Apps die dir helfen deinen Fokus zu finden

Ja, ich denke, du kennst das genauso gut wie ich. Du bist gerade dabei an einer Aufgabe zu arbeiten, da klingelt dein Telefon. Du gehst dran, weil es könnte ja dringend sein. Und schon bist du mit den Gedanken ganz woanders.

Es war nur eine kurze Anfrage, die sich schnell beantworten ließ. Du legst auf und willst weitermachen, doch da passiert es. Du bist vollkommen unkonzentriert.

Was ist denn plötzlich mit dir los? Wo ist denn dein ganzer Fokus hin? Du warst doch so gut dabei? Naja, irgendwie läuft es gerade nicht. Also beschließt du das Ganze später fertig zu machen und wechselst erstmal ins E-Mail-Postfach. Da reagierst du auf die ein oder andere Mail, aber deine Motivation und deine Konzentration sinkt und sinkt. Wahrscheinlich bist du einfach müde. Kurze Pause, ab zur Kaffeemaschine, zwei Espresso in den Kopf, du gehst zurück an die Arbeit. Doch irgendwie wirst du den ganzen Tag nicht mehr richtig fit.

Ich kenne das nur allzu gut. Natürlich kann man nicht einfach jedes Telefonat ignorieren, aber ich glaube, dass es ganz wichtig ist, sich Fokus-Zeiten zu nehmen, Zeiten, in denen man konzentriert und ohne irgendeine Ablenkung arbeiten kann. Diese Zeiten, die kommen nicht irgendwann, sondern die muss man sich nehmen. Wie du dir die nehmen kannst, möchte ich dir gerne gleich verraten.

Doch zunächst noch vorweg, eine kleine zusätzliche Motivation. Nämlich, was glaubst du, wie viel Zeit verlierst du mit einer Störung, wie solch einem Telefonanruf? Nehmen wir an, das Telefonat hat 3 Minuten gedauert. Wie viel Zeit verlierst du? Meinst du 3 Minuten? Nein, weit gefehlt. Es sind etwa 23 Minuten, die dich dieser Anruf kostet, wenn du es überhaupt schaffst deinen Fokus und deine Konzentration wiederherzustellen. 23 Minuten, weil 3 Minuten für das Telefonat und 20 Minuten, um deine Konzentration auf dasselbe Niveau zu bekommen, wo du vor dem Telefonat schon warst.
Das heißt, der Anrufer raubt dir zusätzlich zu der berechtigten Zeit des Telefonats 20 Minuten deiner wertvollen Zeit. 20 Minuten, in denen du eher hättest Feierabend machen können. Gut, wenn das jetzt einmal passiert, ist das sicher nicht so schlimm und du bist auch nicht immer hoch konzentriert und fokussiert. Aber die Frage ist:

• Wie viele Störungen hast du am Tag?
• Reagierst du auf jede E-Mail sofort, die aufpoppt?
• Musst du jede Facebook-Nachricht wirklich direkt angezeigt kriegen?
• Reagierst du bei WhatsApp nur auf Nachrichten, die direkt an dich gehen oder liest du auch jede Gruppennachricht direkt?

Ganz genau. Wir lassen uns viel zu oft stören in unserem Fokus. Heute möchte ich dir ein paar technische Hilfsmittel mit auf den Weg geben, die das verhindern können, also die es dir ermöglichen, fokussiert und störungsfrei zu arbeiten. Da fangen wir mit ganz banalen Dingen an.

Wenn du ein einzelnes Büro hast, schließe auch ruhig mal die Bürotür.
Ich glaube nicht, dass du das dauerhaft machen solltest, das wirkt nicht gut auf die Mitarbeiter. Gerade, wenn du eine Führungsposition hast, solltest du auch signalisieren, dass man zu dir kommen kann. Aber vielleicht musst du kommunizieren, wann man zu dir kommen kann und wann eben auch nicht. Das ist umso einfacher, wenn du regelmäßige Fokus-Zeiten und Sprechzeiten hast.

Das Gleiche gilt für dein Telefon. Du musst nicht immer ans Telefon gehen. Du könntest zum Beispiel auch kommunizieren, so habe ich es letztens bei einem Kollegen gesehen, da steht auf der Website, telefonisch am besten zu erreichen immer zwischen 10 und 11 Uhr. Und die anderen Zeiten kann er sein Telefon guten Gewissens wegschalten, die Sachen auf den AB umleiten und die Leute gegebenenfalls zurückrufen.

