Checkliste Wochenplanung
Eine erfolgreiche Woche beginnt mit einer Wochenplanung.
Ich plane meine Woche jeden Dienstagmorgen. Ich versuche dazu immer in ein Café zu gehen, um einen Abstand zu meinem Alltag zu bekommen. Die Planung dauert dann etwa 30 Minuten.
1) Wochenrückblick
Mein Wochenausblick startet mit einem Rückblick. Denn nur, wenn ich mir die Zeit nehme aus meiner Vergangenheit zu lernen, kann ich meine Zukunft verbessern.
Ich gucke in den Kalender und überprüfe alle Termine der vergangenen 7 Tagen nach folgenden Kriterien:
- War dieser Termin sinnvoll?
- War es nötig, dass ich dabei war?
- War ich gut vorbereitet und hatte alle Materialien?
- Hatte der Termin eine angemessene Länge?
Anschließend frage ich mich:
- War genug Zeit für mich selbst?
- Wie viel Zeit habe ich mit meinen Kindern verbracht?
In einem zweiten Schritt schaue ich mir meine erledigten Aufgaben an. Das ist im Todoist ganz einfach.
Ich gucke, ob ich alles erledigt habe, was ich mir vorgenommen habe oder ob ich mich bei der letzten Planung übernommen habe.
Dieser Rückblick auf Aufgaben macht mich oft stolz „Irre, was ich alles geschafft habe!“ und das gibt mir Schwung für die neue Woche.
2) Termine planen
Nach dem Rückblick, wechsel ich den Ort. Ich gehe in mein Büro. Denn für die konkrete Planung brauche ich mein spezielles Whiteboard.
Als zweiten Schritt meiner Wochenplanung schaue ich auf die vor mir liegenden Termine:
- Ist das was ich da geplant habe zu schaffen?
- Sind ausreichend Fahrt- und Ruhezeiten zwischen den Terminen?
- Ist jeder Termin sinnvoll oder sollte ich lieber absagen?
Dann versuche ich die Termine zu bündeln, um mehr freie Zeiten zu erhalten. Wenn ich zum Beispiel in einer Woche zwei Termine am selben Ort habe, versuche ich diese zusammen zu fassen, um Fahrtzeiten zu vermeiden.
Außerdem packe ich mir lieber einen Tag richtig voll, wenn ich dafür an einem anderen Tag einen freien Vor- oder Nachmittag haben kann.
Jetzt übertrage ich alle meine Termine mit einem blauen Stift auf mein Whiteboard. Ein Feld steht dabei immer für eine Stunde.
Dauert ein Termin länger, fülle ich entsprechend mehr Felder. Das schützt mich davor, mir zu viel vorzunehmen. Ist die Spalte eines Tages komplett gefüllt, plane ich keine weiteren Termine und Aufgaben mehr ein.
Auf dem Board landen dienstliche und private Termine gleichberechtigt nebeneinander. Denn ich habe täglich ja nur einmal 24 Stunden zur Verfügung.
ACHTUNG: Ja das Board hat keine 24 Zeilen für 24 Stunden. Ich verplane täglich nur 8 wache Stunden. Die restliche Zeit dient der Erholung und füllt sich immer mit ungeplanten Dingen wie von Zauberhand.
Dank dieses Vorgehens habe ich immer ausreichend Zeit auch für dringende Überraschungen.
3) privates einplanen
Zusätzlich zu dienstlichen und privaten Terminen plane ich jede Woche meine privaten Belange ein:
- Wann nehme ich mir Zeit für die Kinder?
- Wann gehe ich wandern?
- Wann haben wir Zeit als Paar?
Diese Termine haben, wenn ich sie einmal festgelegt habe, eine ebenso hohe Priorität wie alle dienstlichen Belange.
4) Aufgaben planen
Ich organisiere meine Aufgaben mit dem Tool Todoist.
Darin sammle ich alle meine Aufgaben und versehe sie mit einem Fälligkeitsdatum.
Die wenigsten dieser gesetzten Termine sind jedoch ganz fest. In der Wochenplanung verteile ich die Aufgaben der kommenden Woche auf die sieben Tage.
