollegen der IT, alle Kabel sauber mit Kabelbindern zu fixieren, um keine Stolperfallen zu produzieren.

Richten Sie den Schreibtisch so ein, dass sie alle Gegenstände, die sie ständig brauchen, sich in Greifnähe befinden. Um die Ordnung auch dauerhaft zu erhalten, hat sich ein kleiner Trick sehr bewährt.

Besorgen Sie sich einen Schaumstoff-Klotz. Die gibt es für wenige Euro in jedem Baumarkt oder bei Amazon.

Ordnen Sie Ihre Büromaterialien wie Stift, Locher, Tacker oder TAN-Generator zunächst auf dem Schaumstoff an und markieren Sie mit einem schwarzen Stift die Umrisse der Gegenstände. Anschließend können Sie mit einem scharfen Messer passgenaue Mulden entlang der Markierungen in den Schaumstoff schneiden. So bauen Sie sich Ihr individuelles Ordnungssystem.

Das hat den positiven Effekt, dass der Locher tatsächlich nach Gebrauch in seine Mulde zurückgestellt wird und nicht irgendwo auf dem Schreibtisch liegt, wo gerade zufällig Platz ist.

Der Turm mit den Ablagefächern braucht nur drei Fächer, die Sie von unten nach oben mit „Eingang“, „Wiedervorlage“ und „Ausgang“ beschriften.

Indem Sie den „Eingang“ als unterstes Fach wählen, kann nicht unendlich gestapelt werden. Ist das Fach voll, müssen die Unterlagen im Eingangsfach erst abgearbeitet werden, bevor wieder Platz für neue Aufgaben ist.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt gerade: „Warum fehlt das Ablagefach „In Bearbeitung“?“

Ganz einfach: Sie können nur einen Vorgang wirklich bearbeiten. Und der sollte vor Ihnen liegen. Alles andere ist entweder unbearbeitet (Eingang), oder Sie warten auf Rückmeldung von anderen Beteiligten (Wiedervorlage), oder es ist fertig. Vermeiden Sie es dringend, mehrere Dinge gleichzeitig anzufangen, sondern schließen Sie eine Tätigkeit am besten immer direkt ab.

Schritt 5: Durchhalten

Planen Sie die genannten Schritte in einem festen Turnus in Ihrem Kalender ein und wiederholen Sie die Vorgehensweise mindestens einmal im Jahr. So behalten Sie die neue Ordnung auch bei. Weisen Sie Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Unterlagen nicht einfach auf Ihrem Schreibtisch „abgeladen werden“, sondern in den Eingangskorb kommen. Oder, wenn der voll ist, auch mal warten müssen. „First in, first out“ ist ein sehr erfolgreiches Prinzip aus dem Lean Management.

Zusammenfassung: der perfekte Schreibtisch

Die genannten Schritte helfen Ihnen zu einem gut organisierten Schreibtisch, an dem sich im Zweifel auch andere Kollegen zurechtfinden. Die Schritte durchzuführen ist an sich nicht schwer, das Geheimnis des Könnens liegt im Wollen. Mit jeder Wiederholung wird der Aufwand des Aussortierens, Reinigens und Neuorganisierens geringer und es etabliert sich ein Standard. Übrigens: die Organisation der Schreibtische macht in der Gruppe noch viel mehr Spaß. Vielleicht können Sie Ihre Kollegen im gleichen Zimmer oder gar die ganze Abteilung davon überzeugen, mitzumachen.

Es grüßt aus Bayreuth,
Axel Schröder

Der Autor

Axel Schröder ist Unternehmensberater für KMU und Handwerk. Hauptschwerpunkte liegen im Prozessmanagement und Controlling. Aber auch im Online-Marketing sowie beim Aufbau der eigenen Webseite unterstützt er Unternehmen und Selbstständige. Auf seiner Seite https://axel-schroeder.de/ finden sich zahlreiche Beiträge über die genannten Bereiche. Ebenso sind bereits E-Books von ihm Umlauf, unter anderem „Online-Erfolg für Handwerker und Kleinunternehmen”. Für sein innovatives Beratungskonzept wurde er 2013 mit dem jährlich zu vergebenen Industriepreis ausgezeichnet.