Getting Things Done ® : Effektives Zeitmanagement dank GTD (Gastartikel)

So verhilft dir die GTD®- Methode zu einem Produktivitäts-Boost

Wer kennt das nicht - Tagtäglich kommen neue Aufgaben zu unserem ohnehin schon umfangreichen Workload hinzu und wir fragen uns: Wie soll ich das nur schaffen?

Wer an diesem Punkt steht und sich von seiner langen To-Do Liste überfordert fühlt, für den lohnt es sich definitiv einen Blick auf die Getting Things Done Methode zu werfen.

Das steckt hinter GTD

Getting Things Done ist eine Zeitmanagement-Methode des US-amerikanischen Autors David Allen, die dir dabei hilft deinen täglichen Arbeitsablauf systematisch zu strukturieren und produktiver zu werden.

Laut David Allen sind unser Produktivitäts-Level und unsere Fähigkeit zu entspannen fest miteinander verbunden. So richtig abschalten können wir nur, wenn wir nicht ständig gedanklich unseren “open loops”, also unseren noch nicht erledigten Aufgaben, nachhängen.

Dank der GTD-Methode soll es nun gelingen, uns nicht in diesen bedrängenden Gedanken zu verlieren, sodass wir uns vollstens auf die Aufgaben konzentrieren können, die derzeit dringend zu erledigen sind. Echte GTD-ler haben also genau zum richtigen Zeitpunkt die nächste, notwendige Handlung im Kopf und verlieren sich nicht im Aufgaben-Chaos.

Das 5-Phasen Prinzip in GTD

Um den Überblick und die Kontrolle über unsere Aufgaben und Termine zu behalten, empfiehlt David Allen sich an die Durchführung der folgenden fünf Phasen zu halten:

Sammelphase

Diese Phase dient dazu, den Kopf freizubekommen. In der Sammelphase soll weder kategorisiert noch priorisiert werden - halte einfach alles fest, was in diesem Moment deine Aufmerksamkeit fordert. Alle materiellen und immateriellen Dinge sollten in Eingangskörben, sogenannten “Inboxes” zusammengetragen werden. Richte dir zum Beispiel für eingehende E-mails ein spezielles GTD-Postfach ein oder lege Unterlagen in einen Korb auf deinem Schreibtisch ab. Auch Objekte, die auf den ersten Blick nicht unbedingt etwas mit deinen täglichen Aufgaben zu tun haben, wie beispielsweise der neue Flyer vom Pizzaservice, werden in die “Inboxes” abgelegt.

Außerdem solltest du alle Gedanken, die dir im Kopf herumschwirren, festhalten. Das kannst du sowohl digital, als auch mit Stift und Notizbuch tun.

Für die Sammelphase wirst du beim ersten Mal etwa ein bis zwei Tage brauchen. Anschließend kannst du an dein bestehendes System anknüpfen.

Verarbeitungs- und Organisationsphase

Nachdem du nun alles zusammengetragen hast, ist es wichtig alle festgehaltenen Gedanken und Objekte zu bewerten, um zu entscheiden ob und wie diese angegangen werden sollen. Dazu erstellst du dir verschiedene Listen, auf denen du diese notierst.

Um herauszufinden wie du mit den Dingen in deiner Inbox verfahren solltest, stelle dir die folgenden Fragen:

1. Ist die Sache umsetzbar?

Frage dich, ob die Sache ein Handlung deinerseits erfordert, also ob du wortwörtlich etwas tun musst, um die Sache als erledigt ansehen zu können. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, hast du folgende drei Möglichkeiten:

● Du entsorgst sie.

● Die Sache beinhaltet Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sein

könnten (bspw. ein Zeitungsartikel, der dich interessiert). Du setzt sie also auf deine

Reference-Liste.

● Die Sache erfordert momentan keinerlei Handlung. Das könnte sich aber mit der Zeit

ändern, also behältst du sie im Blick und schreibst sie auf die Someday- Liste. Das könnte beispielsweise dein Wunsch danach sein, endlich ein eigenes Buch zu verfassen oder endlich nach Japan zu reisen.

2. Wie viele Handlungsschritte sind erforderlich?

Nach GTD-Definition ist alles, was mehr als eine Unteraufgabe beinhaltet, bereits ein Projekt und wird von dir auf die Master Project-Liste gesetzt. Danach bestimmst du die Handlung,

die das Projekt als nächstes erfordert und schreibst sie auf deine Next Actions- Liste. Diese Liste beinhaltet ausschließlich Dinge, die so schnell wie möglich angegangen werden müssen. Jeder Aufgabe wird nun ein Kontext zugewiesen. Das kann beispielsweise der Ort sein, an dem sie erledigt werden muss oder die Priorität, die du ihr zurechnest. Auf diese Weise kannst du ganz leicht nach passenden Aufgaben filtern und weisst genau, was zu tun ist.

