Zeitmanagement Selbstständige: 7 Antriebe für deine Produktivität

Du liest einen Artikel über Zeitmanagement Selbstständige?

Fühlst du dich nicht produktiv genug?

„Produktivität ist eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl. Sie bezeichnet das Verhältnis zwischen produzierten Gütern und den dafür benötigten Produktionsfaktoren.“ heißt es bei Wikipedia.

Auf dich als einzelnen und deine Arbeit runter gebrochen bedeutet das: Möglichst viele und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erreichen mit einem möglichst geringen Zeitaufwand.

Besonders wichtig ist es mir nochmals die hohe Qualität zu betonen, denn das Ziel von produktivem Arbeiten darf es nicht sein möglichst wenig zu arbeiten unabhängig vom Ergebnis.

Dieser Artikel ist Teil der Blogparade “Dein Weg in ein erfülltes Leben” von Ulrike. Ich zeige dir, wie du 7 Produktivitätsbremsen löst und so produktiver und zugleich entspannter Leben kannst.

Viele Menschen denken, wenn sie länger an etwas arbeiten steigt dadurch auch die Qualität des Ergebnisses. Das ist schlicht Blödsinn! Denn oft sind diese Menschen zwar beschäftigt arbeiten aber nicht wirklich.

Das Ziel „qualitative Ergebnisse mit geringerem Zeiteinsatz“ scheint zunächst widersprüchlich oder zumindest schwer erreichbar. Aber es ist gar nicht so schwer.

Ich zeige dir jetzt 7 Triebwerke die deine Produktivität sofort steigern. Dazu schildere ich immer kurz typische Produktivitätsbremsen und dann das passende Triebwerk.

Zeitmanagement Selbstständige: 7 Bremsen lösen

1. Produktivitätsbremse: Du hast so viel anderes zu tun

Ich erinnere mich noch sehr gut an die Zeit vor meinen Uni-Prüfungen. Ich stand morgens hochmotiviert auf (wann der Morgen anfängt, habe ich damals ganz anders definiert als heute 😉 )

Und wusste „heute werde ich lernen“. Auf den zwei Metern Weg zu meinem Plastikbad des Studentenwohnheims fiel mein Blick in die „Küche“. Und schon überschlugen sich die Gedanken:

• da muss ich gleich erstmal putzen
• wenn ich schon dabei bin, sollte ich auch saugen
•  im Kühlschrank ist nicht mehr viel. Am besten gehe ich kurz einkaufen  …

Kurz: Meine Wohnung war nie so ordentlich wie in Prüfungszeiten.

Kennst du das auch?

Dieses Phänomen des Aufschieben und Ablenken mit anderen Tätigkeiten gibt es aber nicht nur im Studium. Die meisten Menschen ziehen scheinbar wichtigere und meist leichter zu bewältigende Aufgaben vor. So geraten die Aufgaben die dich wirklich weiterbringen schnell in der Prioritätenliste nach unten. Und das schlechte Gewissen wächst.

Triebwerk für deine Produktivität:

Starte stattdessen mit den großen und wichtigen Aufgaben. Auch dann, wenn das andere viel dringender scheint.

Zu banal? OK, ich habe noch zwei konkrete Tipps für das Zeitmanagement Selbstständige:

1. Lege am Vorabend fest, was morgen die wichtigste Aufgabe ist und starte damit in deinen Arbeitstag. Ohne Ausnahme! Bevor du deine wichtigste Aufgabe des Tages nicht fertig hast oder mindestens zwei Stunden damit verbracht hast, darfst du nichts anderes erledigen (nein auch nichts privates). Mehr zu dieser sogenannten „Eat the Frog first“ Technik erfährst du auch in meinem Buch „Morgenroutinen und Abendrituale für erfolgreiche Erwachsene“.
2. Wenn du keine Lust und Motivation für die Aufgabe verspürst, gib dir selbst ein Versprechen. Du stellst einen Wecker auf 15 Minuten und arbeitest, bis er klingelt ohne Ablenkungen und konzentriert an der Aufgabe. Das Tolle: Wenn du nach dem Klingeln immer noch nicht motiviert bist, dann darfst du für heute aufhören. Das klingt sehr gemütlich, oder? Der Witz ist, du wirst nicht aufhören. Und dieser Trick funktioniert sogar dann, wenn man weiß wie er funktioniert. Unser Gehirn ist manchmal verrückt.

2. Produktivitätsbremse: Du bist zu müde

Ich liebe Kaffee über alles (naja fast über alles!). Im Laufe des Tages trinke ich mindestens 5, manchmal sind es auch 8.

Ich mag den Geschmack und meine, dass er mir bei der Arbeit hilft.

Doch wenn ich einmal richtig müde bin, dann hilft auch kein Kaffee mehr. Dann bin ich unfokussiert und noch schlimmer unmotiviert.

Dann hilft mir ein schönes Nickerchen.

