Zeitmanagement Methoden: Diese 4 einfachen helfen dir sofort

Ich habe in letzter Zeit wieder gemerkt, dass viele Podcaster sagen, bei der wievielten Folge sie sind. Und da habe ich gedacht, es wird Zeit, dass ich auch noch mal durchzähle. 

Das war gar nicht so einfach, weil ich damals die 101. Folgen gelöscht habe. Ein paar habe ich hinterher nochmal neu aufgenommen oder doch wieder mit reingenommen. Aber mit dieser Zählung bin ich zu folgendem Ergebnis gekommen. 

Herzlich willkommen zur Folge 209 dieses Podcasts! 

Wobei eben nicht mehr alle im Feed sind, im Feed sind aktuell 114 Folgen, die du dir noch anhören kannst. Solltest du noch nicht alle gehört haben, hol das doch heute einfach mal nach. 

Heute möchte ich dir die 4 einfachen Zeitmanagement-Methoden präsentieren, die dir wirklich sofort helfen, wenn du sie ab dem Hören gleich befolgst. Und Nummer 1, fange ich direkt mit an, das ist, Trommelwirbel: 

Zeitmanagement Methode: Alles aufschreiben

Ja toll, Benjamin, vielen Dank! Hast du mir den Mund wässrig gemacht, hast du hier einen Megatitel für die Folge rausgeholt und dann kommt sowas Banales wie, alles aufschreiben. Da habe ich ja schon keine Lust mehr, denkst du jetzt vielleicht. Deswegen möchte ich dir erklären, warum mir dieser Tipp so wichtig ist. 

Das Ganze hat etwas zu tun mit dem sogenannten Zeigarnik-Effekt. Ich weiß nicht mal, ob ich das richtig ausspreche, inzwischen habe ich rausgefunden, dass die Person, die dahintersteckt, eine Frau war, und zwar wohl eine Frau Zeigarnik, ihres Zeichens Psychologin. Und die hat folgendes gemacht. Sie hat eine Berufsgruppe beobachtet, nämlich Kellner bei der Arbeit. Und dabei ist ihr aufgefallen, dass Kellner sehr gut darin sind, sich zu merken, was sie wem bringen sollen. Zumindest trifft das für gute Kellner zu. Ich weiß, es gibt da auch Ausnahmen. 

Dann hat sie folgendes gemacht. Sie hat Kellner befragt, was sie wo hinbringen sollen, und die wussten das problemlos. Dann hat sie gewartet bei anderen, bis sie ihre Bestellung auf dem Tisch abgestellt haben und hat sie dann gefragt, was sie denn wem gebracht haben. Und da wurde es schon schwieriger, denn das wussten die Kellner nicht mehr so gut. 

Was kann man daraus ableiten aus dieser Beobachtung?

Offensichtlich ist unser Gehirn so ausgelegt, dass wir uns unerledigte Dinge besonders gut merken können. Ja prima, Benjamin, verstehe ich erst recht nicht deinen ersten Punkt, denn warum bitte soll ich denn dann alles aufschreiben, wenn das, was nicht erledigt ist, von mir sowieso nicht vergessen werden kann?

Vielleicht kennst du folgende Situation. Du schreckst nachts hoch und fragst dich: Habe ich daran schon gedacht? Habe ich das schon gemacht? Da muss ich ja auch noch was erledigen. Und all diese Dinge, die du noch zu tun hast, spuken, nicht nur nachts, sondern auch während du versuchst, dich auf andere Sachen im Laufe des Tages zu konzentrieren, immer wieder durch dein Gehirn. Diese sogenannten losen Enden, diese unerledigten Dinge können von dir nicht vergessen werden. Das heißt, dein Gehirn beschäftigt sich die ganze Zeit damit. Und das macht dich unglaublich unruhig. Du bist nervös, du bist nicht konzentriert und du verlierst so jede Menge Zeit. 

Was kann man also jetzt dagegen tun?

Entweder du erledigst all diese Dinge, und das wird dir nicht gelingen. Denn manche Sachen kannst du ja heute noch gar nicht erledigen, manche Sachen kannst du erst in Zukunft erledigen, bei manchen Sachen bist du darauf angewiesen, dass andere dir erst zuarbeiten oder es muss ein bestimmtes Datum erst erreicht werden und so weiter. 

