Schenke mir 25 Minuten und ich schenke dir täglich 60 Minuten mehr Zeit

Heute hau ich dir was um die Ohren. Und zwar 20 Tipps in 25 Minuten.

20 Tipps die dich sofort produktiver und fokussierter machen.

Natürlich ist es mit dem Hören/Lesen nicht getan. Du musst es selber in deinem Alltag umsetzen. Such dir die Tipps aus die dich ansprechen. Wenn du nur 5 davon in dein Leben integrierst, wirst du einen deutlichen Zeitgewinn merken.

Shownotes:

1. Mail Wiedervorlage:
   1. Spark Mail (Mac und iOS)
   2. Gmail Inbox (Android)
2. Evernote, die beste App für Notizen
3. Unroll.me der Dienst der in deinen Newslettern Ordnung schafft.

Hallo und ganz herzlich willkommen hier beim Podcast zum Thema Zeitmanagement von benjaminfloer.com. Ich habe mir heute das ehrgeizige Ziel gesetzt dir so viele Zeitmanagement-Tipps in kürzester Zeit zu vermitteln wie es geht und deswegen lass uns gar nicht lange um den heißen Brei herumreden. Du hörst ja keinen Zeitmanagement-Podcast, weil du viel zu viel Zeit über hast, sondern weil dir eben genau diese Zeit fehlt. Deswegen werde ich dir jetzt hintereinanderweg schnell ein paar Tipps und meine Gedanken dazu verraten. Hinterher filterst du dir einfach das raus, was dich angesprochen hat und fängst an diese Sachen umzusetzen. Okay? Auf geht's!

1. Stell dein Handy aus

Beziehungsweise stelle es lautlos. Vermeide alle Unterbrechungen, ganz besonders in Zeiten, wenn du fokussiert an einer Aufgabe arbeiten möchtest. Denn, was glaubst du wie viel Zeit dich eine Unterbrechung kostet? Nein, es ist nicht wie viele vermuten die Zeit wie lange die Unterbrechung dauert, sondern es ist diese Zeit plus im Schnitt 20 Minuten. Denn diese 20 Minuten brauchst du bis deine Konzentration wieder dasselbe Level erreicht hat wie vor der Unterbrechung. Mache dir doch mal den Spaß gleich auf deinem Handy oder deinem Computer nachzugucken, wie viele Benachrichtigungen du heute bekommen hast, wie viele WhatsApp-Nachrichten haben dich unterbrochen? Wie viele Messenger-Nachrichten? Wie viele Telefonanrufe? Wenn du diese Zahl alleine mal mit 20 multiplizierst (natürlich ist das nur ein Annäherungswert), dann kriegst du eine Ahnung davon, wie viel Zeit du einsparen könntest, wenn du all diese Unterbrechungen abstellst. Also stelle dein Handy so oft wie möglich lautlos oder nutze zum Beispiel den Nicht-Stören-Modus oder die App Freedom.

2. Schalte deine E-Mails in eine Warteschleife

Was hast du davon heute die E-Mail zu sehen, die du erst Dienstag brauchst? Wäre es nicht toll, wenn du wie früher in der klassischen Papierablage festlegen könntest, wann du diese E-Mail brauchst und wann sie in deinem Posteingang wiederauftauchen soll? Wäre es nicht noch toller, wenn ich dir sage: Ja, das geht! Und zwar geht das entweder, wenn du in der Apple-Welt unterwegs bist mit der App Spark und wenn du nicht in der Apple-Welt unterwegs bist, dann ist es die App Gmail Inbox. Bei beiden kannst du Mails in eine Warteschleife legen. 

3. Räume regelmäßig deinen Schreibtisch auf

Es ist tatsächlich so, dass du nicht nur schneller wirst dadurch, dass du die Sachen, die du brauchst, besser findest, sondern dass ein freier Schreibtisch auch deinen Geist freier macht. All die Dinge, die du sonst vor dir siehst, lenken dich die ganze Zeit ab. Und wenn dein Bildschirm mit 20 Klebezetteln voll ist, wenn du überall um dich herum Aufgaben liegen hast: die kaputte Glühbirne, die Rechnungen, die du noch bezahlen musst usw., dann kostet das dein Gehirn Rechenleistung und du kannst dich weniger gut auf deine aktuelle Aufgabe konzentrieren.

