E-Mails in den Griff bekommen
Jeder von uns nutzt täglich E-Mails. Oft sind wir davon genervt. Die eigentliche Idee der E-Mail war es, unser Leben zu vereinfachen und Kommunikation schneller und effektiver zu machen.
Vor dem Aufkommen von E-Mails wurden Nachrichten als Brief oder Telegramm, später auch – als die ersten beiden digitalen Übertragungsverfahren –als Fernschreiben und Teletex sowie als Fax übermittelt. Ende der 1980er Jahre begann dann der Erfolgsweg der E-Mail – sie war eine der ersten Anwendungen, die die Möglichkeiten des Arpanets nutzten. Die Einführung von E-Mail wurde nicht gezielt geplant, sondern eroberte das Netzwerk wegen des Benutzerverhaltens. Das überraschte die Arpanet-Initiatoren, denn noch 1967 hatte Lawrence Roberts, der spätere Leiter von IPTO, gesagt, die Möglichkeit des Austausches von Botschaften unter den Netzwerkteilnehmern sei kein wichtiger Beweggrund, um ein Netzwerk von wissenschaftlichen Rechnern aufzubauen („not an important motivation for a network of scientific computers“). (http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail)
Leider sind mit dem Empfangen und Lesen von E-Mails neben vielen Vorteilen auch etliche Ärgernisse verbunden. Doch schauen wir zunächst auf die Vorteile.
Der Segen der E-Mail:
- schnelle Kommunikation: das Überbringen einer Nachricht innerhalb weniger Sekunden ist ein deutlicher Vorteil gegenüber einem Brief und sogar gegenüber dem Fax.
- asynchrone Kommunikation: anders als beim Telefon muss der Gesprächspartner nicht gleichzeitig Zeit haben um mit ihm zu kommunizieren.
- Dateianhang: an eine E-Mail können Dokumente in vielen Formaten angehängt werden.
- weltweite Verbundenheit: das Internet und die E-Mail haben die Welt enger zusammen gebracht. Freundschaften, Geschäftskontakte und sogar große Lieben sind ortsunabhängiger geworden.
- geringe Kosten: ein Brief innerhalb Deutschlands kostet inzwischen 62 Cent, eine E-Mail weltweit kostet nichts.
Der Fluch der E-Mail:
- Antworten bleiben aus: in den letzten Jahren hat die Unsitte zugenommen auf E-Mails erst sehr spät oder gar nicht zu antworten.
- Spam: E-Mail ist als Massenmedium auch interessant für Werbetreibende. Leider gilt das auch für unerwünschte Werbung. Regelmäßig soll man seine Pin eingeben und seinen Penis vergrößern lassen.
- Konflikte werden in E-Mails verschärft: E-Mail eignet sich in Konfliktfällen nicht als Kommunikationsmittel. Der E-Mail fehlt es an Stimme, daher kann sie keine Gefühle transportieren. Es ist leichter jemanden per Mail zu attackieren, als das direkte Gespräch zu suchen. Anonyme E-Mail-Adressen verschärfen dieses Ärgernis.
und
- viel zu viele E-Mails im Posteingang. Darüber habe ich mich lange Zeit am meisten geärgert beim öffnen meines Postfachs.
In unserem gratis Ebook möchten wir dir gerne zeigen wie du mit 5 Schritten, innerhalb einer Stunde deine E-Mails in den Griff bekommst.
Du kannst nach dieser Stunde deine E-Mail-Flut in den Griff bekommen und dauerhaft Ordnung in deinem Posteingang bewahren. Versprochen!
Beginne schon jetzt mit Schritt 1:
Besiege das aktuelle Chaos
Bevor wir damit beginnen können deinen Umgang mit Mails zu ändern, müssen wir zuerst das schon entstandene Chaos in den Griff bekommen.
Nimm dir jetzt sofort 15 Minuten Zeit um die Mails, die du gestern und heute bekommen hast, zu bearbeiten.
Bearbeiten heißt:
1)
lösche die E-Mails um die du dich nicht kümmern musst:
– alle E-Mails, bei denen du bei den Empfängern in Kopie stehst (CC und BCC)
– alle Newsletter
– beantworte die übrigen Mails kurz in maximal 2 Sätzen
Wir neigen oft dazu E-Mails mit sehr langen Texten zu füllen, das kostet uns meistens unnötig Zeit für die Formulierungen und das Tippen und raubt auch dem Empfänger wichtige Zeit.
Schreibe nur das, was wichtig ist in die Mail.
2)
LÖSCHE JETZT ALLE ANDEREN MAILS IN DEINEM POSTEINGANG
Ja du hast richtig gelesen: ALLE! Mails, die älter als zwei Tage sind, wirst du höchst wahrscheinlich sowieso nicht mehr beantworten. Täglich erreichen dich neue Mails und dein Berg wächst immer weiter. Und nein, du wirst es nicht machen, wenn du mal Zeit dafür hast.
Der Inhalt von 90% der Mails hat sich in der Zwischenzeit schon geklärt.
Sollte dir in Zukunft auffallen, dass dir ein Anhang fehlt, kannst du den Absender ja bitten, ihn dir noch einmal zu senden.
Was denkst du?