Die Strategie Nr. 1, die deine Wochenplanung abheben lässt (Gastartikel)

Steigere deine Produktivität ungemein mit einer guten Wochenplanung. Das geht zum Beispiel sehr gut mit Evernote. Thomas Mangold zeigt dir in diesem Gastartikel wie er seine Woche plant und welches Tool er dafür nutz:

Das Thema Wochen-Planung ist ein sehr spannendes, denn dabei kann man eine gute Vorselektion für die Einteilung der Tagesaufgaben treffen.

Ich empfehle für die Wochenplanung Evernote zu verwenden, und zwar aus zwei Gründen: Einerseits lässt sich damit die Eisenhower-Matrix sehr schön umsetzen und andererseits kann man nicht nur auf Tagesbasis, sondern auch auf Wochenbasis die „Eat the frog“-Aufgaben definieren.

Falls du mit den Begriffen Eisenhower-Matrix und „Eat the frog“ nicht viel anfangen kannst, dann lies bitte in diesen Artikel zum Thema Tagesplanung nach.

Meine Wochen Planung mit Evernote

Um die Wochenplanung mit Evernote umsetzen zu können, muss man mehrere Notizbücher anlegen. Da wäre zum Beispiel das Stapel-Notizbuch „Wochenplanung“. In diesem Stapel-Notizbuch befinden sich die Notizbücher „Inbox Wochenplanung“, „Eat the frog“, „wichtig und dringend“, „wichtig und nicht dringend“, „nicht wichtig und dringend“, sowie das Notizbuch „nicht wichtig und nicht dringend“.

Notizbuch „Inbox Wochenplanung“

Alle Aufgaben die anfallen, sammle ich im Notizbuch „Inbox Wochenplanung“. Ganz egal um welche Art von Aufgaben es sich handelt, alle landen zunächst mal in diesem Notizbuch. Pro Aufgabe erstelle ich jeweils eine Notiz in Evernote.

Von diesem Notizbuch aus verteile ich dann (meistens am Wochenende) die Notizen auf die weiteren Notizbücher.

Das bedeutet, dass dieses Notizbuch am Montag vollkommen leer ist und alle Notizen dementsprechend auf die anderen Notizbücher verteilt sind.

Notizbuch „Eat the frog“

In diesem Notizbuch landen die unangenehmsten Aufgaben der Woche. Also im Prinzip all jene Aufgaben, die du gerne immer und immer wieder aufschieben würdest.

Wenn du also bei einer Aufgabe den Impuls „wähhh die mag ich ja gar nicht machen“ verspürst, dann ist sie in diesem Notizbuch genau richtig aufgehoben.

Notizbuch „wichtig und dringend“

In diesem Notizbuch landen alle Aufgaben die du als wichtig und auch dringend empfindest. In der Regel solltest du darauf achten, nie eine Aufgabe dringend und wichtig werden zu lassen, aber manchmal lässt es sich einfach nicht vermeiden.

Notizbuch „wichtig und nicht dringend“

Wenn deine Aufgaben in diesem Notizbuch landen, dann sind sie hier goldrichtig. Denn dann hast du noch genügend Zeit sie abzuarbeiten, bevor sie überhaupt dringend werden. Wenn du die meiste Zeit über Aufgaben aus diesem Notizbuch abarbeitest, dann hast du ein sehr gutes Selbstmanagement.

Notizbuch „nicht wichtig und dringend“

In diesem Notizbuch sollten fast nur Notizen von Aufgaben landen, die du delegierst. Der große Vorteil ist, dass Evernote auch eine Erinnerungsfunktion hat. Delegiere ich Aufgaben aus diesem Notizbuch, programmiere mir eine Erinnerung wann die Aufgabe erledigt sein soll, um überprüfen zu können ob sie von demjenigen an den ich sie delegiert habe auch tatsächlich erledigt wurde.

Notizbuch „nicht wichtig und nicht dringend“

Ab und an landen auch in diesem Notizbuch Aufgaben. Und wenn es so ist, dann weiß ich, dass ich diese guten Gewissens wieder löschen kann.

Die Reihenfolge der Abarbeitung

Am Wochenende solltest du die Notizen aus dem Notizbuch „Inbox Wochenplanung“ in die anderen Notizbücher verteilen.

Am Montag starte ich immer mit den im „Eat the frog“ – Notizbuch befindlichen Aufgaben. Habe ich diese unangenehmen Aufgaben mal erledigt, liegt der schwierigste Part der Woche schon hinter mir und ich kann voll motiviert und mit freiem Kopf alle weiteren Aufgaben die noch anstehen abarbeiten.

Nachdem alle „Eat the frog“ – Aufgaben erledigt sind, folgen die dingenden und wichtigen Aufgaben. Idealerweise handelt es sich dabei allerdings nur um Aufgaben, die du nicht selbst beeinflussen kannst. Also wenn dein Chef beispielsweise zu dir kommt und dir plötzlich eine neue Aufgabe zuteilt, die am besten sofort erledigt sein sollte.

Sind alle wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt, folgen die wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben. Damit solltest du auch den Großteil der Woche beschäftigt sein, denn das sind jene Aufgaben die du terminiert hast und noch bevor sie dringen werden abarbeitest.

Erst wenn auch diese erledigt sind, solltest du dich um alle anderen Aufgaben (jene mit niedriger Priorität) kümmern die noch zu erledigen sind.

Fazit für dein Selbstmanagement

Wenn du nach diesem System einige Wochen vorgehst, wirst du sehr schnell ein Gefühl dafür entwickeln und deine Produktivität wird sich enorm steigern. Es wird dir dann keine Probleme mehr bereiten deinen Aufgaben die richtige Priorität zu geben.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Liebe Grüße aus Wien,

Thomas

P.S.

Hier gibt es einen Artikel zur Tagesplanung.

Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht. Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcasts, sowie den Teilnehmern meiner Video-Kurse, Coachings und Seminare dabei, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um dieses Ziel zu erreichen!