4. Notiere Ablenkungen für später.

Du kennst das sicher auch: zwischendurch kommt dir ein Gedanke und du denkst, den muss ich unbedingt verfolgen, das darf ich nicht vergessen und schon fängst du an das Ganze umzusetzen und bist von deiner eigentlichen Aufgabe weg. Das kennen vielleicht Frauen besonders gut. Ich beobachte das gerne bei Frauen, die irgendwas wo liegen sehen und sagen: Ach, das kann ich kurz noch unterwegs machen, wenn ich schon mal auf dem Weg in den Keller bin und im Keller muss ich noch das wegräumen... ach, dann mache ich das noch eben. Und schon ist der Tag um und man hat nicht das geschafft, was man sich eigentlich vorgenommen hatte.
Dazu ist ein kleiner Tipp: Schreibe all diese Sachen auf, und zwar in einem System, in das du regelmäßig reinguckst. Das kann etwas Einfaches sein wie ein Notizblock, das kann die Evernote App sein, irgendwas, wo du all diese Gedanken, die jetzt gerade nichts mit deiner Aufgabe zu tun haben, festhältst und dir dann später angucken kannst.

5. Mach regelmäßig Pausen!

Bei jedem Sportler kennen wir das. Sportler trainieren nicht am Stück, sondern wissen: ich muss eine Pause machen, damit sich in der Zeit der Muskel nicht nur regenerieren, sondern auch aufbauen kann. In der Schule gibt es alle 45 Minuten eine 5-Minuten-Pause, alle 90 Minuten eine längere Pause. Wir würden als Eltern einen Aufstand machen wie sonst was, wenn man anfangen würde unseren Kindern die Pause zu streichen, damit sie schneller fertig sind und schneller wieder zu Hause sein können. Weil wir wissen, dass es keinen Sinn macht nur am Stück Unterricht zu machen. Aber warum glauben wir denn dann bitte, dass das bei der Arbeit vollkommen in Ordnung ist und dass es da überhaupt nichts ausmacht einfach am Stück weiterzuarbeiten? Wenn es um uns selber geht, vergessen wir Pausen zu machen. Und wenn du langfristig erfolgreich sein willst, deine Konzentration hochhalten und letztendlich so (das ist der Witz) sogar schneller mit deinen Aufgaben fertig sein möchtest, mach regelmäßig Pausen.

6. Ändere die Arbeitsumgebung

Ich muss mal kurz den Vorhang aufmachen, das wird mir zu dunkel.
Ändere die Arbeitsumgebung, heißt, wenn du mit einem Gedanken nicht weiterkommst (wenn du die Möglichkeit in deinem Job hast), fange auch mal an, woanders zu arbeiten. Gehe in einen Park, um Ideen zu sammeln. Gehe in ein schönes Café, wo du dich wohlfühlst. Arbeite vielleicht sogar einen Tag mal in der Sauna. Also gehe bewusst in andere Arbeitskontexte, um auf andere Ideen zu kommen und vor allem um ablenkungsfreier arbeiten zu können, wo nicht der Kollege in der Tür steht und mal eben noch was will, wo nicht die ganze Zeit dein Telefon am Festnetzanschluss klingeln kann, sondern wo du in Ruhe arbeiten kannst.

7. Rieche an etwas Angenehmen

Wir glauben oft, wir beständen nur aus Hirnleistung. Es ist aber so, dass Gerüche einen Rieseneinfluss auf unser Leben haben. Wenn man sich da, wo man ist wohlfühlt, dadurch dass es gut riecht oder man etwas Angenehmes damit verbindet, kann dir das extrem dabei helfen deine Konzentration zu steigern. Also guck mal, was sind das für Gerüche, die dir guttun, die dir bei der Arbeit helfen. Es gab mal einen Komponisten, der hat zum Beispiel nur konzentriert gearbeitet, wenn er den Geruch von verfaulenden Äpfeln hatte. Das ist jetzt ein Geruch, den ich persönlich nicht besonders angenehm finde, aber kann natürlich durchaus sein, dass ihm das geholfen hat. Guck einfach, welcher Duft dir hilft dich wohlzufühlen und gucke, dass du dir den regelmäßig gönnst.

