Schneller Arbeiten: Mehr als 14 Tricks, die dein Arbeits-Leben vereinfachen werden
„Das Leben ist einfach, aber wir bestehen darauf, es kompliziert zu machen.“ (Konfuzius)
Jetzt ist der Moment gekommen wo du dir selber mal richtig auf die Schulter klopfen kannst, denn es ist beeindruckend was du jeden Tag leistest. Wie viele Aufgaben du erledigst, wie viel du anderen Menschen hilfst und wie viele tolle Gedanken du jeden Tag hast.
Du willst mehr Freizeit?
Dann musst du einfach schneller arbeiten!
Aber wie?
Ich zeige dir heute mehr als 14 Tricks, die dein Arbeitsleben vereinfachen werden. Je mehr du davon in deinen Alltag integrierst, desto mehr Freiraum und Freizeit kannst du gewinnen. Probier es aus!
Warum mehr als 14 Tricks?
Weil ich dir 14 zeige und hinzu kommen noch Tricks von Torsten Pretzsch vom ausdauerblog und Jan Bieler von einfach-besser-arbeiten.de
Reale Helferlein
Posteingang
Immer wieder sehe ich Büros, in denen auf dem Schreibtisch, auf Schränken und auf dem Boden -quasi auf jeder freien Fläche – Zettel und Briefe herumliegen.
Ein solches Chaos bringt nicht nur Unordnung in dein Büro sondern auch in deine Konzentration. Schaffe dir deshalb als erstes einen Posteingang an. Das kann ein Schuhkarton sein oder eine Ablage mit drei Fächern (Posteingang, in Bearbeitung, Postausgang). So eine Ablage bekommst du schon für wenige Euro zum Beispiel bei einem großen schwedischen Möbelhaus.
Gewöhne dir fest an, dass dein Posteingang gelehrt und abgearbeitet bzw. wegsortiert sein muss, bevor du dein Büro verlässt.
Scanner
Meine Papierberge bekomme ich mithilfe meiner Scanner in den Griff. Alle Dokumente lege ich damit digital in Evernote ab. Die geniale Suche des Programms lässt mich jedes Schriftstück schnell und problemlos wieder finden.
Zum Scannen nutze ich den Fujitsu ScanSnap iX500
und für das mobile Erfassen meiner Dokumente die App Scannable von Evernote.
Stempel
Dokumente, die ich im Original aufheben möchte, bekommen von mir eine Nummer gestempelt bevor ich sie einscanne. So kann ich alle Dokumente ohne System hintereinander in einen Ordner heften. Die Suche in Evernote nach einem gestempelten Dokument verrät mir an welcher Stelle im Ordner ich es finden kann. Zu diesem Vorgehen nutze ich einen Paginierstempel
Aber auch für viele andere Zwecke: Adresse, Kopie, Erledigt … sparen mir die richtigen Stempel viel Zeit.
Digitale Helferlein
E-Mail Programm
Alle meine E-Mails leite ich nach Google-Mail um. In deren neuen Programm „Google Inbox“ ist es möglich E-Mails in eine Wiedervorlage zulegen. Diese tauchen dann zu einer gewünschten Zeit wie von Zauberhand wieder im Posteingang auf. Mit diesem System ist es problemlos möglich seinen E-Mail Posteingang jeden Abend leer zu haben. Dieses Programm hat mir am meisten beim “schneller arbeiten” geholfen.
Das Zusatztool „Boomerang“ für Google-Mail ermöglicht es mir E-Mails erst zu einem späteren Zeitpunkt senden zu lassen. Damit erinnere ich zum Beispiel Teilnehmer einer Konferenz automatisch einen Tag vor dem Treffen an unseren Termin.
Aufgabenverwaltung
Wenn du meinen Blog schon länger liest, weißt du natürlich, dass ich alle meine Aufgaben mit dem Programm „Todoist“ verwalte. Wenn du dir den Todoist noch nicht angeguckt hast, mach das am besten jetzt sofort!
Notizbuch
Mein digitales Notizbuch ist Evernote. Dieses “Elefantengedächtnis” hat mir dabei geholfen nie wieder etwas zu vergessen. In Evernote speichere ich jede Idee, alle Notizen und auch Fotos von Dingen, die ich vielleicht nochmal brauche. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von Evernote gibt es hier.
Projektplanung
Um Projekte zu planen und den Status im Blick zu behalten nutze ich Meistertask. Auch meinen Redaktionsplan und den gesamten Workflow für meinen Blog und Podcast verwalte ich mit Meistertask.
