Besser organsiert mit Evernote (Gastartikel)
Geht es dir auch so?
Dir ist ein interessanter Artikel im Netz aufgefallen, du hast aber vergessen wo du den Artikel abgespeichert hast.
Auf der Fahrt in der Bahn fallen dir neue Ideen zu einem geplanten Projekt ein. Doch du kannst sie nicht festhalten.
Meine Notiz-App war z.B. so voll, das ich nichts mehr wiedergefunden habe, zumal ich auch keine Volltextsuche zur Verfügung hatte.
Da wollte ich Abhilfe schaffen und suchte nach einer Alternative!
Ich habe mich dann auf der Suche nach einer „Organisations-App“ im Netz begeben.
Diese sollte mindestens folgende Bedingungen erfüllen:
- Notizen sollten strukturiert in Ordner zu verwalten sein.
- Es sollte eine Schlagwortsuche und Volltextsuche geben
- Wichtig war mir auch, das ich Notizen auf meinem Handy, iPad und Mac eingeben konnte und diese auch zeitnah synchronisiert werden
- Ich wollte nach Möglichkeit gute Ideen von Webseiten einfach abspeichern und auch irgendwie organisieren.
Auf dem Weg dahin bin ich auf Evernote gestoßen, was mich dann schnell überzeugt hat.
Was bietet das Tool nun im Detail und für welche Einsatzgebiete ist es geeignet?
Grundlegende Struktur von Evernote
Jede Information wird in Notizenkärtchen abgelegt, diese werden in Notizbüchern in einer Ordnerstruktur organisiert.
Evernote ist aber nicht nur eine reine Notiz App, sondern kann viel mehr.
Notizen können nicht nur als reiner Text, sondern auch in Form von PDF’s, Audiofiles, Bilder und Office Dokumenten ablegt werden. Im Textmodus können die wichtigsten Einstellungen wie Schriftgröße – form, - farbe und auch verschiedene Formatierungen vorgenommen werden.
Die Notizen können in beliebig vielen Notizbüchern (Ordner) verwaltet und abgelegt werden. Wenn ich Evernote mit mehreren Personen nutzen möchte, kann ich einzelne Notizbücher für andere User freigeben. Damit kann der Benutzer dann auch Notizen in das freigebende Notizbuch ablegen bzw. auf die Notiz zugreifen.
Suchfunktionen, Erinnerungen
Jede Notiz kann ich mit einem oder auch mehreren Schlagwörtern versehen, natürlich kann ich auch dann nach den Schlagwörtern suchen. Außerdem steht auch eine Volltextsuche zur Verfügung, die über alle Notizen oder auch nur in einem Notizbuch sucht.
Jeder Notiz kann ich eine Erinnerung in Form eines Datums und Zeitstempel anhängen, zu dem Zeitpunkt werde ich dann per Mail informiert.
Besonders gelungen finde ich die Funktion „Web Clipper“ die es erlaubt, Webseiten mit verschiedenen Optionen, z.B. nur als Text, mit Formatierungen oder als Bild als Notiz abzuspeichern. Hierzu wird ein Plugin in Webbrowser installiert.
Damit kannst du schnell und unkompliziert Webseiteninhalte ablegen und auch über Suchfunktionen wiederfinden.
Auf vielen Geräten und Systemen zu Hause
Evernote ist mittlerweile auf vielen Geräten lauffähig, so auf allen Androide und OS Systemen und auch auf Windows und MAC Systemen. Die Synchronisierung zwischen den einzelnen Geräten wird im Hintergrund durchgeführt und ist auch schnell, nach meinen Erfahrungen.
Ich persönlich verwende die „Plus“ Version, wo ich beliebig viele Geräte mit synchronisieren kann.
Unterschiede bei den Paketen
Evernote wird in drei unterschiedlichen Paketen angeboten, die ich hier kurz vorstellen möchte:
Basic ( Kostenlose Version)
Die Basic Version bietet:
+ 60 MB monatliches Speichervolumen
+ max. 2 Geräte können synchronisiert werden
Die Plus Version bietet:
+ 1 GB Monatliches Speichervolumen
+ keine Begrenzung bei der Synchronisation von Geräten
+ Offlinezugriff auf Notizbücher
+ E Mails an Evernote weiterleiten
+ Testsuche in Bildern
+ Kundensupport per Mail
Dieses Paket z.Z. 29,99 € im Jahr, zum Testen gibt es auch eine monatliches kündbares Abo für z.Z. 3,99 € / Monat.
Die Premium Version bietet:
+ 10 GB Monatliches Speichervolumen
+ keine Begrenzung bei der Synchronisation von Geräten
+ Text in Bildern, PDF-Dateien und Office-Dokumenten suchen
+ PDF Anmerkungen versehen
+ Visitenkarten scannen und digitalisieren + Notizverlauf durchsehen
+ Zusammenhängende Inhalte erkennen
Dieses Paket z.Z. 59,99 € im Jahr, zum Testen gibt es auch eine monatliches kündbares Abo für z.Z. 6,99 € / Monat.
HIER GEHT ES ZU EVERNOTE
(Das ist ein Affiliatelink. Wenn du darüber etwas bestellst, bekomme ich eine Provision für die Empfehlung - Du bezahlst deswegen natürlich nicht mehr.)
Wie nutze ich persönlich Evernote?
Begonnen habe ich zuerst mit der Erfassung von Notizen und Ideen.
Vor dem Einsatz von Evernote habe ich die Notiz App von Apple verwendet, um meine wichtigsten Notizen auch auf mehreren Geräten zu verwalten. Von daher war der erste Schritt, meine Notizen mit etwas mehr Ordnung, durch die Notizbücherstruktur, zu strukturieren.
Ich habe dann aber schnell erkannt, das dieses Tool mehr kann, als einfach nur Notizen zu verwalten.
Ich verwende Evernote nun auch für TODO Liste, dabei finde ich die Möglichkeit einzelne Punkte abzuhaken und mir Erinnerungen zu setzen sehr nützlich.
Mit der Web-Clipfunktion (Webseitenspeicherung) sammle ich interessente Webseitentexte und Artikel, vor allem für mein Business. Damit habe ich alle Information zu einem Projekt an einer Stelle und kann diese auch z.B. mit Text und PDF’s ergänzen.
Privat nutze ich Evernote dazu, mir u.a. meine Einkaufslisten zu erstellen, das finde ich praktischer als Zettel zu schreiben. Den Zettel vergesse ich meistens zu Hause, mein Handy nicht ;-)
Ich verwende das Evernote Tool auf drei Geräten und zwar meinem Handy, einem Tablett und auf meinem iMac. Damit kann ich mir Einfälle und Ideen schnell und bequem auch unterwegs erfassen und zu Hause weiter bearbeiten. Natürlich ist auch der umgekehrte Weg möglich.
Das war auch der Grund mir die Plus Version anzuschaffen.
Für Firmen und größere Teams finde ich die Premium Version sinnvoll, da hier die Visitenkarten-Scanfunktion und die erweiterte Suchfunktionen zur Verfügung stehen.
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