8. Stelle die Heizung ein bisschen höher

Es ist ein Trugschluss, viele meinen, man müsste beim Heizen immer sparen und die Idealtemperatur, wurde mir zumindest immer beigebracht, liegt so bei 20 Grad. Ich habe jetzt gelesen, dass die ideale Temperatur, um sich gut zu konzentrieren, zwischen 21 und 24 Grad liegt. Das ist natürlich individuell wieder ein bisschen verschieden, aber finde einfach herus, was deine Temperatur ist. Spiele ein bisschen herrum ober mache es prinzipiell mal ein bisschen wärmer und gucke, ob es dir hilft.

9. Gehe regelmäßig spazieren.

Etwas, was ich sehr gerne mache! Frische Luft ist das, was unser Körper braucht, um dauerhaft vernünftig arbeiten zu können. Wenn du jetzt sagst, so richtige Spaziergänge sind nicht meine Welt, dann steige doch mal zwei Stationen eher aus der Straßenbahn aus und laufe den Rest. Oder geh nur eine kleine Runde um den Block, dafür aber regelmäßig. Regelmäßig frische Luft hilft dabei konzentrierter zu arbeiten.

10. Schlafe ausreichend

Wir sind extrem gut darin an den Sachen zu streichen, bei denen wir glauben, dass sie nicht produktiv sind. Und Schlaf scheint nicht sehr produktiv zu sein, weil nicht viel dabei rauskommt. Aber ein ausgewogener Schlaf, also ein Schlaf, der ausreichend lang ist und der zur richtigen Uhrzeit stattfindet ist gold wert. Schau einfach mal, wann für dich die richtige Zeit zu schlafen ist. Es gibt Menschen, die morgens früh raus können, es gibt Menschen, die erst abends richtig warmlaufen. Und nutze diese Hochzeiten. Es wäre doch Verschwendung, wenn du abends am besten arbeiten kannst und du dann aber irgendwie in der Kneipe oder vorm Fernseher sitzt. Ich weiß, es ist auch nicht in jedem Job umsetzbar, manchmal muss man zu bestimmten Zeiten da sein, aber dann gucke zumindest, wann du deine privaten Bürozeiten am effektivsten machen kannst. Denn auch da gibt es immer eine ganze Menge zu tun wie Steuererklärung, Versicherungsschreiben usw.

11. Arbeite bei der richtigen Musik

Es gibt Menschen, die können bei Musik überhaupt nicht arbeiten. Ich habe lange Zeit gedacht, dass ich auch dazugehören würde und musste dann feststellen: Das stimmt überhaupt nich!. Ich brauchte nur die richtige Musik. Bei Radio und gerade bei deutscher Musik, wo die ganze Zeit auf Deutsch gesungen wird, war ich immer im Text und konnte mich nicht auf meine Aufgaben konzentrieren. Aber ich höre inzwischen viel Musik bei der Arbeit, um einfach in so eine Arbeitshaltung zu kommen und keine Geräusche von außen mehr zu hören. Ich mache das dann mit meinem Kopfhörer, höre dann Café del Mar oder Einaudi. Oder man findet auch bei YouTube kostenfreie Fokus-Musik oder schau einfach mal bei deinem Streamingdienst nach Fokus-Listen. Das ist wirklich eine richtig tolle Sache.

12. Entferne überflüssige Apps & Programme von deinem Startbildschirm

Wenn ich manchen Startbildschirm von Computern sehe, da fange ich schon fast laut an zu lachen und muss mich dann immer sehr beherrschen, weil die sind einfach komplett voll mit Dateien und Programmen und allem Möglichen. Die Leute suchen sich einen zurecht bis sie das finden, was sie gerade brauchen. Auch digital ist ein vernünftiges Aufräumen wichtig. Ich mache es inzwischen so, dass ich mich mindestens zweimal im Jahr hinsetze und meine Geräte komplett entschlacke. Das heißt auch, wenn die Sachen gar nicht direkt auf der Startseite sind, aber alles, was ich nicht mehr brauche in ein Archiv zu verschieben und alle Programme und Apps, die ich nicht regelmäßig nutze, auch zu löschen.