Ich orientiere mich dabei an meinem Whiteboard. An Tagen, an denen schon viele Termine stehen, bleibt nur wenig Platz für Aufgaben.
Was so logisch klingt, vernachlässigen jedoch viele Menschen bei ihrer Planung und übernehmen sich so selbst. Selbst gemachter Stress entsteht. Das Board ist dann ein guter Schutzmechanismus, auf ihm halte ich alle großen Aufgaben (ab 20 Minuten Dauer) mit einem roten Stift fest.
5) Die Frösche suchen
„Eat the frog first“ ist ein häufiger Zeitmanagement Ratschlag. Gemeint ist: Wenn du deinen Tag mit der nervigsten oder wichtigsten Aufgabe startest und sie erledigst, verleiht dir das Energie für den weiteren Tag.
Wenn das wichtigste eines Tages schon erledigt ist, dann ist es schon ein gelungener Tag. Sogar dann, wenn du danach nur noch auf dem Sofa liegen würdest.
Einen Frosch zu essen ist keine schöne Vorstellung. Vielleicht hilft es aber auch den Frosch so anzunehmen, wie er ist. Im Leben gibt es nun mal nicht nur schöne Aufgaben. Im Märchen wird aus Fröschen, die man annimmt und küsst – ein Prinz!
Ich suche mir schon bei der Wochenplanung meine 7 Frösche der nächsten Tage. Sie schreibe ich in die oberste Zeile meines Whiteboards.
Jeden Morgen nach meiner Morgenroutine nehme ich mir als Erstes einen solchen Frosch vor.
Checkliste:
1) Wochenrückblick Kalender und Aufgaben
2) Termine planen
3) privates einplanen
4) Aufgaben planen
5) Die Frösche suchen
Fazit:
Mit einer solchen Wochenplanung vermeidest du unnötigen selbst gemachten Stress. Du übernimmst dich nicht und weißt immer genau, was gerade zu tun ist.
Jetzt kennst du meine Checkliste zur Wochenplanung.
Wie machst du es? Was kann ich noch von dir lernen?
Ich freue mich auf deinen Kommentar.
von Todoist bin ich längst wieder weg. Das war mir zu unübersichtlich, auf dem kleinen Display eines Smartphones zu planen - und auch zu wenig flexibel. Eine Software kann man nur bedingt an seine Bedürfnisse anpassen. Außerdem hat es mich gestört, dass Todoist keinen Unterschied zwischen langen und kurzen Aufgaben gemacht hat. Wenn man einen Einkaufszettel mit 30 Dingen abgearbeitet hat, war man laut Todoist produktiver, als wenn man 3 Stunden an einem wichtigen Projekt gearbeitet hat. Auf eine solche Analyse kann ich verzichten.
Ich plane jetzt im Bullet Journal. Das gibt mir Abstand von elektronischen Helfern und ich richte mir dort jede Woche ein Whiteboard ein, das ich dann immer bei mir habe. Es ist in wenigen Minuten gezeichnet und ich kann es aufbewahren und immer wieder auf eine vergangene Woche zurückschauen. Gleichzeitig dient mir das Bullet Journal als Tagebuch, Motivator, Kalender, Notizbuch etc.
In einer App kann ich die Vergangenheit nicht so gut nachvollziehen wie in einem Buch.
Inzwischen arbeite ich auch ohne Todoist. Ich nutze die Apple Board Mittel.
viele Grüße Benjamin
vielen Dank für die wertvollen Tipps. Einige setze ich bereits genauso so um :-)
Eine kleine Anmerkung zum Wochenrückblick habe ich noch: Ich fände es sinnvoll, nicht nur zu prüfen, was ich geschafft habe, sondern sich auch zu überlegen, was nicht so gut lief und was ich tun kann, um in Zukunft hierbei besser zu sein. Hierzu würde ich mir konkrete Maßnahmen überlegen und diese auch einplanen.
Das nur als Gedankenimpuls :-)
Liebe Grüße
Sophie
danke für deine wertvolle Ergänzung. Hatte ich das nicht erwähnt? Genau so mache ich es selber. Ich habe zusätzlich in Evernote in der ich alle meine Erkenntnisse aus den Rückblicken an einem Ort sammle.
viele Grüße Ben
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