Jedes Gerät hat einen Ausschalter und das vergessen viele Menschen. Die sagen, ja, das ist ja immer und ich kann das gar nicht. Ja meine Güte, zur Not ziehe den Internet-Router aus der Steckdose. Wenn du dann noch dein Handy ausschaltest, bist du via Internet und per Telefon nicht mehr zu erreichen. So einfach kann das sein. Weil uns das aber schwerfällt oder wir manchmal das Internet eben auch zur Arbeit brauchen, gibt es jede Menge Hilfsmittel, die ich dir jetzt gerne vorstellen möchte.

Newsfeed

Facebook ist so geschrieben, dass die Timeline, also das, wo du die Nachrichten deiner Freunde und Kontakte angezeigt bekommst, dich hineinzieht, förmlich einen Suchtcharakter ausnutzt. Du willst immer weiter scrollen, noch mehr Neuigkeiten bekommen, Likes geben, kommentieren und so weiter. Facebook brauche ich regelmäßig für meine Arbeit, sowohl in meinem Hauptjob für die Gemeinde, als auch natürlich hier für Blog und Podcast.

Ich wollte verhindern, dass sich am Mac regelmäßig dann in diese Timeline reingezogen werde und für Chrome und Firefox gibt es Erweiterungen, die genau das verhindern. Da gibt es ganz viele verschiedene Tools, kannst du einfach mal nach Facebook und Timeline in den Erweiterungen suchen und dann werden dir verschiedene Sachen angezeigt, verschiedene Tools. Was machen diese Tools? Sie blenden die Timeline komplett aus. Ich hatte eine Zeit lang mal eine App, die hat dann ein Katzenfoto stattdessen gezeigt. Dann habe ich jetzt gerade eine, die mir jeden Tag ein Zitat einblendet, da wo sonst die Timeline ist. Das heißt, Facebook ist komplett bedienbar. Die Gruppen kann ich steuern, die Seiten kann ich bedienen, Nachrichten kann ich schreiben, aber ich kriege keine Timeline angezeigt.

Ich nutze Chrome als Browser. Würde ich dir auch empfehlen, der ist einfach extrem schnell. Also suche einfach nach Newsfeed und dann findest du das, das ist so ein kleiner Mülleimer. Aber ich bleibe direkt in den Erweiterungen, denn es gibt eine zweite tolle Erweiterung für Chrome, die mir sehr dabei hilft fokussiert zu arbeiten.

Stayfocused

Also bleib fokussiert auf Englisch. Die macht Folgendes, du kannst verschiedene Webseiten einstellen, wie lange du diese am Tag nutzen möchtest, also Facebook, Twitter, irgendwelche Zeitungen, Tagesschau-Seite. Jedes Mal, wenn du auf die Seite gehst, läuft ein kleiner Timer über Stayfocused und wenn dein Timer für den Tag abgelaufen ist, ist die Seite gesperrt. Beziehungsweise ich glaube, du kannst im Moment nur so eine Gesamtzeit festlegen für all diese Seiten, die dir deinen Fokus rauben. Das habe ich im Moment am Tag auf eine halbe Stunde, die ich mir in diesen Medien gönne. Wenn ich mehr Zeit da drin verbringe, geht es nicht und es wird sofort abgeschottet. Dann kommt so ein kleines Männchen, winkt und fragt immer, solltest du nicht arbeiten? Also Stayfocused, die 2. App. 

Freedom

Freedom ist so eine App mit einem kleinen Schmetterling auf grünem Hintergrund und damit kannst du verschiedene Webseiten und Dienste wie zum Beispiel E-Mail-Dienste wegblocken und sagen, okay, ich möchte jetzt für eine Stunde konzentriert arbeiten ohne die und die Dienste. Das schöne ist, du kannst es vom Handy zum Beispiel starten und sagen, das gilt aber auch für meine Computer. Dann ist das auf allen Geräten, hast du keine Chance. Auch wenn du die Geräte neustartest oder sonst was, du kommst so lange nicht auf diese Webseiten. Es ist ein bisschen traurig, das gebe ich zu, dass wir inzwischen solche Dienste brauchen, aber es ist gleichzeitig eine enorme Erleichterung, weil man sich selber damit ein bisschen kontrollieren kann. Das heißt, ich würde so eine Session starten, wenn ich anfangen möchte fokussiert an einer Aufgabe zu arbeiten. Oder man kann das Ganze auch regelmäßig einstellen. Ich habe zum Beispiel eingestellt, dass ich in der Mittagspause für 2 Stunden lang auf kein E-Mail-Postfach zugreifen kann.
Freedom hat gerade eine Liste herausgegeben mit den Apps und Seiten, die am häufigsten gesperrt werden von Menschen, die fokussiert arbeiten möchten.