13. Nimm an weniger Konferenzen teil

Wir kommen von der Konzentration mehr so zum Thema Zeit sparen. Und zwar versuche an möglichst wenig Konferenzen teilzunehmen. Ich weiß, es gibt so manche Konferenz, wo man hinmuss. Aber frage dich, ob du wirklich hinmusst? Was würde passieren, wenn du einfach nicht kämst oder absagen würdest? Ich sage Konferenzen, die keine klare Tagesordnung haben, aus Prinzip ab, weil es macht keinen Sinn dahin zu gehen, wenn das Ziel der Konferenz noch gar nicht klar ist. Also prüfe für dich einfach nochmal, vielleicht gar nicht nur bei Konferenzen, sondern insgesamt in deinen Alltag, an welchen Terminen musst du wirklich teilnehmen und ist deine Anwesenheit wirklich nötig?

14. Delegieren

Gib auch mal Sachen ab. Das ist was, was vielen ganz, ganz schwerfällt, weil ich kann es doch besser als die anderen und bevor ich jemand anderem das erklärt habe, da habe ich es selber auch schon gemacht. Das mag beim ersten Mal stimmen, vielleicht auch noch beim zweiten und beim dritten Mal, aber wenn sich Aufgaben wiederholen und sie jemand anders für dich machen kann, musst du sie einmal vernünftig erklären und vielleicht noch zwei, drei Rückfragen beantworten und ab dem Moment musst du es nicht mehr machen. Das sind nicht nur Aufgaben, die du nicht magst, sondern manchmal gibt es tatsächlich auch Menschen, die etwas besser können als du. Auch da macht es Sinn Sachen abzugeben. Nicht nur im Unternehmen auf eine untere Ebene, sondern sich auch zu überlegen gibt es vielleicht Fachleute, die viel schneller sind als ich? Ich mache es inzwischen so, dass ich zum Beispiel für meinen Blog und Podcast ganz viele Routine-Schritte, wie das Einfügen von Bild, Unterschrift und Erstellen von dem Podcast-Feed, an meine virtuelle Assistentin abgebe. Die verdient ein gutes Geld damit. Ich muss mich damit nicht rumnerven und so haben wir alle was davon. Von daher guck mal, ob es nicht in deinem Arbeitsfeld oder auch in deinem Privatleben Sachen gibt, die du gut abgeben kannst? Und ja, natürlich kann das Geld kosten, wenn ich jemand mein Haus putzen lasse statt es selber zu machen, kostet das einfach Geld. Aber du musst dir überlegen, wenn ich dafür in der Zeit zum Beispiel mit meinen Kindern spielen kann, dann bezahle ich denjenigen nicht dafür, dass er mein Haus putzt, sondern dafür, dass ich es nicht tun muss und die Zeit für etwas anderes Schönes zur Verfügung habe. Dann muss man sich fragen, dieses andere, was ich dann in der Zeit machen kann, was ist mir das wert? Und wenn es mehr wert ist als das, was derjenige haben möchte, der es für dich macht, dann lohnt es sich auf jeden Fall zu delegieren.

15. Messe deine Zeit um Zeiträuber zu finden

Also schreibe regelmäßig auf, was wie lange dauert. Ich mache das nicht konsequent immer, sondern immer mal. Mal einen Monat am Stück alles aufschreiben, was ich mache und wie lange ich dafür brauche. Wenn man das nachher addiert, wie viel Zeit man bei Facebook verbringt, wie viel Zeit man vor dem Fernseher gesessen hat, ich sage mal, der Durchschnittliche guckt vielleicht 2 Stunden abends fernsehen, wahrscheinlich ist es sogar mehr, aber lass uns mit 2 Stunden rechnen. Bei 7 Abenden die Woche sind das 14 Stunden wöchentlich. Das sind im Monat 56 Stunden pro Woche. Das sind quasi anderthalb Arbeitswochen, die man sparen würde, wenn man abends einfach nicht mehr Fernsehen guckt oder zumindest nur noch gezielt und ab und zu.