Das Problem ist, dass viele Menschen zu wenig schlafen, entweder weil sie vermeintlich meinen nicht mehr Schlaf zu brauchen oder weil sie meinen keine Zeit zum Schlafen zu haben.

Triebwerk für deine Produktivität:

Schlaf mehr!

OK, dass ausgerechnet ich das sage ist seltsam. Immerhin postuliere ich ja immer, dass mein Tag bereits um 4.45 Uhr startet. Aufgrund meines Berufs gehe ich dennoch selten vor 23 Uhr ins Bett.

Und gerade Selbstständige wissen oft nicht, woher sie die Zeit zum Schlafen nehmen sollen. Schließlich gibt es immer was zu tun.

Es gibt keine feste Regel wie viel Schlaf man braucht. Wichtig ist auszuprobieren, welcher Schlafrhythmus dir selber gut tut.

Ich glaube auch, dass es nicht nur die Schlaflänge ist, sondern auch die Zeit zu der man schläft.

Teste dich an deinen perfekten Schlafrhythmus heran. Ich bin zum Beispiel viel Leistungsfähiger mit einem etwa viertel stündigen Mittagsschlaf.

Die optimale Schlafdauer:

Den meisten Erwachsenen genügen sieben bis neun Stunden Schlaf. Alles zwischen 6 und 10 Stunden ist aber normal.

Bedenke, dass du die längere Schlafenszeit durch deine dadurch gesteigerte Produktivität wieder einholst.

3. Produktivitätsbremse: Es ist zu unruhig um dich herum

Ich erledige die meisten meiner Büroarbeiten morgens von 5.15 bis 7.30 Uhr. Da ist es noch ruhig in der Wohnung, im Kindergarten nebenan und auch das Telefon schweigt.

Über Tag sind überall Stimmen, Benachrichtigungstöne, Martinshörner (ist das der plural?) …

Da fällt die Produktivitätskurve oft rapide ab.

Oder umgekehrt: Kannst du dich gar nicht konzentrieren, wenn es zu leise ist?

Triebwerk für deine Produktivität:

Die Lösung ist ein guter Kopfhörer. Ich empfehle einen mit sogenannten „Noise Cancelling“ also mit aktiver Geräuschunterdrückung.

(Bose Quiet Noise – kabellos)

(Teufel mute – deutlich günstiger)

Dazu empfehle ich die richtige Geräuschkulisse oder Musik. Mehr dazu erfährst du in meinem Artikel „Endlich in Ruhe arbeiten, mit der richtigen Konzentrationsmusik“.

4. Produktivitätsbremse Du musst andauernd suchen

In meinem Büro liegt nicht ein einziges Blatt herum.

Und das liegt nicht nur an meinem papierarmen Büro.

Unordnung ist eine der meist verbreiteten Produktivitätsbremsen.

Menschen die im Chaos versinken rechtfertigen das gerne noch mit lustigen Postkarten wie „Wer aufräumt, ist nur zu faul zum Suchen.“ oder „Nur das Genie beherrscht das Chaos.“

Mich erinnert ein chaotisches Büro immer an die Geschichte von dem Wanderer:

Ein Mann müht sich beim Fällen eines Baumes schon seit Stunden ab. Er ist völlig erschöpft, k.o. und reagiert genervt, als ein Wanderer vorbeikommt und ihn fragt, was er da mache.

„Ich säge. Das ist harte Arbeit.“, antwortet der Waldarbeiter. Warum er denn nicht mal Pause mache und die Säge schärfen würde, dann ginge es sicher viel schneller, schlägt der Wanderer vor. „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen“, sagt der Arbeiter energisch. „Ich bin zu sehr mit Sägen beschäftigt.“

Triebwerk für deine Produktivität:

Viele Menschen argumentieren: sie seinen so beschäftigt, dass sie keine Zeit zum Aufräumen hätten.

Sie haben keine Zeit zum Ordnung halten, aber genug Zeit um alles immer zu suchen, wenn sie es brauchen.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist das A und O (auf diesem Blog vielleicht besser „Das Alpha und das Omega“) für ein produktives Arbeiten.

Die äußerliche Unordnung spiegelt außerdem oft das innere Chaos.

Wenn es dir zu chaotisch wird oder du nichts mehr findest, nimm dir 15 Minuten Zeit (nicht mehr!) um Ordnung zu schaffen. Schmeiße in dieser Zeit alles weg oder bring es an Ort und Stelle was deinen Weg kreuzt.

Mehr zum Thema Ordnung bei der Arbeit erfährst du in einem Gastartikel auf meiner Seite.

Übrigens: Ich bin ein großer Fan des Minimalismus. Mein Weg dahin hat mit einem ganz einfachen und kleinen Trick angefangen: Werfe täglich einen Gegenstand weg!

