10 fabelhafte Arten, eine Aufgabenliste zu führen

Die Aufgabenliste ist die Methode mit der größten Auswirkung auf meine Zeit. Wie du sicher weißt, führe ich meine Aufgabenliste mit dem Todoist.

Durch meine Liste weiß ich jederzeit was gerade zu tun ist und vergesse nie etwas. Doch noch viel wichtiger: Ich weiß auch was gerade alles nicht zu tun ist! Meine Aufgabenliste hilft mir dabei den Überblick zu bewahren, was ich heute erledigen muss und was welche Priorität hat. Mit diesen beiden Orientierungspunkten kann ich mehr freie Zeit genießen und dennoch sehr gute Arbeit leisten.

Doch wie führt man eine richtig gute Aufgabenliste?

Ich möchte dir heute 10 fabelhafte Arten, eine Aufgabenliste zu führen vorstellen:

1. Führe neben deiner elektronischen Aufgabenliste auch eine tagesaktuelle auf Papier

Deine Aufgabenliste führst du am besten mit dem Todoist ( link http://christliches-zeitmanagement.com/todoist ). Mit diesem Programm für Computer und Handy kannst du alle deine Aufgaben festhalten, mit Datum versehen, dich erinnern lassen etc.

Dennoch kann eine zusätzliche Liste auf Papier sehr hilfreich sein. Und zwar dann, wenn es darum geht die Aufgaben des heutigen Tages zu priorisieren. Schreibe am Vorabend des Tages die drei wichtigsten Aufgaben auf einen Zettel (oder ein Whiteboard). Dann richte deine ganze Aufmerksamkeit nur auf diese drei ToDos. Alles andere darfst du erst anfassen, wenn die wichtigsten Aufgaben erledigt sind.

2. Starte deine Liste von vorn

Kennst du das?

Deine Liste scheint dir über den Kopf zu wachsen und du weißt nicht mehr womit du beginnen sollst, geschweige denn wie du jemals fertig werden sollst.

Dann ist ein guter Moment die ganze Liste einfach zu entsorgen. Lösche beziehungsweise vernichte alle unerledigten Aufgaben.

Jetzt gönnst du dir einen Tag ohne Aufgaben. Genieße das Gefühl der Freiheit.

Anschließend schreibst du die ersten 5 wichtigen Aufgaben auf, die dir einfallen. Die Liste baut sich dann nach und nach wieder neu auf.

Dieser Tipp ist sehr radikal, aber das Gefühl der Befreiung ist fantastisch.

3. Eine Aufgabenliste führen mit der 3 N Methode

Unterteile deine Aufgaben in 3 Kategorien:

Notwendig, Nützlich, Nice to have

Notwendige Aufgaben

haben die höchste Priorität und müssen am Ende des Tages in jedem Fall erledigt sein. Die Gefahr ist groß alle Aufgaben als Notwendig anzusehen. Vertrau mir: dem ist nicht so. Nimm dir für jeden Tag maximal drei notwendige Aufgaben vor.

Diese Aufgaben kannst du ganz einfach identifizieren. Es sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen.

Lege die notwendigen Aufgaben als eErstes am Morgen oder noch besser am Vorabend fest. Dann weißt du beim Bürostart direkt, was heute zu tun ist und kannst dich mit ganzer Energie darauf stürzen. Bevor du die notwendigen Aufgaben fertig hast, darfst du nichts anderes tun.

Nützliche Aufgaben

stehen auch im Zusammenhang mit deinen Zielen. Du sollst sie auch unbedingt umsetzen, aber nicht zwingend heute. Wenn die notwendigen Aufgaben erledigt sind und noch Zeit bleibt, wendest du dich den nützlichen Aufgaben zu.

Nützliche Aufgaben von heute können die notwendigen Aufgaben von morgen sein.

Nice to have

Also „Schön zu haben“-Aufgaben sind die mit der geringsten Priorität. Es wäre schön, wenn dafür Zeit bleibt. Aber es ist auch nicht schlimm sie wieder fallen zu lassen.

In Zeiten von großem Stress, kann es sehr guttun diese dritte Kategorie einfach ersatzlos zu streichen.

Wenn dir das zu weit geht, kannst du sie auch in ein Ideennotizbuch übertragen und in diesem 3-4 mal im Jahr nach umsetzbaren Ideen suchen. Diese wandern dann in deine Liste nützlich.

4. Sortiere deine Liste nach Energielevel

Kennst du so Tage, an den du einfach nicht richtig in Schwung kommst? Irgendwie bist du heute langsamer und die Arbeit fällt dir schwerere als sonst. Du denkst dir: Da kann ich es auch gleich sein lassen denn heute schaffe ich ja sowieso nichts mehr und du setzt dich zufrieden aufs Sofa …

HOCH MIT DIR!

Nur weil du nicht so viel Energie hast wie sonst, heißt das nicht, dass du gar nicht zu Stande bringen kannst. Wenn du deine Aufgaben immer nach der nötigen Energie, die du dafür brauchst, sortierst, hast du immer die gerade zu dir passenden Aufgaben vor Augen.