16. Sortiere Newsletter aus

Dein E-Mail-Postfach ist wahrscheinlich ähnlich überlaufen wie meins und da drin waren lange auch viele, viele Newsletter. Bis ich unroll.me entdeckt habe. unroll.me greift auf dein Postfach zu, der erkennt, was potenzielle Newsletter sind und du kannst drei Sachen mit diesen Newslettern machen. Du kannst entweder sagen: Nein, das möchte ich gerne im Posteingang behalten oder du kannst sagen, mich bitte sofort austragen, will ich nicht mehr haben, interessiert mich nicht mehr. Das kann man mit sehr vielen Newslettern machen, die einen vielleicht eine Zeitlang interessiert haben. Ein wichtiger Hinweis an dieser Stelle. Nicht mit meinem Newsletter, weil der ist interessant für dich und da bleibst du bitte schön drinnen. Danke! Das dritte, was du mit Newslettern machen kannst, ist zu sagen, ich hätte gerne eine Zusammenfassung und dann bekommst du täglich eine Zusammenfassung mit allen Newslettern, die du an dem Vortag bekommen hast und kannst die einmal am Tag gebündelt lesen statt, dass sie immer wieder den Posteingang blockieren. Ich mache das zum Beispiel gerne in der Pause bei einem Kaffee, dass ich durch die Newsletters scrolle und habe dann soetwas, wie eine personalisierte Zeitung.

17. Meide Social Media

Das ist ein bisschen wie bei dem Aufzeichnen von Zeiten. Du musst dich da nicht ganz rausklinken, aber versuch mal zumindest die Zeit zu minimieren. Das kannst du zum Beispiel machen, indem du schon die Benachrichtigungen in den Einstellungen umstellt. Statt über alles benachrichtigt zu werden, kannst du nämlich auch einstellen, dass dich nur wichtige Benachrichtigungen interessieren. Wir haben doch alle den ein oder anderen Online-Freund, der andauernd Sachen postet, die uns einfach nicht interessieren. Das ist weder böswillig noch ist das alles Mist, was die Leute posten, aber es sind Sachen, die uns vielleicht einfach nicht interessieren. Dann kannst du ohne, dass du die Freundschaft beendest, oben das Abo beenden. Das kriegt der andere nicht mal mit. Aber du kriegst deutlich weniger Kram in deiner Timeline angezeigt, der dich nicht interessiert. Ich habe es teilweise sogar so gemacht, dass ich die Timeline in meinem Internetbrowser mit einem kleinen Zusatz-Tool, gerade in Chrome geht das gut mit so einem Plugin, abgestellt habe. Das heißt ich konnte Facebook komplett benutzen, ich konnte meine Gruppe bedienen, ich konnte was auf die Seite posten, ich konnte selber Posts machen, aber ich habe keine Posts von anderen Menschen gesehen. Da saß dann immer nur so eine kleine Katze, die sagte, hey, solltest du nicht arbeiten? Allein diese Frage hat mich total oft dazu gebracht dann statt bei Facebook weiter zu surfen einfach wieder an meine Arbeit zurückzukehren.

18. Verbinde ähnliche Aufgaben miteinander

Da habe ich auch schon mal eine eigene Folge zu gemacht beziehungsweise einen Blockpost zu geschrieben. Findest du auf meiner Seite, also wenn du auf benjaminfloer.com gehst und dann in den Blog, findest du rechts auch immer so ein Suchfeld, wo du nach allen möglichen Themen suchen kannst, die dich gerade interessieren. Da findest du auch das Kastensystem, wo es darum geht zu sagen, ich fasse alle Aufgaben zusammen, die einen ähnlichen Arbeitskontext haben. Das heißt, ich fasse zum Beispiel alle Telefonanrufe zusammen. Ich schreibe mir die in den Todoist, versehe sie mit dem Telefon Etikett und kann dann über die Filterfunktion rausfinden, welche Telefonanrufe ich heute machen muss. Oder ich fasse alle E-Mails zusammen. Das heißt ich muss nicht für jede Mail, die ich schreiben will, das E-Mail-Programm wieder neu öffnen, was schon Zeit kostet und was noch viel schlimmer ist, ich sehe dann immer noch, wer mir in der Zwischenzeit alles geschrieben hat. Auch das kostet ohne Ende Zeit, statt dass ich einmal am Tag mein E-Mail-Postfach aufmache, alle Mails schreibe, die ich an dem Tag schreiben will und dann mache ich das Programm wieder zu.