Und zwar sind das die Seiten:

• Facebook
• Instagram
• YouTube
• CNN
• Twitter
• Buzzfeed
• Yahoo
• Reddit
• Tumblr
• Netflix

In der Liste sind ein paar amerikanische Einflüsse, hier ist wahrscheinlich CNN nicht das große Problem, sondern eher die Zeitung mit den großen Buchstaben. Da muss natürlich auch jeder für sich gucken, welche Apps und Homepages sind es, auf die ich dann immer wieder doch zugreife, obwohl ich doch eigentlich gerade konzentriert arbeiten möchte. Also Freedom ist der 3. Tipp, den ich dir gerne mitgeben möchte.

Forest

Und dann als letzte App, die ich absolut genial finde, das ist die App Forest, wie der Wald. Da kannst du wie bei einem Promodoro-Prinzip 25-Minuten-Einheiten starten. Du kannst die Zeit auch variieren, länger und kürzer und einstellen wie lange du dein Handy nicht nutzen möchtest. In dem Moment, wo du das startest, pflanzt du einen kleinen digitalen Baum. Der wächst dann, je länger du dein Handy nicht in die Hand nimmst. Wenn du dein Handy dann in die Hand nimmst während dieser voreingestellten Zeit, kommt eine kleine Warnung. Wenn du darauf nicht reagierst, stirbt der Baum.
Das Ganze, denkt man, ist sehr verspielt. Es wird dadurch so fies, dass man diese digitalen Bäume in echte umwandeln kann und die auf der Welt pflanzen lassen kann. Wenn ich mir dann vorstelle, nur weil ich jetzt an mein Handy gegangen bin, kann ich keinen Baum pflanzen, der Leuten eine Lebensgrundlage liefert, der uns allen bessere Luft ermöglichen würde, da kriege ich echt ein schlechtes Gewissen. Da packt mich die App an meinem ökologischen Gewissen. Das Schöne ist, die App Forest kann man nicht nur alleine nutzen, sondern auch im Team. Das heißt, du kannst einen Raum erstellen und sagen, okay, wir möchten jetzt eine Stunde lang nicht an unsere Handys gehen, zum Beispiel in einer Konferenz. Oder ich kann mir das auch abends in der Kneipe sehr lustig vorstellen. Sobald der erste nämlich dann doch an sein Handy geht, sterben alle Bäume aus der ganzen Gruppe. Das erzeugt einen enormen sozialen Druck ist gleichzeitig niedlich verspielt und ich finde es sehr hilfreich, um diesen Handy-Wahnsinn, den wir inzwischen so betreiben, Einhalt zu gebieten, sowohl in der Gruppe als auch ganz persönlich für mich.

Ich merke, wenn ich die App gestartet habe, habe ich am Anfang gedacht: Ach, so einen Quatsch brauchst du eigentlich nicht, aber du probierst das jetzt natürlich aus, weil du willst deinen Podcast-Hörern und Blog-Lesern neue Sachen liefern. Ist ja kein Problem für mich jetzt 25 Minuten nicht an mein Handy zu gehen. Ja, von wegen! Wie schnell habe ich gemerkt, ich würde das gerne nachgucken und das noch eben machen. Habe dann teilweise mich dabei erwischt, dass ich dann statt dem Handy einfach mein iPad genommen habe, um dieselben Dinge zu tun, weil das war gerade nicht gesperrt. Allein das ist schon spannend, um mal zu sehen, wie gehe ich denn selber mit diesen Medien um und wie oft nutze ich diese Medien? Wo wir gerade Mediennutzung sagen, dann lege ich noch einen drauf.

Moment

Es gibt eine App, die trackt die ganze Zeit, wie oft du dein Handy nutzt. Also wie oft nimmst du es am Tag und machst es an? Wie lange hast du es am Tag genutzt? Jede Stunde bekommst du dann eine kleine Warnung von Moment mit so einem Smiley davor, der am Anfang noch ganz freundlich guckt und dann immer böser wird von Stunde zu Stunde. Du kannst ein Tages-Maximum einstellen und dann würde immer, wenn du dein Handy danach noch in die Hand nimmst, ein Ton erklingen und dich so daran erinnern, nee, du legst dein Handy jetzt für heute mal weg.

Es ist schade, dass wir diese Apps brauchen. Trotzdem ist es in unserer Zeit inzwischen einfach so, dass wir uns da auch vor uns selbst und vor unserer Technik schützen müssen. Deswegen probiere diese Tools gerne mal aus, guck mal, welche für dich passen. Wie gesagt, ich liste sie in den Shownotes alle nochmal auf und verlinke sie, sodass du die dann auch sehr schnell finden kannst. Ich wünsche dir schöne 2 Wochen. Mach es gut. Bis demnächst. 

Ciao, ciao!