1 Minuten To-do-Liste

Wenn man sagt, ich mache Zeitmanagement, dann denken die meisten direkt an To-Do-Listen. Das finde ich ziemlich gut, denn ich glaube, To-do-Listen sind die Basis für ein gutes Zeitmanagement.

Du musst, wenn du organisiert sein möchtest, zunächst einmal alles aufschreiben. Das hat zu tun mit dem sogenannten Zeigarnik-Effekt. Den hat ein Herr Zeigarnik entwickelt. Er hat Kellner beobachtet und festgestellt, dass die sich sehr gut merken können, welches Getränk sie an welchen Tisch bringen müssen. Aber nur bis zu dem Moment, wo sie es abgestellt haben. In dem Moment, wo die Aufgabe erledigt ist, wissen sie nicht mehr, was sie wohin gebracht haben.

Daraus hat der Herr Zeigarnik (ich glaube er war wohl ein Psychologe) abgeleitet: der Mensch kann sich sehr gut Dinge merken, die nicht erledigt sind. Jetzt sagst du, ist ja super, Benjamin, dann muss ich es gar nicht aufschreiben.

Falsch!

Gerade deswegen musst du es aufschreiben. Denn alles, was nicht erledigt ist, bleibt in deinem Kopf. Das heißt aber auch, es blockiert Ressourcen in deinem Kopf, es blockiert deine Aufmerksamkeit für das, was du eigentlich gerade tust. Du kennst das sicher, dass du immer bei der Arbeit denkst, oh Gott, das muss ich auch noch tun und da muss ich gleich dran denken und das soll ich heute Nachmittag und habe ich daran eigentlich gedacht und vielleicht sogar nachts hochschreckst und dich fragst, habe ich an alles gedacht, an das ich denken musste?

Der Kopf ist sehr gut dafür Ideen zu haben, aber sehr schlecht, um sich Ideen und auch Aufgaben zu merken. Das ist wie bei einer Festplatte. Diese unerledigten Dinge blockieren einfach Arbeitsspeicher.

Das Tolle ist, sobald du etwas aufschreibt in ein zuverlässiges System, also ein System, auf das du dich verlassen kannst, weil es für dich funktioniert, hat das denselben Effekt, als wäre die Aufgabe erledigt. Sie ist dadurch natürlich noch nicht erledigt, aber dein Kopf ist so frei, als wäre sie erledigt.

Das Problem ist aber, unsere Aufgabenlisten werden immer länger und länger und länger und jeden Tag brauchst du mehr Zeit, um dir zu überlegen, was du davon jetzt bitte tun musst. Du verlierst irgendwann den Überblick und dann verlässt du dich nicht mehr auf dein System und sagst dir, ach komm, ich merk mir einfach noch zusätzlich zu meiner Liste die wichtigsten Dinge und schon bist du wieder blockiert. Wir brauchen ein System, um mit unseren Aufgabenlisten zu arbeiten, was schnell ist, was zuverlässig ist und was so einfach ist, dass wir Spaß daran haben.

Ich glaube, ich habe eine Möglichkeit für solch ein System entdeckt und möchte es dir gerne in kurzer Version hier vorstellen.

 1-Minuten-To-Do-Liste

Michael Linenberger hat sich das ganze Ding ausgedacht. Da kann man das auch nochmal ganz ausführlich nachlesen. Michael Linenberger hat sich gesagt, es gibt einen Zeitraum von gut 7, vielleicht 10 Tagen, ich würde dir vorschlagen nimm die 7, ist eine ganz klare Woche, die man absehen kann. Alles, was dahinter liegt, hat man noch nicht so richtig im Blick. Folgendermaßen funktioniert die 1-Minuten-To-Do-Liste.

Alle neuen Aufgaben, die dir einfallen oder die an dich herangetragen werden per Mail, Telefon, WhatsApp und so weiter und so fort, kommen auf eine von 3 Listen.

Einmal die Woche werden die Aufgaben auf der einen Liste auf eine andere verschoben. Das klingt jetzt noch sehr theoretisch. Wir machen das mal konkret. Bisher habe ich immer gesagt, ich finde es gut, wenn man hinter jeder Aufgabe ein konkretes Datum schreibt, weil man die erledigen muss. Das Problem dabei ist, dass ich das noch gar nicht so genau weiß.

Ich weiß zum Beispiel, im Dezember muss ich mich um Geschenke kümmern, um mal ein ganz banales Beispiel zu nehmen. Aber an welchem Tag im Dezember ich welches Geschenk kaufe, verpacke und so weiter, kann ich jetzt noch gar nicht sagen. Deswegen machen wir folgendes. Die 3 Listen.

Hinter dem Horizont

Die 1. Liste heißt „Hinter dem Horizont“. Das ist eine Liste mit Dingen, die du frühestens nach Ablauf der nächsten Woche machen musst. Diese Liste darf unendlich lang sein. Alle Aufgaben kommen da einfach erst mal drauf. Keine Ideen. Für Ideen würde ich tatsächlich eine zusätzliche Liste anlegen und die auch regelmäßig durchgucken, welche Ideen du gerade umsetzen kannst oder willst.

Wir nehmen die Liste „Hinter dem Horizont“ und auf diese Liste kommen alle Aufgaben, die du irgendwann mal erledigen musst.