19. Hör auf mit Multitasking

Es funktioniert nicht. Multitasking funktioniert nicht. Nein, auch nicht, wenn du eine Frau bist. Ich sage dir ganz ehrlich, es geht nicht. Du musst dir das so vorstellen: dein Gehirn ist ein bisschen wie eine Computerfestplatte. Da würdest du auch sagen, der Computer kann doch mehrere Sachen auf einmal. Nein, kann er nicht, der wechselt nur sehr, sehr schnell zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her, sodass es für dich so wirkt als wäre das gleichzeitig. Nur dein Gehirn ist nicht ganz so schnell wie ein Computer. Ein Gehirn springt dann immer zwischen den Aufgaben hin und her und letztendlich bist du langsamer, wenn du Multitasking verwendest, als wenn du dieselben Aufgaben konzentriert fokussiert hintereinander abarbeitest.

20. Schreibe abends eine To-Do-Liste für den nächsten Tag

Es funktioniert nicht morgens aufzustehen, dann hast du vielleicht noch eine Morgenroutine und dann setzt du dich hin und fragst dich, ach, was könnte ich denn heute mal machen? Das erste, was dann viele machen, ach, dann rufe ich doch erst mal E-Mails ab. Dann fangen sie an, an diesen Aufgaben zu arbeiten. Das hat aber zur Folge, dass sie sich als erstes mal mit dem beschäftigen, was andere von ihnen wollen. Sie reagieren nur auf die Wünsche und Anfragen anderer statt sich selber zu überlegen, wie sie agieren wollen. Also sie reagieren statt zu agieren. Das Ganze kannst du ganz einfach verhindern, indem du dich abends hinsetzt und schon einen Plan für den nächsten Tag machst. Was möchte ich morgen tun? Dann halte ich 3 Dinge fest, die ich morgen auf jeden Fall erledigen muss und diese 3 Sachen priorisiere ich noch. Und alle anderen Dinge, die mir einfallen, die sind verboten bis diese 3 erledigt sind. Die sind also nicht nur weniger wichtig, nein, sie sind sogar verboten, die sind Gift. So muss ich mich morgens nicht damit beschäftigen, was mache ich denn heute, sondern ich weiß schon, wenn ich im Bett liege, was ich heute noch machen muss.
Dann springe ich auf und lege los. Beziehungsweise schiebe dazwischen noch meine Morgenroutine ein.

Vielleicht ist das noch Tipp 20a: Du brauchst eine vernünftige Morgenroutine und eine vernünftige Abendroutine. Dazu findest du ganz viele Sachen bei mir auf dem Blog. Es gibt auch ein Buch/Hörbuch dazu. Wenn du einfach mal nach Morgenroutine suchst oder dich in meinen Produkten umschaust, wirst du da einiges finden.

Das waren 20, wie ich finde, Knaller-Zeitmanagement-Tipps in 24 Minuten. Ganz viele Sachen davon findest du auch in meinem Zeitmanagement-Halbjahrs-Kurs, der alle drei Monate seine Türen öffnet. Wenn du dich dafür interessierst, guck mal nach benjaminfloer.com/tretmuehle, dann landest du bei meinem „Raus aus der Tretmühle“-Kurs, wo du die ganzen Inhalte sehen kannst oder in Live-Seminaren erkläre ich diese ganzen Tipps dann noch viel ausführlicher. Ich habe jetzt gerade nochmal eine Woche gemacht: 3 Tage Zeitmanagement-Seminar. Wenn du an sowas Interesse haben solltest, schreibe mich auch gerne an oder wir nehmen das Ganze in ein Einzel-Coaching. Also es gibt so viele Möglichkeiten sich mit diesem tollen Thema zu beschäftigen und mehr freie Zeit rauszuschlagen für all die Dinge, die dir wirklich wichtig sind. Noch mehr als 20 Tipps fand ich jetzt einfach für eine Folge übertrieben, von daher belassen wir es mal dabei und ich sage, Tschüss bis zum nächsten Mal.
Schreib mich einfach an und ich freue mich zu hören, was deine Themen sind, was sind deine Fragen? Vielleicht hast du dann auch Tipps für mich. Besonders an neuen Tools bin ich immer sehr interessiert.

Ciao, mach’s gut.