Ich greife auf meine „Niedrig-Energie-Liste“ gerne am Nachmittag zurück oder wenn der Abend vorher, so wie heute, etwas länger war. Nicht zwingend durch Arbeit 😉

5. Sortiere deine Liste nach benötigter Zeit

Ähnlich wie bei den Energie-Level-Listen kannst du deine Aufgaben nach der dafür geplanten Zeit sortieren.

Zum Beispiel eine 5 Minuten Liste mit Aufgaben, die du erledigen kannst, wenn du noch 5 Minuten hast, bis du los musst.

6. Sortiere deine Liste nach benötigten Materialien

Viele Aufgaben, die früher nur in einem Büro bearbeitet wurden, kannst du heute mit dem Handy erledigen. Meistens brauchst du dafür dann aber Internet.

Du kannst deine Aufgaben in Listen mit diesen Arbeitskontexten aufteilen. So habe ich beispielsweise eine Liste mit geplanten Telefonaten. Diese Liste kann ich problemlos beim Vormittagsspaziergang abtelefonieren. Dank Kopfhörer mit Mikrofon fällt mir dabei auch nicht der Arm ab.

Denkbar wäre auch eine Liste die du beim Bahnfahren, im Wartezimmer oder dort abarbeiten kannst, wo du weder Internet und Smartphone hast. Gott sei Dank gibt es diese Orte noch.

7. Warren Buffet Methode:

Warren Buffet ist Groß-Investor und Multi-Milliardär (etwa 60 Milliarden Dollar). Warren hat eine ganz spezielle Art eine aktuelle Aufgaben- und Prioritätenliste zu erstellen:

Schreibe 25 Dinge auf, die du in Zukunft machen möchtest, wähle davon die fünf wichtigsten aus.

Schreibe die 5 auf einen neuen Zettel und dann gilt deine ganze Konzentration der Erledigung dieser 5 Dinge.

Die übrigen 20 schreibe auch auf ein neues Blatt und meide sie wie der Teufel das Weihwasser. Zu viele Aufgaben verhindern, dass fokussierte arbeiten an den wichtigsten Zielen.

8. Nimm dir täglich 9 verscheiden große Brocken vor

Nimm dir für jeden Tag nur 9 Aufgaben vor (keinesfalls mehr).

Plane dazu 1 großen und wichtigen Brocken ein, 3 mittelgroße Aufgaben und 5 Kleinigkeiten.

Wenn du dir mehrere große Brocken am Tag vornimmst, wirst du auf Dauer frustriert, weil du deine Aufgabenliste nie erledigt bekommen wirst.

9. Nimm bewusst Aufgaben von der Liste herunter

Ich habe für meine Aufgabenliste ein Maximum festgelegt. Bei mir sind das 75 Aufgaben. Allerdings verteilen sich diese Aufgaben auf ein Jahr und beinhalten so Dinge wie „Verbandskaste Auto wechseln“.

Sobald ich an diese Grenze stoße, lösche ich radikal Aufgaben weg.

Auch bei jeder Wochenplanung schaue ich mir die anstehenden Aufgaben an und überlege, ob eine Erledigung wirklich sinnvoll und notwendig ist.

10. Formuliere Aufgaben, mit denen du dich belohnst

Eine Aufgabenliste ist immer mit Arbeit verbunden. Und damit ist die Liste negativ besetzt. Verknüpfe daher die Erfüllung von großen Aufgaben mit Belohnungen.

Zum Beispiel: „Alle Aufgaben heute erledigt? – Geh einen leckeren Kaffee trinken“

Setze dir auch angenehme Aufgaben auf die Liste.

Wenn auf deiner Liste steht „Iss ein Stück Schokolade“, hast du schnell etwas von deiner Liste abgearbeitet. So seltsam es klingt, das motiviert für die nächsten anstehenden Aufgaben. Außerdem macht Schokolade glücklich!

11. Getting Things Done

Wer kennt das nicht - Tagtäglich kommen neue Aufgaben zu unserem ohnehin schon umfangreichen Workload hinzu und wir fragen uns: Wie soll ich das nur schaffen?

Wer an diesem Punkt steht und sich von seiner langen To-Do Liste überfordert fühlt, für den lohnt es sich definitiv einen Blick auf die Getting Things Done Methode zu werfen.

Hier noch einmal die 10 fabelhafte Arten, eine Aufgabenliste zu führen zusammengefasst:

1. Führe neben deiner elektronischen Aufgabenliste auch eine auf Papier.
2. Starte deine Liste von vorn.
3. Eine Aufgabenliste führen mit der 3 N Methode.
4. Sortiere deine Liste nach Energielevel.
5. Sortiere deine Liste nach benötigter Zeit.
6. Sortiere deine Liste nach benötigten Materialien.
7. Warren Buffet Methode.
8. Nimm dir täglich 9 verscheiden große Brocken vor.
9. Nimm bewusst Aufgaben von der Liste herunter.
10. Formuliere Aufgaben, mit denen du dich belohnst.

Kennst du weitere Arten einer Aufgabenliste? Dann ergänze bitte unten in den Kommentaren.