Bald

Dann gibt es die Liste, die heißt „Bald“. Da kommen alle zeitnahen Dinge drauf, die innerhalb der nächsten 7 Tage erledigt werden müssen. Nicht exakt innerhalb der nächsten Woche Montag bis Sonntag, sondern innerhalb der nächsten 7 Tage ab jetzt. Auf dieser Liste dürfen maximal 20 Aufgaben stehen. Erst, wenn Aufgaben davon erledigt sind, dürfen andere von der „Hinter dem Horizont“ Liste aufrücken. Das verhindert schon mal Stress, weil du weißt, ich habe nicht all diese Aufgaben gerade zu tun, diese unendlich lange Liste, sondern mein Fokus gilt diesen 20 Aufgaben.

Jetzt

Dann gibt es noch eine Liste mit ganz hoher Priorität. Diese Liste heißt „Jetzt“. Auf dieser Liste dürfen maximal 5 Aufgaben stehen. Welche das sind? Das ist relativ einfach rauszufinden. Du guckst dir deine „Bald“ Liste an und fragst dich, welche dieser Aufgaben müssen heute fertig werden? Woran du erkennst, ob es heute fertig werden muss, ist auch relativ einfach. Stell dir bei der Aufgabe vor, du würdest Feierabend machen bevor die Aufgabe erledigt ist. Geht das? Wenn ja, kein Problem, bleibt es auf der „Bald“ Liste. Wenn nein, also wenn du es auf jeden Fall vorm Feierabend erledigen musst, kommt es auf die „Jetzt“ Liste. Diese 5 Dinge auf der „Jetzt“ Liste haben deine absolute Priorität. Bevor die erledigt sind, darfst du nichts von der „Bald“ Liste tun.

Starte also jeden Tag mit der wichtigsten Aufgabe von diesen Fünfen, dann mit der zweitwichtigsten, dann mit der drittwichtigsten. Das hat den Vorteil, dass du gar nicht in Versuchung kommst zu sagen, ach, ich setz mich erst mal hin und plane jetzt mal 20 Minuten, welche von den 5 Aufgaben ich wann am besten heute mache. Nein. Nutze deine maximale Energie, die du am Start deiner Arbeit, deines Arbeitstages hast und erledige die jetzt fällige Aufgabe mit der höchsten Wichtigkeit.

Mit diesen 3 Listen ist es dann, wenn du die einmal erstellt hast, ganz einfach jeden Tag innerhalb von 1 Minute, daher der Name 1-Minuten-To-Do-Liste, festzulegen, was genau grad zu tun ist. Das heißt, du guckst dir, mein Tipp wäre, immer am Vorabend, also kurz bevor du in den Feierabend gehst, für den nächsten Tag deine Listen an und überlegst, was muss ich aus der „Hinter dem Horizont“ Liste auf die „Bald“ Liste schieben?

Natürlich berücksichtigst du dabei, dass dort maximal 20 Aufgaben draufstehen dürfen. Und du überlegst, welche von der „Bald“ Liste muss ich auf jeden Fall morgen erledigen? Auf dieser Liste dürfen dann maximal 5 Aufgaben stehen. Du hast heute alle erledigt, also 5 von der „Bald“ Liste auf die „Jetzt“ Liste. So kannst du dir sehr schnell einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben jetzt gerade dran sind. Ich bin auch gespannt von deinen Erfahrungen mal zu hören.

Ein kleiner Tipp noch zum Abschluss. Man kann das Ganze natürlich einfach auf Papier machen. Du weißt, ich persönlich bin ein Freund des digitalen und würde von daher dazu raten das auch mit deinen klassischen Tools zu machen. Zum einen kannst du das mit den To-do's relativ gut umsetzen und um eine Übersicht zu kriegen, also die 3 Listen „Jetzt“, „Bald“ und „Hinter dem Horizont“ direkt nebeneinander sehen zu können, kann man das mit einem System machen, mit Personal Kanban.

Das kannst du zum Beispiel mit Meistertask wunderbar umsetzen. Du hast gerade schon in der Werbeeinblendung gehört, dass du da 30 Prozent Rabatt bekommen kannst mit dem Code Benjamin Floer. Ich finde es ziemlich genial umgesetzt.

Ich habe das mal vorbereitet für dich als Screenshot. Findest du in meinem Blog, in dem Artikel hier passend zu der Folge. Da siehst du wie ich das aufgebaut habe, wie schön optisch das auch mit Meistertask geht. So als kleine Gedankenstütze habe ich da auch nochmal die Karten angelegt und benannt, wo dann draufsteht, wie viele Aufgaben pro Liste sein dürfen und welche da genau reinkommen.

Wenn du eine gute Zusammenfassung ganz kompakt von dieser Podcast-Folge haben möchtest, gehst du jetzt auf benjaminfloer.com, guckst dir die Folge zur 1-Minuten-To-Do-Liste an. Wenn du das deutlich später hörst, musst du die Suche im Blog nutzen, um das zu finden und kannst dir da diesen Screenshot von meinem iPad einfach herunterladen, abspeichern, ausdrucken, was auch immer du damit machen möchtest und kannst dir dann diese Zusammenfassung nochmal super angucken.

Mein Tipp wäre: 1-Minuten-To-Do-Liste mit Meistertask umsetzen.

Ich wünsche dir wunderschöne 2 Wochen und wir hören uns beim nächsten Mal wieder. Mach’s gut. Ciao, ciao.