Das Zweite, was du machen könntest, wäre, du wirst es ahnen, aufschreiben. Denn der interessante psychologische Aspekt ist jetzt: Wenn du etwas aufschreibst, entspannt sich dein Gehirn. Und zwar genauso, als hättest du die Aufgabe gerade erledigt. Du wirst ruhig, dadurch dass du es aufgeschrieben hast. Natürlich musst du es trotzdem irgendwann noch tun, aber der Effekt der Entspannung und der Steigerung deiner Konzentration, der Entspannung im Schlaf, ist schon durch das Aufschreiben gegeben. 

Unter einer Voraussetzung, und diese Voraussetzung ist, dass du es nicht irgendwo aufschreibst. Es würde dir jetzt ja nichts bringen, es mit einem Messer ins Bushäuschen zu ritzen, um so das dümmste Beispiel zu nehmen, was mir gerade einfällt. Es hilft dir auch nicht, das Ganze auf zig verschiedene Zettel zu schreiben, die du dann in verschiedenen Taschen immer hast. Sondern du musst ein System haben, auf das du dich hundertprozentig verlassen kannst, wo du weißt, wenn ich da eine Aufgabe reinschreibe, dann taucht sie auch wieder auf, wenn ich sie brauche, und ich kann sie rechtzeitig erledigen. Ob das ein digitales Tool ist oder ob das auf Papier ist, ist erst mal vollkommen irrelevant. Wichtig ist, dass du ein System findest, was so zu dir passt, dass du dich jederzeit darauf verlassen kannst, dass Sachen, die du da reinschreibst, auch wieder rechtzeitig erledigt werden. 

Welches Tool ich dafür nutze, verrate ich dir in der übernächsten Woche, wenn es konkret noch mal um Tools geht, die ich nutze und die du auch nutzen könntest, um dein Zeitmanagement zu verbessern. Kannst du dich jetzt schon drauf freuen. 

Erstmal kannst du dir merken: Alles aufschreiben, ist mein erster Tipp für heute.

Zeitmanagement Methode: Puffer einrichten

Der zweite Tipp, der dir sofort dabei hilft zu entspannen, ist, Puffer einzurichten, und zwar Puffer zeitlicher Art. Das heißt bequeme Polster, auf denen du es dir gemütlich machen kannst. Viele Menschen, die ich in Seminargruppen habe, die ich in 1:1-Online-Trainings habe, machen folgenden Fehler. Sie sagen mir, okay, ich habe eine angestrebte Wochenarbeitszeit von, sagen wir, 40 Stunden. Und wenn ich jetzt hier meinen Wochenplan mache, dann verplane ich halt diese 40 Stunden. Dicker Fehler. 

Du kannst nicht deine ganze Zeit verplanen, denn es werden immer Sachen kommen, mit denen du gar nicht rechnest. Es wird Unerwartetes kommen. Das ist der Anruf eines Kunden, der dringend Hilfe braucht. Da ist vielleicht jemand, der krank wird, weswegen du diese Woche weniger arbeiten kannst. Da sind ganz wichtige E-Mails, da ist ein tolles Angebot. Und es wäre doch schade, wenn du für all das keine Zeit hast bzw. nur Zeit hast, indem du einfach mehr arbeitest. Also plane doch das vorher ein. 

Natürlich kannst du nicht sagen, was das genau ist. Das Einzige, was du sagen kannst, ist, dass da etwas ist und dass du dafür Zeit brauchen wirst. Man könnte jetzt über 2 Wochen oder 4 Wochen genau beobachten, wie viel unerwartete Sachen sind das und daraus dann den perfekten Mittelwert für deinen Puffer ermitteln. Das würde aber sehr lange dauern und ich habe dir ja gesagt, es sollen Tipps sein, die du sofort hier gleich nach dem Hören umsetzen kannst. 

Deswegen orientiere dich erstmal bitte an folgenden Zahlen: Verplane nur 60 % deiner Zeit. 20 % hältst du dir vor für unerwartete Aktivitäten, über die ich gerade sprach. Wenn du ein bisschen in Mathe aufgepasst hast, weißt du, da fehlen doch noch 20 % zu 100%. Ja, die anderen 20 % sind für spontane Aktivitäten. Es wäre ja blöd, wenn du eine Mega-Idee hast, was du noch machen könntest und die einfach nur daran scheitert, dass du keine Zeit dafür hast. 