5. Produktivitätsbremse Du willst zu viel auf einmal

Du hast den ganzen Tag gearbeitet und trotzdem weißt du nicht, was du genau erreicht hast?

Stell dir einen Messerwerfer im Zirkuszelt vor. Er wirft mit seinen scharfen Waffen auf eine junge lächelnde Frau (genau genommen wirft er natürlich an ihr vorbei).

Dann spielt der Zirkustrommler einen aufregenden Trommelwirbel und der Messerwerfer beginnt mit drei Messern zu jonglieren. Das Publikum klatscht freundlich. Der Artist nickt seiner Assistentin zu und lässt sich zwei weitere Messer reichen. Er jongliert jetzt mit fünf gefährlichen Messern. Das Publikum klatsch begeistert. Er nimmt zwei weitere Messer dazu und jongliert jetzt mit sieben Messern. Das Publikum tobt. Dadurch motiviert startet der Mann mit 10 Messern zu jonglieren.

Plötzlich lässt er ein Messer fallen und eines der Messer steckt in seinem Bauch. Die Frau lächelt jetzt nicht mehr …

Entschuldige, wenn ich dich mit dieser kleinen Geschichte erschrocken habe. Ich wollte es dir so deutlich machen, wie nur irgendwie möglich ist und dafür sorgen, dass du es nie mehr vergisst: Multitasking ist Schwachsinn und gefährlich!

Nein, auch bei dir klappt das nicht.

Nein, auch nicht, wenn du eine Frau bist!

Triebwerk für deine Produktivität:

Wenn du zu viel gleichzeitig in der Luft hast, funktioniert Jonglieren nicht mehr. Leg die Bälle dann zurück in den Eimer und nimm dir einen nach dem anderen vor.

Es gibt ein Hilfsmittel, dass dir dabei hilft nichts zu vergessen und dich ganz einfach auf eine wichtige Sache nach der anderen zu konzentrieren: die To-Do Liste.

6. Produktivitätsbremse Du bist zu gut erreichbar

Ping. Und schon wieder eine wichtige Nachricht.

Überall um uns rum klingelt, vibriert und tippt es.

Die ständige Erreichbarkeit ist ein Segen und ein Fluch zugleich.

Wir können immer und überall reagieren und antworten, das ist eine wahnsinnige Erleichterung.

Wir haben aber das Gefühl immer reagieren und arbeiten zu müssen, das ist erdrückend.

Triebwerk für deine Produktivität:

„Sei nicht immer erreichbar.“ Diese simple Aufforderung widerspricht dem Selbstbild von vielen von uns.

Richtig ist, eine Erreichbarkeit für Menschen in Not, ist für kirchliche Mitarbeiter eine hohe Pflicht. Falsch ist, dass das jeder einzelne jederzeit leisten muss. Es braucht eine Lösung im System: zum Beispiel eine weitergeleitete Nummer für ein Seelsorgetelefon.

Wichtig für deine Produktivität sind regelmäßige Auszeiten von der Erreichbarkeit. So kannst du fokussiert an einer Aufgabe arbeiten.

Mehr zum gesunden Umgang mit Erreichbarkeit erfährst du im Artikel „Warum ich mein Smartphone wegwerfe“.

7. Produktivitätsbremse Du bist planlos unterwegs

„Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden“

(Christian Morgenstern)

Weißt du, auf welches Jahresziel du gerade hinarbeitest?

Kannst du mir sagen, wie weit du auf dem Weg gerade bist?

Wenn du beide Fragen mit Ja beantworten kannst, gehörst du zu einer produktiven Minderheit.

Wenn du es nicht kannst, woran arbeitest du dann gerade und vor allem warum machst du das?

Ohne Ziele fehlt der Sinn unserer Bemühungen.

Triebwerk für deine Produktivität:

Regelmäßige Planung und Reflexion sind möglicherweise das Triebwerk für deine Produktivität mit dem größten Nutzen.

Setze dir Jahresziele, Quartalsziele, Wochenziele und Tagesziele. Leite die Ziele immer aus den Zielen der größeren Zeiteinheit ab. Was kannst du heute tun, um deine Jahresziele zu erreichen?

Und ganz wichtig: Werte deine Ziele regelmäßig aus. Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel:

Was hast du heute geschafft?

Was hat dabei geholfen dein Ziel zu erreichen?

Warum hat es nicht geklappt?

Durch Planung und Reflexion wirst du jeden Tag produktiver und erreichst deine Ziele um ein vielfaches schneller.

Und jetzt?

Fang an! Starte direkt damit diese 7 Triebwerke für deine Produktivität zu nutzen und integriere sie in dein Leben.

Und eins noch: Gönne dir regelmäßig etwas. Bei einer Raubtiershow bekommen die Tiere immer kleine Leckerlies als Ansporn. Integriere solche „Leckereien“ in deine Produktivitätsroutinen und gönne dir regelmäßig kleine Belohnungen.

Viele Grüße