Textbausteine
Jeden Tag schreibst du unzählige male die selben Dinge. Fast jede Mail beginnt mit”Sehr geehrte Damen und Herren,” und endet mit
“mit freundlichen Grüßen” oder “vielen Dank”. Statt jedes mal wieder in die Tasten zu tippen, kannst du diese Texte als Bausteine hinterlegen und mit einem Tastenkürzel abrufen.
Für Windows:
Für Mac:
Terminfindung
Die Sitzung ist endlich zu Ende, der letzte Punkt auf der Tagesordnung ist abgearbeitet. Alle wollen nach Hause.
Jetzt nur noch schnell einen Termin ausmachen für das nächste Treffen.
Nach nur weiteren 27 Minuten ist es geschafft.
Kennst du solche Terminfindungsschwierigkeiten? Klingt fast wie eine Krankheit.
Ich bin inzwischen immun dagegen. Das wirkungsvolle Gegenmittel ist Doodle.
Doodle ermöglicht es nicht nur Termine mit einer Gruppe zu finden, sondern auch Termine für ein Treffen mit dir voll automatisiert an zu bieten (Doodle meeet me).
Haushalt
Auch bei der täglichen Küchenarbeit kannst du leicht schneller arbeiten. Zum schneiden von Obst und Gemüse nutze ich kein Messer mehr sondern erledige die Arbeit um ein Vielfaches schneller mit dem Nicer Dicer
Und ich bin einer von den Menschen, die immer und überall von ihrem Thermomix schwärmen 😉
Mein Workflow gegen den Informationsoverkill
Torsten Pretzsch (ausdauerblog.de)
Unser modernes Leben dreht sich immer schneller und die Fülle an Informationen kann ein echtes Zeitproblem werden. Hier noch ein Artikel, da noch ein Tipp und dort das Video wolltest du auch noch schnell anschauen und schwupps – schon sind wieder wertvolle Minuten, ja manchmal Stunden vergangen.
Mir ging es lange Zeit so, dass ich mich schnell und einfach ablenken ließ. Mit viel Probieren habe ich dank einiger Tools Abhilfe geschaffen. Ich möchte dir im Folgenden meinen Workflow gegen den Informationsoverkill kurz vorstellen.
1. Pocket – der zentrale Informationssammelpunkt
Alle Artikel, Videos und Informationen, die ich später einmal genauer anschauen möchte, landen bei mir in Pocket. Pocket hieß früher einmal „Read it later“ und damit ist das Wesen des Programms schon erklärt. Es speichert Webseiten aller Art, zeigt sie in einem einheitlichen einfach zu lesenden Design und macht sie somit für dich überall zugänglich.
Die App gibt es für alle gängigen Systeme und Anwendungsfälle, ob Smartphone oder als Browser-Erweiterung oder Programm für deinen Rechner. Sehr praktisch, um unterwegs Wartezeiten zu überbrücken, zumal die Texte offline gespeichert sind. Das heißt, du brauchst nicht einmal einen Internetzugang dafür.
2. IFTTT – wenn das, dann das…
So richtig Spaß machen Apps und Tools, wenn alles automatisiert funktioniert. Und genau hier kommt IFTTT ins Spiel. IFTTT – heißt nichts anderes als: If this than that – wenn das, dann das. Du kannst unendlich viele Abläufe und Workflows mit diesem webbasierten Tool erstellen. Sehr praktisch!
Ich benutze für meinen Info-Workflow zwei Rezepte – so heißen die konfigurierbaren Abläufe in IFTTT. Zum einen landen Artikel aus meinem Feedreader mit einem Klick auf „später lesen“ automatisch in Pocket und zum anderen werden alle von mir als favorisiert markierten Artikel im Pocket automatisch in Evernote abgelegt.
3. Evernote – die eierlegende Wollmilclhsau unter den Notizbuch-Apps
Warum noch ein Tool? Nun Evernote ist mein zentraler Informationsspeicher – so etwas wie mein digitales Gehirn. Hier landen alle Ideen, Notizen, Pläne und so unendlich viel mehr, dass man ganze Bücher damit füllen könnte. Wenn es das nicht schon geben würde.
Ein Blick in die Funktionsvielfalt von Evernote anhand von praktischen Beispielen lohnt sich zu 100%. Evernote ist mehr als nur ein Notizbuch. Will ich die Info für immer archivieren, landet der Artikel in Evernote und dort kann ich dann bequem auf ihn jederzeit zugreifen.
