Ist Time Blocking die Lösung für weniger Stress?

Time-Blocking ist eine Methode im Zeitmanagement, bei der Aufgaben, die sich ähnlich sind zusammengelegt werden, z.B. Telefonieren. Dadurch soll vermieden werden, dass andere Aufgaben ständig unterbrochen werden und man so einfach nicht zum Ende kommt. Legt man dagegen ähnliche Aufgaben zusammen, können andere Tasks schneller erledigt werden. Ich arbeite bereits seit Jahren mit Time Blocking.

Wie geht Time Blocking?

Auf den ersten Blick sieht mein Kalender so aus, als wäre ich ein unglaublich beschäftigter Mensch. Mein Kalender beginnt morgens um 06:00 Uhr bis abends um 21:00 Uhr. Das bringt mein Job als Seelsorger mit sich, da ich auch sehr viele Abendtermine habe. Allerdings ist mein Tag keineswegs streng durchgetaktet, wie es das Time Blocking vorsieht.

Der Grund: Das Leben ist unberechenbar.

Insbesondere wenn man Kinder hat oder sich um ältere Familienmitglieder kümmert, können unheimlich viele unvorhergesehene Dinge passieren, die man gar nicht in den Kalender einpflegen kann. Es gibt den schönen Spruch: Der Mensch plant – Gott lacht. Im Fall von Familien würde ich den Spruch umdrehen und sagen: Die Eltern planen – das Kind lacht.

Dennoch gehört ein bisschen Planung dazu. Dabei ist es jedoch wichtig, dass du dir Puffer in deinem Kalender einbaust, damit du genug Zeitraum für diese unvorhergesehenen Ereignisse hast.

Mein Planer

Ich habe einen Plan für mich entwickelt. Dieser hat 6 Felder und jedes Feld ist 1 Stunde lang. Für jede Tätigkeit ist ein Feld vorhanden, in das ich meine Aufgabe eintrage.

Natürlich passt nicht alles in diesen Plan. Aber dies ist auch gar nicht beabsichtigt, denn der Planer zeigt mir nur auf, was ich realistisch schaffen kann. Im Gegensatz passen in den Kalender unendlich viele Tasks und am Ende hab ich wieder zu viel gearbeitet. Durch die Begrenzung des Planers und der Fokus auf die wichtigsten Dinge am Tag, ist eine natürliche Begrenzung deiner Aufgaben schon eingerichtet. Dies schützt dich vor Leerlauf und du hast einen genauen Überblick, was an diesem Tag oder dieser Woche ansteht.

In diesem Sinne kannst du auch Pufferblöcke setzen. Auf jeden Fall solltest du beachten, dass du nicht mehr als die Hälfte der Zeit mit Aufgaben verplanst. Es ist wichtig, dass du auch deine Freizeit, deine Zeit mit der Familie und deine Eigenzeit in die Blöcke schreibst. So schaffst du einen Ausgleich zwischen Anspannung und Entspannung.

Die PDF Planer Vorlage findest du hier

Zwei-Kalender-Methode

Natürlich ist es sinnvoll, bestimmte Tätigkeiten zusammenzulegen. Du kannst Büroarbeiten am Stück erledigen, deine Telefonate oder bestimmte Besorgungen zusammenfassen. Dies ist besonders zu empfehlen, wenn du diese Tätigkeiten nicht jeden Tag neu planen musst, sondern diese Blöcke grundsätzlich oder wöchentlich festlegst. Dadurch werden deine Termine zuverlässig und regelmäßig. Mit einem digitalen Kalender geht das sehr einfach.

Ich habe gute Erfahrungen mit der zwei-Kalender-Methode gemacht. Ich habe mir zwei Kalender angelegt und in einen davon alle meine Blöcke eingetragen, z.B. Haushalt, Sport und auch Zeit mit Freunden. Diese Planung bedeutet einmalig viel Arbeit. Allerdings ist das Ergebnis eine Art Schablone oder Vorlage für eine Woche, in der alles drin ist, mit dem du zufrieden wärst. Bei der Planung beginnst du am besten mit den Terminen, die für dich oder dein Unternehmen wichtig sind

Bei der Wochenplanung legst du diese Schablone hinter deinen Plan. Dazu aktivierst du einfach beide Kalender in deiner bevorzugten Kalender-App.

Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen

Natürlich ist diese Schablone eine schöne Idealvorstellung. Sie wird wahrscheinlich niemals so stattfinden, da das Leben nun mal nicht so funktioniert. Allerdings kann du eine Vorhersage treffen und dir schon im Vorfeld Zeit freiräumen.

Es kommt ein wichtiger Termin rein, den du unbedingt annehmen musst, dieser liegt jedoch mitten in deinem Time Block für deine Eigenzeit. Eine Entscheidung muss her! Du musst also diesen Time Block für deine Eigenzeit woanders hinschieben. Dadurch, dass du aber konsequent deine Woche durchgeplant hast, kannst du entscheiden, was du streichen kannst und nichts dem Zufall überlassen.

Dadurch wirst du selbstbestimmter und unabhängiger von der Zeitplanung anderer Leute. Dies bedeutet aber auch, dass andere Dinge nicht konsequent durchgeführt werden können und auf die nächste Woche geschoben werden müssen.

Ich persönlich bin auch mittlerweile davon abgegangen, sofort Zeiten für Aufgaben oder Termine freizuräumen, die ich gerade reinbekommen habe. Dafür habe ich mir einen Block eingerichtet, in dem ich das ganz in Ruhe erledigen kann. So kann ich an einem Stück alle Aufgaben ganzheitlich planen. Zur Sammlung meiner Aufgaben, die über den Tag bei mir eintrudeln, habe ich ein digitales Bullet Journal. Dort liegen die Aufgaben, bis ich die Wochenplanung mache. Das Bullet Journal findest du bei mir im Shop.

Theorie und Praxis

Das Time Blocking ist absolut individuell. Eine Pflegekraft wird einen vollkommen anderen Plan und andere Blöcke haben als ein Business Manager. Es kommt sowohl auf den Beruf als auch auf deine familiäre Situation und deinen persönlichen Einstellungen.

Es ist also ein sehr umfangreicher Prozess herauszufinden, wie deine persönliche ideale Woche aussieht und wie deine Blöcke realistisch eingeplant werden können. Dabei ist es essentiell wichtig, zu beachten, dass du immer Pufferzeiten brauchst, diese dürfen nicht in all deinen Tasks untergehen.

Dies erreichst du, indem du weiße Blöcke freilässt oder ganz direkt Blöcke einplanst, die du „Puffer“ nennst. So mache ich es. Ich habe jeden Freitagnachmittag einen Puffer, damit ich Dinge, die unbedingt in dieser Woche noch erledigt werden müssen, in diesem Puffer abarbeiten kann. Dadurch gerät meine Planung nicht durcheinander. Ein krankes Kind wirft mich dadurch nicht mehr aus der Bahn.

Mein Angebot

Wie du sehen kannst, ist diese Arbeit von Zeitmanagement ein sehr aufwändiger Prozess. Wenn du dabei Unterstützung benötigst, kontaktiere mich gern über das Formular. Wir können ein kostenloses Kennlerngespräch vereinbaren und gemeinsam besprechen, in welchen Bereichen ich dich unterstützen kann.