Deswegen 60 % verplanen, 40 % Freiheiten, 20 % für Unerwartetes, 20 % für spontane Aktivitäten. 

Ich persönlich mache das inzwischen so, da ich diese 60 % nicht nur auf meine Arbeitszeit anrechne, sondern insgesamt auf meine Tageszeit. Denn auch in der Freizeit kommen ja immer wieder spontane Dinge und auch häufig gerade, wenn man Kinder hat, unerwartete Dinge. Das heißt, auch in meiner geplanten Freizeit verplane ich nicht alles, sondern halte mir ausreichend Puffer, in die ich mich fallenlassen kann, wenn ich die Zeit brauche.

Dann, das war Nummer 2... ich merke gerade, es sind mehr Punkte. Es werden sogar 5. Tada! Ein Bonus für dich. Egal, ich lass den Titel der Folge so, dann ist es ja schön, wenn man mehr bekommt. 

Kommen wir zum 3. Punkt, der dir sofort hilft. 

Zeitmanagement Methode: Nicht unterbrechen lassen

Was glaubst du, wie viel Zeit du verlierst, wenn du bei der Arbeit unterbrochen wirst? Ich weiß jetzt nicht, was du gerade denkst, aber die meisten, die ich das frage, sagen, naja, das hängt halt von der Unterbrechung ab, wie lang die dauert. Also wenn jemand anruft und ich 7 Minuten mit dem telefoniere, dann habe ich halt 7 Minuten verloren. Leider falsch. Natürlich, mathematisch macht das Sinn. Du hast 7 Minuten verloren. Aber wenn du auflegst, bist du nicht direkt wieder genauso konzentriert und fokussiert bei deiner Aufgabe, sondern gedanklich bist du vielleicht noch bei dem Telefonat. 

Vielleicht ist es aber auch einfach so, dass du nicht mehr genau weißt, wo du gerade warst, bevor derjenige angerufen hat. Man sagt, dass du im Schnitt zusätzlich zu der Dauer der Störung, in unserem Fall also die 7 Minuten, zusätzlich 20 Minuten Zeit verlierst. Und zwar nicht nur bei dieser einen Unterbrechung, sondern bei jeder Unterbrechung. Jedes Mal, wenn die Tür aufgeht, jedes Mal, wenn du einen Anruf bekommst, jedes Mal, wenn ein Pling deine E-Mail ankündigt, jedes Mal bei einer WhatsApp-Nachricht, jedes Mal 20 Minuten Fokus einfach weggeblasen. 

Jetzt überleg mal, wie oft du heute schon in dem, was du eigentlich gerade tun wolltest, unterbrochen wurdest. Das ist ganz besonders extrem vielleicht auch in deiner Freizeit zu Hause. Man will das eine gerade machen, zack, das eine Kind am Arm. Man geht ein paar Schritte weiter, zack, will das andere Kind was. Dann kommt der Ehepartner, hat noch eine Frage. Das sind 3 Unterbrechungen und der Fokus ist weg. Aber eben auch bei der Arbeit. 

Jede Unterbrechung kosten dich zusätzlich 20 Minuten. Zähl gleich mal, wie viele Unterbrechungen das heute waren. Es braucht nur 3 Unterbrechungen, um dir 1 Stunde Zeit zu klauen. 

Was kannst du dagegen tun? 
Lass dich nicht so oft unterbrechen. Stelle Benachrichtigungstöne ab. Stelle den „Nicht stören“-Modus auf deinen Geräten ein. Gucke, dass die Tür irgendwie zu ist oder vielleicht so ein Hotelschild sogar davorhängt mit „Nicht stören!“. 

Manche nutzen auch so eine kleine Playmobil…, nein Playmobil nicht, von einer BRIO Eisenbahn so eine Ampel mit Rot, Gelb und Grün. Bin ich grad nicht sprechbar, kann man mich im Notfall stören, oder kann man einfach reinkommen. 

Triff auch Vereinbarungen mit deinen Mitarbeitern oder wenn du ein Büro zu Hause hast mit deiner Familie, wann bin ich erreichbar und wann bin ich einfach auch nicht störbar, weil ich in meinem Fokustunnel bin und da gerne auch bleiben möchte. 