3. Kann die Sache in weniger als 2 Minuten erledigt werden?

Ist dies der Fall, solltest du sie sofort angehen. Schiebst du sie auf, setzt sie auf eine Liste oder delegierst sie an jemanden, kostet dich das viel mehr Zeit.

4. Kann die Sache von jemand anderem übernommen werden?

Sobald eine Sache unkompliziert delegiert werden kann, solltest du sie weitergeben. Setze sie auf deine Waiting for-Liste, um sie nicht aus den Augen zu verlieren und das Follow up nachverfolgen zu können. Auf diese Liste kommen ebenfalls Dinge, die aus zeitlichen Gründen nicht sofort angegangen werden können, da du beispielsweise noch auf Antwort von einem Kollegen warten musst.

5. Muss die Sache zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden?

Falls für diese Sache ein bestimmtes Fälligkeitsdatum besteht, notiere sie auf deiner Kalender-Liste.

Prüfphase

Du solltest mindestens einmal wöchentlich deine Listen durchsehen. David Allen beschreibt dies sogar als essentiellen Erfolgsfaktor. Verzichtest du darauf, können dir allzu leicht wichtige Dinge entfallen und du vergisst beispielsweise einen Termin in deinen Kalender einzutragen oder deine Next Actions-Liste zu aktualisieren.

Durchführungsphase

Geschafft- du hast deine Inboxes eingerichtet und deinen eigenen GTD-Prozess eingerichtet. Jetzt kannst du ganz auf das System vertrauen und dich an die Arbeit machen.

Digitales Getting Things Done®

Projektmanagement Tools bieten eine Fülle an Funktionen, die dir die Umsetzung von GTD ungemein erleichtern können. So kannst du beispielsweise jederzeit und von überall aus auf deine Aufgaben und Projekte zugreifen, denn die meisten Tools sind plattformübergreifend und von allen gängigen Endgeräten aus nutzbar.

Zudem erfordert manuelles Getting Things Done einen hohen Papier- und Lageraufwand. Anders als beim sonst so üblichen Zettelchaos, kann in den Tools nur schwer etwas verloren gehen.

Viele Anwendungen beinhalten außerdem eine Benachrichtigungsfunktion, dank derer du anstehende Deadlines nicht versäumen kannst. GTD kann mit den unterschiedlichsten Projektmanagement Tools umgesetzt werden. Hier eine beispielhafte Aufstellung:

Zenkit

Zenkit bietet dir die Möglichkeit deine Ideen, Termine und Projekte so zu organisieren, wie du es möchtest. Das Tool kann Aufgaben als Kanban-Board, To Do-Liste, Kalender oder Tabelle anzeigen und hilft dir so dabei jedes Projekt individuell anzugehen. Dank der Offline-Funktion kannst du auch bei schlechter Internetverbindung genau da weiterarbeiten, wo du zuvor aufgehört hast. In Zenkit kannst du außerdem Aufgaben mit Tags versehen und so das Kontextprinzip von GTD unkompliziert umsetzen. Projekte und Aufgaben kannst du in

Zenkit ganz einfach mit Freunden und Familie teilen - Das Tool ist bis zu 5 Personen kostenlos nutzbar.

Todoist

Todoist verfügt über viele Funktionen, die es dir ermöglichen, Aufgaben und Projekte orts-und zeitunabhängig zu verwalten. Die Aufstellung von GTD-Listen kann das Tool ganz unterschiedlich unterstützen. Beispielsweise verfügt das Tool über eine integrierte Erinnerungsfunktion, so schaffst du es keine einzige Aufgabe aus dem Blick zu verlieren. Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben gliedern, mit mehreren Teammitgliedern teilen und weiterdelegieren. Das Tool synchronisiert all deine Listen zwischen Telefon,Tablet und Pc, so kannst du jederzeit und an jedem Ort auf deine To-Dos zugreifen.

(Hier geht es zu Benjamins Einstiegskurs in den Todoist)

TheBrain

Die Macher von TheBrain bezeichnen das Tool als „The Ultimate Digital Memory”. Listen lassen sich in Mind-Map Ansicht betrachten und gewähren dir so einen umfassenden Überblick über deine Aufgaben. TheBrain verfügt zudem über eine Benachrichtigungsfunktion, die dich über anstehende Deadlines informiert. Für Einzelpersonen ist die Anwendung kostenlos nutzbar. Wenn TheBrain im Team genutzt werden soll, fallen allerdings Kosten an.

Wenn du mehr über die Methode von David Allen erfahren möchtest, schau dir sein Buch "Die Dinge geregelt kriegen" an.

Maja Könninger

Seit Abschluss ihres Internationales Marketing Management Studiums an der Karlshochschule International University unterstützt Maja Könninger das Karlsruher Start-up Zenkit im Bereich SEO und Onlinemarketing. Im Jahr 2016 hat Zenkit sein gleichnamiges Produkt auf den Markt gebracht – eine unkomplizierte und benutzerfreundliche Projektmanagement Lösung.