Vielleicht fragst du dich nun, warum ich nicht gleich die Artikel in Evernote speichere? Zum einen finde ich die Optik in Pocket schöner, aber der Hauptgrund ist, dass mein Evernote nicht vollgemüllt werden soll. Nur ausgewählte der weit über 100 Artikel aus meinem Pocket landen schließlich im Archiv.
Über den Autor: Torsten Pretzsch ist 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu führen. Begonnen mit einer Laufrunde von nur 15 Minuten ist er Jahre später am Ziel. Er lief Marathon und absolvierte einen Ironman. Als Teamleiter und Projektmanager war dieser Weg nur durch gutes Selbstmanagement möglich. Schaue in seinem ausdauerblog vorbei und lass dich dabei unterstützen endlich mehr Sport zu machen.
Wie ich zu den besten Tools komme, um schneller zu arbeiten
Jan Bieler (einfach-besser-arbeiten.de)
Wie nutze ich ein Tool möglichst so, dass es mir einen wirklichen Mehrwert bietet und nicht auch noch Zeit verschwendet? Auf der Suche nach der Lösung habe ich einige Tools ausprobiert, habe damit herumgespielt und eher viel Zeit dafür aufgebracht.
Die Suche und das Zeit aufbringen hat schlussendlich etwas gebracht. Ich habe eine wichtige Erkenntnis erhalten. Nämlich die, dass die Verwendung von Tools wie Evernote, GMail, Outlook, Aufgabenplanern wie Todoist und Co. eigentlich nur Spielerei sind, solange man das wichtigste vergisst. Den Prozess.
Jedes Tool soll ein bestimmtes Problem oder gleich mehrere lösen, soll die Arbeit leichter und produktiver machen, mich schneller zum Ziel führen. Doch das funktioniert nur, wenn ich mir auch Gedanken über den Umgang damit mache. Effizientes Emailhandling heißt heute Zero Inbox oder 1 x am Tag ein leerer Posteingang. Meine Emails werden zu bestimmten Zeiten bearbeitet, gelöscht, archiviert oder landen als Aufgabe im Todoist. Wichtige Informationen lege ich in Evernote ab, meine Termine landen sofort im Kalender und ich lasse mich zu den richtigen Zeiten daran erinnern. Meine physische Post wird digitalisiert und in Evernote gespeichert, sodass ich jederzeit, überall und in Sekundenschnelle die richtigen Unterlagen finde. Meine Steuererklärung geht dadurch heute so einfach und schnell wie nie.
Und all das ist nur möglich und produktiv, weil ich die Tools aufeinander abgestimmt und mir einen Prozess dahinter eingerichtet habe.
Wie erreiche ich nun die Verbesserung, wie finde ich den richtigen Prozess? In der Regel beginnt alles mit einem Problem. Bei mir war es z.B. das Problem, dass ich lange dafür brauchte, um alle notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung zu finden. Auch so habe ich immer wieder in den verschiedenen physischen Ordnern suchen müssen. Das wollte ich ändern.
Geholfen hat mir dabei der Einsatz der Verbesserungs-KATA. KATA kommt aus der Kampfkunst und beschreibt regelmäßig ausgeführte Routinen und Bewegungen, die zur Perfektion führen. Mit ein paar einfachen Fragen kannst auch du dich an den für dich optimalen Prozess und Umgang mit den Tools heranexperimentieren. Anhand des Beispiels der Digitalisierung meiner privaten Unterlagen zeige ich dir, wie die KATA-Fragen funktionieren.
Frage 1: Was ist der Zielzustand?
Das Problem kenne ich bereits. Als erstes mache ich mir nun Gedanken über den Zielzustand, d.h. was möchte ich erreichen?
In meinem Fall wollte ich wenig Zeit für das Ablegen der privaten Unterlagen verwenden, digital darauf zugreifen können und schnell wiederfinden, was ich benötige.
Frage 2: Wie sieht der aktuelle IST-Zustand aus?
Nun darfst du dir nochmal vor Augen führen, wie der IST-Zustand gerade ist.
In meinem Fall hatte ich viele Ordner, getrennt nach Themen wie Versicherungen, Banken, Schriftverkehr, Garantien, Steuern, Gehaltsabrechnungen, Haus, usw. Mit der Zeit haben sich Fehler eingeschlichen. Versicherungen waren sowohl in Versicherungen als auch z.B. in Haus oder im Bankordner abgelegt. Steuerunterlagen entweder in Versicherungen, unter Hauskosten oder im Steuerordner. Die Suche danach war zeitraubend und nervig.