Zeitmanagement Methode: Mein Freund, der Schweinehund

Tipp Nummer 4 hat etwas zu tun mit einem kleinen, lieben Freund von mir, nämlich meinem inneren Schweinehund. Der hat so eine Schweineschnauze, ein bisschen lang nach vorne gezogen, zwei Löcher drin wie eine Steckdose. Der hat ein Ohr von einem Schwein, ein normales Hundeohr, er hat treue, sehr treue Augen, ein paar Haare über der Stirn und er ist einer meiner engsten Freunde. 

Viele Leute versuchen, ihren Schweinehund zu bekämpfen. Ich nicht, weil er tut mir ja gut. Manchmal ist es auch gut, wenn ich merke, ich übernehme mich, dass man Schweinehund mich kurz an der Hose zieht, sagt: Komm, wir setzen uns mal schön aufs Sofa. Hol dir mal ein bisschen Chips und wir gucken erst mal einen Netflix Film. 

Das ist regelmäßig gut, dass mich jemand daran erinnert, mir diese Auszeiten zu gönnen. Aber es ist eben nicht immer gut. Wenn ich nur auf ihn hören würde, er ist ein sehr gemütlicher Typ, dann würde ich nichts schaffen. Dann würde ich in meinem Beruf nichts schaffen, dann würde ich in diesem Podcast kein Stückchen weiterkommen, für dich gäbe es keine neuen Folgen zu hören. 

Wie gehen wir also miteinander um, mein Schweinehund und ich?
Wenn mein Schweinehund ruft und ich weiß, ich habe aber grad was Dringendes zu tun, ruft er manchmal noch lauter, und ich habe eigentlich wirklich gerade nicht die Motivation, nicht die Lust. Aber wir beide haben einen Deal miteinander, und diesen Deal setze ich mit meinem Handy um. Du kannst dafür aber auch jeden Küchenwecker nehmen oder herkömmlichen Wecker, vollkommen egal. 

Ich stelle diesen Wecker auf eine Viertelstunde. Und wir beide, mein Schweinehund und ich haben uns darauf geeinigt, ich werde diese Viertelstunde an dieser Aufgabe arbeiten. Eine Viertelstunde volle Konzentration, alles geben, was ich kann, und er lässt mich in Ruhe. Manches ist dann vielleicht sogar schon fertig. Und bei den Aufgaben, die größer sind, frage ich mich nach einer Viertelstunde: Hat das jetzt gut angefangen? Hat das Sinn, dass ich das gerade mache? Bin ich gerade konzentriert? Bin ich fit genug oder bin ich total müde? Es hat alles nichts gebracht, das wird heute sowieso nichts, ich bin k.o. 

Wenn das Zweite der Fall ist, darf ich aufhören und krabbele mit meinem Schweinehund aufs Sofa. Manchmal gehen wir zwei auch im Wald einfach spazieren. 

Wenn ich aber das Gefühl habe, Mensch, das hat richtig gut angefangen, die Viertelstunde hat gut geklappt und jetzt habe ich gerade einmal alles hier auch schon mir zusammengesucht, was ich für die Aufgabe brauche, jetzt kann ich es eigentlich auch eben fertigmachen, dann sage ich: Weißt du was, lieber Schweinehund? Setze du dich schon mal aufs Sofa, ich mache das hier grad fertig und dann komme ich nach. 

Das ist so ein bisschen verspielt erklärt. Aber dieser Trick, sich einen Wecker zu stellen und sich nach einer Viertelstunde zu fragen, will ich wirklich aufhören oder mache ich jetzt eben weiter, der funktioniert. Und der Witz ist, der funktioniert, obwohl du jetzt weißt, wie er funktioniert. Probiere es aus! 

Ich bin gespannt, von deinen Erfahrungen zu hören. Schreib mir doch einfach mal im Facebook Messenger oder eine E-Mail an info@benjaminfloer.com. Und wenn du meinem Schweinehund direkt schreiben willst, dann an schweinehund@benjaminfloer.com. 

Perfektionismus ist nicht immer sinnvoll

Und jetzt kommen wir zum Bonus, den ich vorhin nicht mitgezählt habe, Tipp Nummer 5: Perfektionismus ist nicht immer sinnvoll. Das Ganze ist das 80-20-Prinzip. Wahrscheinlich kennst du es schon. Wenn nicht, dann solltest du erst recht jetzt richtig gut zuhören. 