Frage 3: Welche Hindernisse halten dich aktuell davon ab, den Zielzustand zu erreichen?
Mit der Beantwortung der Frage geht man ein kleinwenig auf Ursachensuche. Erste Lösungsmöglichkeiten können sich davon ableiten lassen.
In meinem Fall wusste ich nicht, wie ich die Unterlagen möglichst schnell digitalisiert bekomme, wie ich sie beschriften und mit welcher Art von System ich sie ablege. Mir war nicht ganz klar, wie ich später danach suchen würde. Wenn alle Unterlagen digitalisiert sind, kann ich sie online und mit meinem Smartphone synchronisieren? Ist das überhaupt sicher? Welche Unterlagen kann ich danach entsorgen, was brauche ich noch im Original? Mich beschäftigten damals noch viele weitere Fragen, die mir fast den Mut zum weiter machen geraubt hätten. Aber mit Hilfe der folgenden Frage wird es wieder einfacher.
Frage 4: Welches eine dieser Hindernisse gehe ich als nächstes an?
Mit dieser Frage wirst du nicht gleich überfordert, denn damit gehst du ein Hindernis nach dem anderen an, ganz im Sinne der Salamitaktik. Unterfragen könnten sein:
- Was ist genau das Problem?
- Kann ich den Schritt oder die mögliche Lösung simulieren?
- Welche Information fehlt mir dazu und woher bekomme ich sie?
- Wer hat dieses Hindernis schon gelöst? Wie sieht diese Lösung aus?
- Welches Tool könnte in Frage kommen?
- Wer kann mir dabei helfen?
Frage 5: Was ist deshalb mein nächster Schritt und was kann ich daraus lernen?
Mit dieser Frage wird ein nächster Schritt einfach festgelegt und experimentiert. Welches Tool möchte ich ausprobieren? Kann ich es kostenlos testen? Wie muss es eingerichtet sein?
Erfüllt es meinen Anforderungen und Wünschen? Welche Erkenntnis nehme ich aus dem Schritt mit?
In meinem Fall habe ich einfach verschiedene Cloudservices angeschaut, mir probeweise Ordner auf der Festplatte oder verschiedene Strukturen an Notizbüchern in Evernote angelegt und mögliche Schlagwörter überlegt. Ich habe mit verschiedenen Scanmöglichkeiten, Ipad, Flachbettscanner usw. experimentiert. Keine Variante war in dem Fall wirklich brauchbar. Also habe ich mir einen Dokumentenscanner
angeschafft, mit dem ich in kurzer Zeit sehr schnell viele Dokumente gescannt bekomme. Am Ende habe ich mein System und die für mich idealen Prozesse und Tools gefunden.
Mit den Fragen der Verbesserungs-KATA wirst du nicht nur schneller im Umgang mit deinen Tools, sondern du kannst sie auf fast jeden Bereich deines Lebens und deiner Arbeit übertragen. Sie könnte auch dir helfen, die besten Lösungen und Prozesse zu finden und mit den besten Tools schneller zu arbeiten.
Wie Jan seine private Post digitalisiert erklärt er hier.
Du kennst viele dieser Tools schon?
Weißt du auch, dass es einen Unterschied zwischen Wissen und Nutzen gibt?
Welche Geräte, Programme und Dinge erleichtern dir deinen Alltag?
ich habe noch einen ergänzenden Tipp zu Trello. Nur wenige Nutzer wissen, dass sich Slack, ein Kommunikations- und Teammanagement-Tool mit Trello verknüpfen lässt.
Das ist super praktisch, weil man entweder ein ganzes Team gesammelt oder auch nur einzelne Teilnehmer informieren kann. Wen die Nachricht nicht betrifft, der sieht sie nicht.
Auf Wunsch erhält man eine Mail über neue Benachrichtigungen. Das ist dann praktisch, wenn man die App nicht dauernd geöffnet haben will.
Ich nutze die Verbindung Trello/Slack mit meinem Team einer Sprachenfirma. Meine anderen Teammitglieder sind 300 km entfernt, dank Slack und Trello ist das kein Problem. Auch die Blogorganisation, die ja untereinander abgesprochen werden muss, klappt so hervorragend.
So werden die persönlichen Treffen (die zwar nett sind, aber Zeit und Geld kosten) auf ein Mindestmaß reduziert und die Arbeit läuft trotzdem gut.
Viele Grüße
Christine
Was denkst du?