Es geht darum, dass du in 20 % der investierten Zeit ein 80 % gutes Ergebnis erzielen kannst. Und um den Rest zu einem 100 % guten Ergebnis, also diese fehlenden 20 % Ergebnis zu erreichen, müsstest du 80 % weitere Zeit investieren. Eine ganze Menge Zahlen. Wir machen es mit einem konkreten Beispiel. 

Wenn ich aus dem Fenster gucke, meine Hecke ist grad ziemlich verwachsen, etwas aus der Form. Wenn ich die schneide, brauche ich vielleicht, sagen wir mal eine Viertelstunde, dann sieht die ganz passabel aus. Wenn ich die aber perfekt haben möchte, wie so ein englischer Gärtner, dass die wirklich überall auf den Millimeter genau stimmt, dass ich gucke, dass die komplett in der Waage ist und das auch immer wieder nachmesse, brauche ich dafür logischerweise viel, viel, viel mehr Zeit. 

Also was mache ich?
Ich schneide eine Viertelstunde die Hecke, räume die Äste weg und bin fertig. Weil: Ich habe keinen englischen Garten. Hier kommt niemand hin und sagt: Darf ich hier mal Eintritt zahlen, um mir Ihre Hecke anzugucken? Es interessiert keine Sau meine Hecke. Die interessiert mich und die interessiert meine Familie, und für uns reicht das so. Das ist jetzt so ein ganz praktisches Alltagsbeispiel. 

Genauso ist es bei der Arbeit. Wenn du eine PowerPoint-Präsentation vorbereitest, die muss gut sein, die muss unterhaltsam sein, aber die muss nicht perfekt sein, sondern die muss die Inhalte gut rüberbringen und deinen Vortrag unterstützen. Und dafür reicht auch eine 80 % gute PowerPoint-Präsentation, die du in 20 % der Zeit erstellst. Und wenn du dir das mal vor Augen führst, wie viel Zeit du durch diesen einfachen Trick sparen kannst. 

Gehe nur schon mal für heute durch, welche Aufgaben du gleich noch hast und wie du die erledigen kannst, dass jeweils die Ergebnisse nur 80 % sind. Es gibt Ausnahmen, das sage ich immer wieder, wenn ich diesen Tipp irgendwo präsentiere, und ich weiß, ich habe ihn auch ein paar Mal hier im Podcast erwähnt, aber wie gesagt, nicht alle haben ja diese 200 irgendwas Folgen gehört. Wenn du Herzchirurg bist, wenn du Feuerwehrmann bist, wenn von dem, was du tust, wirklich Leben anderer abhängt, dann vergiss diesen letzten Trick und bleibe dabei, dass die Folge heißt „4 Tipps“. Weil dann geht es nicht, dass du sagst, naja, 80 % reichen ja. 80 % Leben gerettet ist ja auch ganz gut. Nein, ist es nicht. Es gibt nur Leben retten oder Leben nicht retten. Aber in allen anderen Berufen reichen oft 80 %.

Mit diesen Tipps entlasse ich dich in die Woche. Ich fasse noch mal ganz schnell zusammen:

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Alles aufschreiben, damit dein Gehirn entspannt, in ein verlässliches System.
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Puffer einplanen für Unerwartetes und spontane Aktivitäten, also nur 60 % der geplanten Aktivitäten verplanen.
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80-20-Prinzip, du kannst ein 80-prozentiges Ergebnis viel schneller erreichen als ein absolut perfektes.
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Jede Unterbrechung kostet dich zusätzlich 20 Minuten Zeit, also minimiere Unterbrechungen.
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Und schließe einen Deal mit deinem Schweinehund, dass ihr regelmäßig es zumindest eine Viertelstunde erst mal probiert, an einer Aufgabe zu arbeiten, bevor ihr dann wohlverdient auf die Couch kriecht.
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Das werde ich jetzt noch nicht tun. Es ist kurz vor 12 Uhr mittags. Das heißt, ich krieche gleich zum Esstisch und mache da mein Päuschen gemeinsam mit meiner Frau und meinem Schweinehund. Also nicht meiner Frau, dem Schweinehund, sondern mit meiner Frau und dem Schweinehund.